Дипломная (вкр): Совершенствование учета заработной платы

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и № Т-9а) применяется для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания, а также отчета о его выполнении.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11 а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12).

Табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13).

Порядок приема сотрудника на работу.

Главами 10 и 11 Трудового кодекса Российской Федерации регламентировано заключение трудового договора - указаны порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Все указанные нормативные документы определяют следующий порядок оформления приема на работу:

. Получение необходимых для приема на работу документов.

. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

. Заключение трудового договора.

. Издание приказа о приеме на работу.

. Заполнение личной карточки формы № Т-2.

. Оформление личного дела работника.

. Внесение записи в трудовую книжку.

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации. К ним относятся:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Практически всегда перед заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу. Но такое требование содержится лишь в Законах № 79-ФЗ, № 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Согласно статье 68 Трудового кодекса Российской Федерации прием на работу оформляется приказом работодателя, составленным по форме № Т-1 или № Т-la, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора и начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ.

Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на основании представленных работником документов и заверяется подписями самого работника и сотрудника отдела кадров.

Статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу. При приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели открываются по организации в целом (небольшие предприятия) или по ее структурным подразделениям и категориям работающих. Они необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработной плате и получения данных об отработанном времени [31. С. 223].

Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов (формы № Т-54 и Т-54а). Это основные документы аналитического характера, в которых за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы. Лицевой счет заполняется в течение года, и рекомендован для применения в любых организациях в целях отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. В нем отражается следующая информация: год рождения работника, количество иждивенцев, паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, адрес места жительства. В лицевом счете в течение года проставляются отметки о приеме на работу и переводах с указанием отдела, должности и оклада. Кроме того, приводятся помесячно все виды произведенных начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты. Исходя из них исчисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д. На следующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет [15. С. 241].

Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основании первичных документов по заработной плате, в нем фиксируется количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов заработной платы, обеспечивая им достоверность [31. С. 220-221].

На основании данных лицевого счета составляется расчетная ведомость или расчетно-платежная ведомость [31. С. 224].

По данным лицевого счета составляется налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы с физических лиц по форме № 1-НДФЛ, в которой определяется доход работника нарастающим итогом с начала года, налогооблагаемая база, сумма налога на доходы физических лиц. Налоговая карточка служит основанием для составления справки о доходах физического лица, которую представляют в налоговые органы. Кроме того, по каждому работнику составляется индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и др. [15. С. 241].

Для организации учета труда, выработки и заработной платы, составления отчетности и контроля за фондом заработной платы и выплатами социального характера весь персонал промышленного предприятия распределяется на три группы: промышленно-производственный, непромышленный и работники несписочного состава (выполняющие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера). Кроме того, в отчетности по труду из группы промышленно-производственного персонала выделяются две категории - рабочие и служащие (руководители, специалисты и другие служащие) [31. С. 222-223].

Заработная плата рабочим и служащим в соответствии с законодательством о труде выплачивается не реже, чем каждые полмесяца в сроки, установленные коллективным договором. Применяется авансовый и безавансовый порядок расчетов по заработной плате за первую половину месяца.

В первом случае работнику выдается аванс, а окончательный расчет производится при выплате заработной платы за вторую половину месяца. Размер аванса определяется соглашением администрации предприятия с профсоюзной организацией при заключении коллективного договора. Минимальный размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время согласно табелю.

Во втором случае на предприятии вместо планового аванса рабочим начисляется заработная плата за первую половину месяца по фактически выработанной продукции (произведенной работе) или по фактически отработанному времени [31. С. 251-252].

Учет расчетов по оплате труда в целом состоит из следующих этапов:

на основании первичных документов рассчитывается заработная плата каждого работника;

собираются данные о заработной плате каждого работника по различным документам с целью определения величины месячного заработка и заносятся на лицевой счет работника;

определяется величина удержаний и вычетов из заработной платы каждого работника;

определяется сумма заработной платы к выдаче на руки каждому работнику после произведенных удержаний;

на основании лицевых счетов оформляются расчетно-платежные ведомости и составляются сводные данные о начисленных суммах и удержаниях по предприятию в целом;

расчетно-платежные ведомости или платежные ведомости передаются в кассу организации для выдачи причитающейся заработной платы на руки работникам;

составляются разработочные таблицы по распределению начисленной заработной платы по направлениям затрат и источникам финансирования;

производится начисление страховых взносов и других обязательных платежей, исчисленных с фонда оплаты труда;

отражаются операции по начислению, удержаниям и выплате заработной платы в регистрах бухгалтерского учета и журналах-ордерах;

не выплаченная в установленный платежный период заработная плата списывается на депонент и отражается в книге учета депонированной заработной платы, где для каждого депонента отводится отдельная строка, а в дальнейшем делается отметка о выплате [23. C. 257].

Основным регистром, используемым для оформления расчетов с рабочими и служащими, является расчетная ведомость. Это регистр аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого табельного номера, по цехам, категориям работников и по видам оплат и удержаний.

Расчетная ведомость имеет следующие показатели:

начислено по видам оплат - оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

удержано и зачтено по видам платежей и зачетов - оборот по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» [31. С. 252].

Последний показатель расчетной ведомости является основанием для заполнения платежной ведомости для заработной платы в окончательный расчет.

Применяется несколько вариантов оформления расчетов предприятий с рабочими и служащими:

путем составления расчетно-платежных ведомостей, в которых совмещаются два регистра: расчетная и платежная ведомости, то есть одновременно рассчитывается сумма к оплате и производится ее выдача (выплата);

путем составления расчетных ведомостей, а выплата производится отдельно по платежным ведомостям;

путем составления машинным способом листков «Расчет заработной платы» для каждого рабочего за месяц (начислено, удержано и к выдаче), на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы [31. С. 252].

Основанием для составления расчетных ведомостей и листков расчета зарплаты являются следующие первичные документы:

табель учета использования рабочего времени - для расчета повременной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено время (простой, доплаты за ночное и сверхурочное время, временная нетрудоспособность и т. п.);

накопительные карточки заработной платы - для рабочих-сдельщиков;

расчеты бухгалтерии по всем видам дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;

расчетные ведомости за прошлый месяц - для учета сумм удержания налогов;

решения судебных органов на удержания по исполнительным листам;

платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;

расходные кассовые ордера на выдачу внеплановых авансов и т. д.

Выдача заработной платы производится по платежным ведомостям в установленные на предприятии дни месяца. Основанием на право выдачи является наличие в ее реквизитах приказа в кассу для оплаты указанной суммы в срок «с ___ по ___» (в течение трех дней, считая день получения денег в банке). Подписывают приказ руководитель предприятия и главный бухгалтер. По истечении трех дней кассир построчно проверяет и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий, не получивших ее, в графе «расписка в получении» проставляет штамп или пишет от руки «депонировано». Платежная ведомость закрывается двумя суммами - выдано наличными и депонировано. На депонированные суммы кассир составляет реестр невыданой заработной платы, после чего передает в бухгалтерию платежную ведомость и реестр невыданой заработной платы для проверки и выписки расходного ордера на выданную сумму заработной платы. Расходный кассовый ордер передается кассиру для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием: «депонированные суммы». Это необходимо для того, чтобы банк хранил их и учитывал отдельно и не мог использовать на прочие выплаты предприятия и погашение его задолженностей, так как рабочие и служащие могут их потребовать в любой день.

Своевременно не полученную рабочими и служащими заработную плату предприятие хранит в течение 3 лет и учитывает ее в составе счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Депонированная заработная плата» [31. С. 253-254].

Бухгалтерия предприятия помимо расчета сумм причитающейся работникам заработной платы, премий, пособий, организует учет этих сумм на счетах бухгалтерского учета в соответствующих регистрах [31. С. 254].

Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а по дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает переходящую задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам [8. С. 193]. Счет пассивный, то есть в пассиве баланса на каждое первое число месяца, следующего за отчетным, будет числиться сумма кредиторской задолженности предприятия по заработной плате работникам, начисленной за отчетный месяц, но не выданной в нем. Сумма кредиторской задолженности равна сумме заработной платы, причитающейся к выдаче на руки [21. С. 214].