Согласно данной концепции основой информационной технологии являются данные, организованные в БД, адекватно отражающие реалии действительности в той или иной предметной области и обеспечивающие пользователя актуальной информацией в соответствующей предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счёте автоматизации, например, предприятие, ВУЗ и т.д.
Пользователями базы данных могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также специалисты предметной области, выступающие в роли потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями.
База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но иинформация.
По мере увеличения объемов и структурной сложности хранимой информации, а также расширения круга потребителей информации, определилась необходимость создания удобных и эффективных систем интеграции хранимых данных и управления ими. Теперь создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария - системы управления базами данных (СУБД). [8, C. 858]
Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.
СУБД должна быть способна обрабатывать запросы пользователя на выборку, изменение или удаление данных, уже существующих в базе, или на добавление в нее новых данных. То есть, СУБД обеспечивает интерфейс между пользователями и базами данных. Также она осуществляет программную поддержку хранения данных в запоминающем устройстве ЭВМ и управляет всеми действиями, производимыми с данными. А также это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи. В мире существует множество систем управления
базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. [9, C. 374]
СУБД должна контролировать пользовательские запросы и определять, кому доступны операции изменения данных, а кому доступны только операции получения данных. Также она следит за целостностью данных, хранящихся в БД. СУБД осуществляет журнализацию изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев.
Таким образом, основная функция системы управления базами данных - осуществление интерфейса пользователя и базы данных.
Обеспечение безопасности достигается в СУБД шифрованием данных, парольной защитой, поддержкой уровней доступа к базе данных и отдельным ее элементам (таблицам, формам, отчетам и др.)
На основе всего вышеизложенного можно сделать вывод, что базы данных играют большую роль в ведении документооборота и кадрового учета государственного административного учреждения.
Литература
1. Козлова, Ю. М. Административное право : учебник / Ю. М. Козлова, под ред. Л. П. Попова. - М. :Юристь, 2011. - 445 с.
2. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления : учеб.пособие для вузов / С. Л. Кузнецов, под ред. Т. В. Кузнецовой. - М. :Издат. дом МЭИ, 2010. - 232 с.
3. Лукьяненко, В. И. Принципы государственной кадровой политики / В. И. Лукьяненко // Служба кадров. - 2010. - № 7. - С. 24-27.
4. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство и документооборот : учеб.пособие / Т. В. Кузнецова, под ред. Т. В. Кузнецовой. - М. : Интел - синтез, 2011. - 276 с.
5. Бертяков, А. А. Автоматизация документооборота / А. А. Бертяков // Финансовый директор. - 2009. - № 7. - С. 24-27.
6. Бизюкова, И. В. Кадры управления : подбор и оценка : учебник / И. В. Бизюкова, под ред. И. В. Бизюкова. - М. : Экономика, 2010. - 278 с.
7. Бойко, В. В. Проектирование баз данных информационных систем : учеб.пособие / В. В. Бойко. - М. : Финансы и статистика, 2008. - 194 с.
8. Карпова, Т. С. Базы данных : учеб.пособие / Т. С. Карпова. - СПб. : Питер, 2009. - 858 с.
9. Ульман, Дж. А. Базы данных : учебник / Дж. А. Ульман, под ред. Дж. С. Уидома. - М. : Лори, 2012. - 374 с.