Курсовая работа: Создание базы данных в системе управления базами данных Access, которая должна будет автоматизировать работу сотрудников автосервиса

Оглавление

Введение

1. Аналитическая часть

2. Моделирование проектируемой БД

3. Конструкторская часть

4. Конструирование визуальных форм

Заключение

Список литературы

Введение

В современной информационной среде важно уметь фиксировать информацию для ее хранения в базах и для быстрого доступа к ним, ведь объем информации с каждым годом все увеличивается. Именно поэтому так актуальна на сегодняшний день работа с базами данных и их аналитика. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Базы данных -- это инструмент для сбора и структурирования информации. В базе могут храниться данные о людях, товарах, заказах и о многом другом. Многие базы данных изначально представляют собой небольшой список в текстовом редакторе или электронной таблице. По мере увеличения объема данных в списке постепенно появляются несоответствия и излишняя информация. Информация, отображенная в виде списка, становится непонятной. Кроме того, ограничены способы, с помощью которых можно искать и отображать подмножества данных. Как только начинают появляться эти проблемы, мы рекомендуем перенести всю информацию в базу данных, созданную в системе управления базами данных (СУБД), такой как Access [3].

Компьютерная база данных -- это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, -- это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Для файлов баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2016, Access 2013 и Access 2010), используется расширение ACCDB, а для баз данных, созданных в более ранних версиях Access, -- MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно создавать файлы в форматах более ранних версий приложения (например, Access 2000 и Access 2002-2003).

Использование Access позволяет:

добавлять новую информацию в базу данных, например, новый артикул складских запасов;

изменять информацию, уже находящуюся в базе, например, перемещать артикул;

удалять информацию, например, если артикул был продан или утилизирован;

упорядочивать и просматривать данные различными способами;

обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных Access:

Таблицы

Формы

Отчеты

Запросы

Макросы

Модули

Целью данной работы является создать базу данных в СУБД ACCESS, которая должна будет автоматизировать работу сотрудников автосервиса.

1. Аналитическая часть

Обзор предметной области

Предметная область - это часть реального мира, данные о которой мы хотим отразить в базе данных. В качестве предметной области в данной курсовой работе используется «Автосервис» [1]. Предметная область бесконечна и содержит как существенно важные понятия и данные, так и малозначащие или вообще не значащие данные [3]. Так, в предметной области «Автосервис», понятия «Ремонт», «Сотрудники», «Услуги» являются существенно важными понятиями, а понятия «Дата рождения» или «Номер автомобиля» - менее важными. Однако, с точки зрения отдела продаж эти данные являются существенно важными. Таким образом, важность данных зависит от выбора предметной области [4].

В предметной области «Автосервис» выделен ряд следующих основных понятий (сущностей), касающихся данной предметной области, а так же ряд основных характеристик этих понятий:

Должности

Должность

Оклад

Сотрудники

Должность

ФИ

Номер телефона

Дата рождения

Клиенты

ФИ

Номер телефона

Дата рождения

Дата регистрации

Автомобили

Клиент

Марка

Номер

Марка

Марка

Ремонт

Услуга

Автомобиль

Сотрудник

Дата сдачи работы

Услуги

Услуга

Стоимость

Гарантия

Детали

Детали

Деталь

Страна

Стоимость детали

Страна

Страна

Для исследования данной предметной области и построения инфологической модели, в общем, был использован материал о специфике работы организаций, осуществляющих ремонт машин, а также, в частности, материал о поставщиках и покупателях [7].

2. Моделирование проектируемой БД

Модель предметной области - это наши знания о предметной области. Знания могут быть как в виде неформальных знаний в мозгу эксперта, так и выражены формально при помощи каких-либо средств. В качестве таких средств могут выступать текстовые описания предметной области, наборы должностных инструкций, правила ведения дел в компании и т.п. [12]. Опыт показывает, что текстовый способ представления модели предметной области крайне неэффективен. Гораздо более информативными и полезными при разработке баз данных являются описания предметной области, выполненные при помощи специализированных графических нотаций. Имеется большое количество методик описания предметной области. Модель предметной области описывает скорее процессы, происходящие в предметной области и данные, используемые этими процессами. От того, насколько правильно смоделирована предметная область, зависит успех дальнейшей разработки приложений [11].

И так, как говорилось выше, для начала работы над созданием БД по предметной области «Автосервис» были выделены основные сущности и их основные характеристики. Дальнейшие действия - это составление инфологической модели по данной предметной области с учетом связей между сущностями. (рис. 1.1.), данная модель представлена на следующем рисунке.

Рис. 1.1. Инфологическая модель по предметной области «Автосервис»

При построении этой схемы учтены все связи между сущностями данной предметной области.

Возможные связи: [5]

1. «один-к-одному»- каждому экземпляру первой сущности соответствует только один экземпляр второй сущности.

2. «один-ко-многим» - каждому экземпляру первой сущности могут соответствовать несколько экземпляров второй сущности, но не наоборот. Связь «один-ко-многим» подразумевает, что одна сущность является главной (сущность, находящаяся со стороны 1), а вторая - подчиненной (сущность, находящаяся со стороны N), каждому экземпляру главной сущности могут соответствовать много экземпляров подчиненной.

3. «многие-ко-многим» - каждому экземпляру первой сущности могут соответствовать несколько экземпляров второй сущности, и наоборот.

И так, сущности «Ремонт» и «Услуги», «Ремонт» и «Автомобили», «Ремонт» и «Сотрудники», «Услуги» и «Детали», «Автомобили» и «Клиенты», «Автомобили» и «Марка», «Сотрудники» и «Должности», «Детали» и «Страна» (главные сущности записаны первыми, подчинённые вторыми), потому что в одном ремонте может быть произведено множество услуг, один поставщик может поставлять несколько типов товаров, один клиент может сдать в ремонт несколько автомобилей, один тип детали могут заказывать много раз, одной должностью могут обладать много работников, в одном автосервисе могут работать несколько работников.

Разработка технического задания

ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ

Данная разработка ведётся в соответствии с заданием по выполнению курсовой работы по теме «Разработка базы данных «Автосервис».

НАЗНАЧЕНИЕ РАЗРАБОТКИ

Данная разработка предназначена для хранения и использования информации по предметной области «Автосервис». С помощью данной разработки можно вести учёт товаров и покупателей, а также вносить и изменять все необходимые данные, используемые в данной предметной области.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАММНОМУ ИЗДЕЛИЮ

Данная БД должна иметь таблицы, запросы, формы и отчёты. Пользователь должен иметь возможность вносить, изменять и удалять необходимые ему данные [6]. Для осуществления данной цели, и для удобства использования, в БД помимо самих таблиц (в которых можно изменять данные, но неквалифицированному сотруднику делать это крайне затруднительно) должны быть созданы формы. Для получения выборочной информации, с определёнными условиями, в БД должны быть созданы запросы. Для вывода информации на принтер в БД создаются отчёты [6]. Помимо всего выше сказанного, итогом работы над БД, является создание так называемой кнопочной формы, которая представляет собой набор кнопок, открывающих доступ ко всем объектам БД, тем самым, облегчая работу в ней.

3. Конструкторская часть

Нормализация структуры БД

После того, как построена инфологическая модель, наступает этап нормализации структуры БД, суть которой заключается в составлении схемы таблиц с указанными связями. Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть уникальные поля. Уникальное поле - это поле, значения в котором не могут повторяться [14].

Для указания уникального поля используется понятие ключевого поля. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.

Как правило, уникальное поле создают искусственно. Для этого нужно обязательно первым свойством каждой сущности указать номер отдельного экземпляра по порядку. Это поле должно иметь тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически. Связь между таблицами будет вестись в дальнейшем именно по этому полю [17].

Нормализация представляет собой построение так называемой концептуальной модели БД, которое сводится к представлению инфологической модели в терминах выбранной СУБД (в данном случаи Access). Концептуальная модель имеет вид, немного отличающийся от инфологической, но строится на основе инфологической.

В концептуальной модели используются другие термины: вместо «сущности» используется термин «таблица», вместо «свойства» - «поле».

Особенностью концептуальной модели является наличие связей, которые здесь показываются явно. Связи проводятся между соответствующими полями, созданными еще в инфологической модели для формирования связей «один-к-одному» и «один-ко-многим».

Концептуальная модель по предметной области «Автосервис» приведена на рисунке 2.1.

Рис.2.1. Концептуальная модель по предметной области «Автосервис»

В каждое поле подчинённой таблицы должно быть внесено ключевое поле из главной таблицы. (К примеру, в таблицу «Сотрудники», которая является подчинённой, внесем ключевое поле «КодДолжности» из таблицы «Должности», которая является главной в связи «Должности» - «Сотрудники»).

Разработка таблиц БД

Следующим шагом в создании БД является разработка таблиц и дальнейшая работа над ними непосредственно уже в самой программе (данная операция называется построением физической модели БД).

Объектами физической модели являются таблицы и поля с типами данных, определенными для выбранной СУБД [14].

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных. Одна из самых популярных - находящаяся в составе пакета MicrosoftOffice система управления базами данных Access.

С организационной точки зрения в работе с любой базой данных есть два разных режима: проектировочный и эксплуатационный (пользовательский). Создатель базы имеет право создавать в ней новые объекты (например, таблицы), задавать их структуру, меняться свойства полей, устанавливать необходимые связи. Он работает со структурой базы и имеет полный доступ к базе. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков [16].

Пользователь базы - это лицо, которое наполняет ее информацией с помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов и получает результат в виде результирующих таблиц или отчетов. У одной базы могут быть миллионы пользователей и, конечно, доступ к структуре базы для них закрыт.

Вносим в поле «имя поля» названия полей, а в поле «тип данных» тип данных в соответствии с выбранными характеристиками (к примеру: если поле «Тип», то тип данных - текстовый). Следует учесть, что первым полем должно быть ключевое поле «Код товара», тип данных этого поля «счетчик». Чтобы это поле стало ключевым нужно в вкладке «конструктор» нажать на значок ключа под которым написано «ключевое поле». Далее поля вводятся по смыслу. (Следует отметить, что поле «Стоимость» в таблице «Услуги» имеет тип данных «денежный», а не «текстовой», это нужно для того, чтобы в дальнейшем произвести расчёты при составлении запросов).

Функциональное назначение каждой таблицы приведено ниже в табл. 2.1.

Таблица 2.1 Функциональное назначение таблиц