Курсовая работа: Создание базы данных в системе управления базами данных Access, которая должна будет автоматизировать работу сотрудников автосервиса

В результате создания всех таблиц получим следующее (поля и типы всех полей видны из рисунков):

Рис.2.2. Таблица «Должность»

Рис.2.3. Таблица «Ремонт»

Рис.2.4. Таблица «Клиенты»

Рис.2.5. Таблица «Марка»

Рис.2.6. Таблица «Сотрудники»

Рис.2.7. Таблица «Автомобили»

Рис.2.8. Таблица «Страна»

Рис.2.9. Таблица «Детали»

Рис.2.10. Таблица «Услуги»

После создания таблиц необходимо установить связи между ними (для того, чтобы создать связи, нажимаем вкладку «работа с базами данных», затем «схема данных», добавляем таблицы, и затем сопоставляем соответствующие поля главных и подчинённых таблиц) (рис. 2.11.), после установления связей получаем следующую схему:

Рис.2.11. Схема данных

Затем заполняем созданные таблицы (причём, заполняем сначала главные таблицы). В результате заполнения всех созданных таблиц получим:

Рис.2.12. Заполненная таблица «Клиенты»

Рис.2.13. Заполненная таблица «Должности»

Рис.2.14. Заполненная таблица «Марка»

Рис.2.15. Заполненная таблица «Страна»

Рис.2.16. Заполненная таблица «Автомобили»

Рис.2.17. Заполненная таблица «Детали»

Рис.2.18. Заполненная таблица «Ремонт»

Рис.2.19. Заполненная таблица «Сотрудники»

Рис.2.20. Заполненная таблица «Услуги»

4. Конструирование визуальных форм

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы данных [17].

Для создания форм необходимо открыть в БД вкладку «создание» выбрать в разделе «формы» подраздел «другие формы» и выбрать там из списка «мастер форм» (MicrosoftOffice 2010). К примеру, рассмотрим создания формы «Услуги». После того как открылся мастер форм из появившегося списка таблиц и запросов выбираем таблицу «Услуги». Затем из списка полей данной таблицы выбираем все поля (с помощью кнопки >>), нажимаем кнопку «Далее». Дальше выбираем внешний вид формы, в данном примере выбираем «в один столбец», жмём «Далее», появляется список стилей, оставляем «стандартный», жмём «готово». Далее необходимо заменить поле код поставщика на поле содержащие непосредственно название компании поставщика. Для этого открываем созданную форму в режиме конструктор, удаляем поле «код поставщика», на вкладке «Элементы управления» нажимаем кнопку «поле со списком» и вставляем поле на то место, где было поле «код поставщика». После вставки открывается меню «Создание полей со списком», сразу жмём «Далее», не изменяя ни чего, теперь из списка таблиц выбираем таблицу «поставщик», «Далее», выбираем поле названия, «Далее», пропускаем сортировку («Далее»), «Готово». Теперь создадим кнопки вперёд/назад, которые листают записи соответственно вперёд и назад. Для создания данных кнопок нажимаем на панели «элементы управления» на значок «Кнопка» (значок «ххх») вставляем в нужное место на форме, после вставки открывается меню настройки кнопки, в меню выбираем Категории: «переход по записям», Действие: «предыдущая запись» (создаём кнопку «назад»), жмём «Далее», выбираем «Рисунок», «Далее», вписываем название кнопки «Назад», «Готово». Аналогично создаём вторую кнопку, кнопку «Вперёд», только выбираем действие «следующая запись». После создания кнопок, сохраняем форму. Аналогично создаем кнопки «выход из формы» и «добавить запись». Но при создании кнопки «добавить запись» выбирается текст, а не рисунок. Форма «Услуги» создана (рис. 2.21).

Ниже приведена таблица, отражающая основные характеристики форм созданных в БД «Автосервис».

Примеры некоторых форм:

Рис.2.21. Форма «Клиенты»

Рис.2.22. Форма «Должности»

Разработка запросов

Запрос - это удобное и гибкое средство доступа к данным. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая необходима в данный момент [15].

Рассмотрим процесс создания запроса на выборку с параметром «Зарплата сотрудников» (с помощью конструктора). Вкладка - «Создание», «Конструктор запросов», выбираем таблицы «Должности» и «Сотрудники», перетягиваем поле «ФИ», в последующие четыре столбца перетягиваем «Номер», «Должность» и «Оклад». В столбце «Оклад» записываем условие отбора: <15000 (это выражение позволяет выбрать те поля, в которых есть числа, которые меньше 15000). «Сохранить». Запрос готов. (Запрос «Зарплата сотрудников», вид в конструкторе, - рис.2.23.).

Таблица 2.2 Запросы и их характеристики

Примеры запросов:

Рис.2.23 Запрос с параметром «Зарплата сотрудников»

Разработка отчетов

Отчет - специальный объект, предназначенный для вывода информации из базы данных на принтер. Отчеты во многом похожи на формы и позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ. В отчетах данные формируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки [17].

Рассмотрим процесс создания отчёта на примере отчёта «Доходы» (создаём с помощью мастера). Вкладка - «Создание», «Отчёты», «Мастер отчётов». В открывшемся мастере выбираем таблицы «Клиенты», «Детали» и «Услуги» и поля: ФИ, услуга, стоимость, стоимость детали. «Далее», «Далее», «Далее», вид макета: табличный, стиль: стандартный, «Далее», вводим название - отчёт группа, «Готово». Отчёт создан. Теперь можно отредактировать его в конструкторе, подгоняем размеры полей, сохраняем. Отчёт готов (рис. 2.24).

Таблица 2.3 Отчёты и их характеристики

Рис.2.24 Отчет «Доходы»

Рис.2.25 Отчет «К какому числу нужна деталь»

Разработка кнопочной формы

Главная кнопочная форма представляет собой созданную пользователем форму с кнопками, которая позволяет обращаться к ранее созданным объектам базы данных из одного окна. В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения [8].

Ниже приведена таблица, характеризующая кнопочную форму БД «Автосервис».

Таблица 2.4 Характеристики кнопочной формы БД «Автосервис»

Ниже приведен рисунок непосредственно самой кнопочной формы базы данных «Автосервис» (рис. 2.26).

Рис. 2.26. Кнопочная форма базы данных «Автосервис»

Заключение

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных [5]. В рамках этого файла используются следующие объекты:

- таблицы для сохранения данных;

- запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

- формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

- отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач документооборота в автосервисе, позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации [11]. При появлении новых задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.

В ходе проделанной работы, нами были созданы:

- 9 таблиц.

- 7 запросов.

- 9 форм.

- 4 отчета.

MicrosoftAccess, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия назначения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. база данный инфологический визуальный

С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов, текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).