Материал: Сущность и основные типы контроля в менеджменте

Сущность и основные типы контроля в менеджменте

Содержание

Введение

Глава 1. Контроль в менеджменте

.1 Виды контроля, его методы и принципы

.2 Сущность и функции контроля в менеджменте

Глава 2. Три основных вида контроля

2.1 Основные виды контроля

.2 Этапы процесса контроля и система контроля

Заключение

Библиографический список

Введение

Какой бы ни была организация, какая бы организационная культура в ней не присутствовала, какого бы уровня развития коллектив не был, важно знать, что "без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможным".

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль дает возможность субъекту управления регулярно получать информацию о состоянии дел в управляемой системе, на основе чего он принимает управленческие решение, направленные либо на закрепление достигнутого успеха, либо на устранение причин, что препятствуют его достижению.

Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных). Поэтому в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, позволяет поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении.

Актуальность выбранной темы, обусловлена тем, что контроль является одной из общих функций менеджмента, т.е. специализированным видом управленческой деятельности. Наряду с планированием и организацией функция контроля выступает в качестве основной задачи руководства организации и дает возможность устанавливать отклонения результатов текущей деятельности от запланированных, анализировать причины этих отклонений и вырабатывать соответствующие корректирующие меры для их устранения. Место контроля в системе менеджмента определяется исходя из его роли в осуществлении процесса достижения целей функционирования организации. Будучи заключительным этапом этого процесса, контроль обеспечивает возможность слежения за характером изменений объекта управления в сравнении с его желаемым состоянием.

Объектом исследования является менеджмент в организации.

Предметом исследования является теоретический анализ трёх основных видов контроля в менеджменте.

Цель работы и основные задачи исследования - выявить основные преимущества и недостатки каждого из трех видов контроля в менеджменте.

Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:

·        исследовать виды контроля;

·        проанализировать методы и принципы контроля;

·        изучить сущность и функции;

·        проанализировать три основных вида контроля;

·        выявить актуальные вопросы, связанные с этапами проведения контроля.

Методы исследования. При решении поставленных задач использованы методы теории менеджмента и теории финансового анализа.

Глава 1. Контроль в менеджменте

.1 Виды контроля, его методы и принципы

Контроль представляет собой процесс оценки и измерения фактического развития организации и его сопоставления с планами. Именно контроль позволяет достичь конкретных целей.

Понятие "контроль" в качестве вида административной деятельности подразумевает не только проверку, но и управление. Управленческий контроль это непрерывный процесс, который включает в себя регулирование и наблюдение различных видов деятельности с целью эффективного выполнения конкретных задач.

Эффективный контроль возможен только при его соединении со стратегическим планированием. Благодаря ему обеспечивается наблюдение за воплощением в жизнь стратегических планов. Контроль позволяет определить, насколько хорошо выполняются конкретные операции и где необходимо внести изменения для достижения наилучших результатов.

Таким образом, контроль - это процесс соизмерения фактических результатов с запланированными.

Контроль является функцией обратной связи в процессе управления.

Контроль - это наблюдение и регулирование процессов и деятельности людей в организации для достижения запланированных целей. Это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Цель контроля - обеспечить менеджеров информацией для оценки выполнения запланированных показателей деятельности организации и соответствия разработанным планам в определенный период времени.

Контроль помогает организации приспособиться к меняющимся условиям, сокращает накапливающиеся ошибки.

Контроль в организации может быть сфокусирован на нескольких областях ее функционирования.

Существуют два критерия определения этих областей: ресурс и уровень.

Управление, а значит, и контроль включают в себя распределение и комбинирование следующих основных ресурсов организации: материальных, человеческих, финансовых и информационных.

Контроль материальных ресурсов включает контроль запасов сырья, материалов, незавершенного производства и готовой продукции на складе организации и в торговле. Эти запасы не должны быть чрезмерными, чтобы минимизировать потери от роста издержек на хранение, страхование, порчи и воровства, а также от омертвления части капитала фирмы, которая могла быть помещена в прибыльные ценные бумаги.

Однако запасы должны быть достаточными, чтобы обеспечить непрерывность производства и реализации продукции.

Кроме того, контроль материальных ресурсов включает контроль качества продукции и технических характеристик оборудования.

Контроль человеческих ресурсов включает оценку и контроль качества отбора, распределения работников в организации, их подготовку и развитие, оценку деятельности и ее результатов, уровни вознаграждения персонала и его справедливость.

Контроль информационных ресурсов включает маркетинговые прогнозы и прогнозы продаж, производственные планы, анализ внешней среды, экономические прогнозы и паблик рилейшнз.

Финансовые ресурсы находятся в центре рисунка, так как все перечисленные ресурсы имеют стоимостную оценку, в связи с чем финансовые ресурсы взаимосвязаны с контролем за ними. Финансовые ресурсы - это денежные средства организации, которые формируются при ее образовании и пополняются в результате производственно-хозяйственной деятельности за счет реализации товаров и услуг, выбывшего имущества, а также путем привлечения внешних источников финансирования. Они обеспечивают движение и использование всех других ресурсов в организации.

Финансовых ресурсов должно быть достаточно, чтобы обеспечить текущее функционирование и устойчивое развитие организации в долгосрочной перспективе.

Перечислим виды контроля в менеджменте. К ним относят заключительный, текущий и предварительный контроль. Стоит отметить, что все основные виды контроля в менеджменте тесно взаимосвязаны друг с другом и находятся во взаимозависимости.

Предварительный контроль выполняет на этапе планирования и формирования о структуры организации. Благодаря ему производится контроль точности выполнения конкретных правил, инструкций и процедур, направленных на разработку планов и формирование организационной структуры.

Основные виды контроля в менеджменте, в том числе и предварительный контроль, имеет свои объекты: человеческие, материальные, финансовые ресурсы и фактор времени.

Текущий контроль - проверка фактических результатов работы. Основная его задача - своевременно выявить отклонения фактического состояния от планового, а также обеспечить обратную связь.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения определенных работ. Информация, полученная в результате такого контроля, применяется в будущих периодах в качестве накопленного опыта и учитывается при организации мотиваций.

Все основные виды контроля в менеджменте включает в себя 3 стадии:

·        установление стандартов;

·        сопоставление стандартов;

·        действия в зависимости от результатов сопоставления.

Методы контроля в менеджменте напрямую зависят от характера учетных и аналитических операций, характеризуясь при этом большим разнообразием, поскольку охватывают практически все процедуры и операции, которые выполняются для достижения конкретных целей.

Другими словами, методы контроля в менеджменте - это способы проведения контроля в организации. Перечислим основные методы контроля, которые используются в организациях - метод сопоставления, сравнения факторов, метод обследования процессов, наблюдения, опросы, и т.д. контроль менеджмент управленческий стратегия

Перечислим основные принципы контроля в менеджменте:

.        Соответствие контроля стратегии организации. Контроль должен

быть направлен на стратегические приоритеты компании и ее основные области функционирования. Все это должно быть отражено в стандартах контроля.

.        Результативность контроля достигается благодаря правильному

подбору стандартов контроля, которые адекватно отражают контролируемый предмет. Если это требование не соблюдено, то происходит непроизводительное расходование средств на осуществление контроля. Неверно подобранные стандарты контроля не обеспечивают решение ряда задач контроля. Контроль превращается в самоцель.

.        Системность контроля. Контрольные функции должны быть

интегрированы во все функции организации и находиться во взаимосвязи. При изменении одних элементов необходимы соответствующие корректировки других.

.        Адаптивность контроля. Его способность в режиме реального

времени перестраиваться под изменения, происходящие на предприятии с учетом изменившихся требований к параметрам подконтрольного объекта. Изменения могут касаться объектов, стандартов контроля, сроков реализации и частоты проведения контроля, выбор методов и средств осуществления контроля.

.        Оптимальность контроля. Его объем должен быть полным для

решения конкретных задач. Излишний контроль влечет за собой неэффективное расходование средств, затрачиваемое на сбор и обработку ненужной информации, оплату труда контролирующего персонала. Чрезмерный контроль вызывает недоверие и раздражает работников. Недостаточный контроль, в свою очередь, ведет к упущенным выгодам, неиспользованным резервам и неэффективному расходованию ресурсов.

.        Экономичность контроля, поскольку задача, стоящая перед ним,

Перечисленные принципы контроля в менеджменте применяются при принятии решения относительно целесообразности использования той или иной контролирующей системы.

.2 Сущность и функции контроля в менеджменте

Контроль является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности.

Конечным результатом, целью контроля является выработка и осуществление эффективного управляющего воздействия, которое должно свести к нулю, исключить отклонение от плана.

Общее содержание (задачи) контроля:

·        проверка значений контролируемых параметров в определенных точках контроля;

·        выработка управляющего воздействия в случае несоответствия параметров запланированным значениям;

·        утверждение выработанного управляющего воздействия;

·        осуществление управляющего воздействия.

Задачи контроля в организации:

·        изучает положение дел в организации;

·        отслеживает тенденции ее развития;

·        выявляет нарушения и ошибки;

·        является основой вознаграждения;

·        ориентирует, на что нужно обращать внимание.

Требования к организации контроля:

·        привлечение компетентных лиц;

·        направленность на предотвращение ошибок;

·        гибкость;

·        своевременность;

·        экономичность;

·        индивидуализированность;

·        ориентированность на человека.

Особенности процесса контроля:

Система контроля и целевая группа контроля создаются заблаговременно при выработке решения планирования и организации.

В процесс контроля входит и непосредственное воздействие с целью обеспечения эффективной деятельности.

Контроль является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

Место контроля в системе менеджмента определяется исходя из его роли в осуществлении процесса достижения целей функционирования организации. Будучи заключительным этапом этого процесса, контроль обеспечивает возможность слежения за характером изменений объекта управления в сравнении с его желаемым состоянием (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 - Место контроля в системе менеджмента

Таким образом, процесс контроля направлен на достижение организацией собственных целей и его содержание как функции управления состоит из: выработки правил, стандартов, показателей и критериев деятельности; измерения ее текущих результатов; выявления отклонений от установленного режима деятельности и их причин; осуществления корректировок поведения организации или отдельных ее звеньев, работников.

Рисунок 1.2 - Этапы процесса осуществления контроля деятельности деловой организации

Предметом контроля должна быть вся деятельность организации за исключением высшего руководства, работа которого в основном проверяется вышестоящими органами управления и относится к функции внешнего контроля. Степень совершенства системы внутреннего контроля во многом определяется уровнем организации управленческой деятельности, т.е. характером распределения функций и ответственности за их надлежащее исполнение, наличием четких правил и процедур осуществления управленческих действий, планов, точных указаний, инструкций, нормативов, рекомендаций и других согласованных между собой общих организационных мер.

Контроль как функция менеджмента - это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.