Роль информационного и программного обеспечения в ведении документооборота и кадрового учета государственного административного учреждения
Кобзева Юлия Александровна
Студент группы ЭИС-560
В данной статье будут рассмотрены теоретические аспекты системы автоматизации документооборота и кадрового учета государственного административного учреждения. Основные проблемы, роль и значение в экономике. А также будет рассмотрено информационное и программное обеспечение, то есть база данных для ведения документооборота государственного административного учреждения.
Ключевые слова: Государственное административное учреждение, кадровый учёт, документооборот, база данных, программное обеспечение.
автоматизация документооборот учет
Государственные административные учреждения - это государственные учреждения, основным видом деятельности которых является осуществление внешнего государственного управления и государственного регулирования в определенных сферах функционирования государства и общества. Такие государственные учреждения оказывают организационно-управленческое содействие соответствующим органам исполнительной власти в реализации возложенных на них функций государственного управления и государственного регулирования в отдельных сферах жизнедеятельности государства и общества.
Необходимость создания данных государственных учреждений обусловлена как невозможностью, так и нецелесообразностью решения некоторых государственных задач в определенных сферах деятельности государства именно органами исполнительной власти. Так, например, многие вопросы государственного управления в сфере экономики целесообразно решать непосредственно в процессе функционирования соответствующей инфраструктуры посредством деятельности максимально приближенных к этой инфраструктуре государственных учреждений.[1, C.445]
Административно - правовой статус государственных административных учреждений имеет свои особенности. К особенностям административно-правового статуса учреждений относится, прежде всего, то, что они являются собственностью государства.
Руководство государственными учреждениями осуществляют должностные лица, назначаемые компетентными государственными органами и обладающие государственно-властными полномочиями. Порядок образования и ликвидации учреждений регламентируется.
Они выполняют задачи, функции и полномочия, порученные им государством.
К государственным административным учреждениям относят:
1) Администрация и управление делами Президента РФ;
2) Министерства и ведомства;
3) Администрации области, города, районов, городских и сельских поселений;
4) Комитеты, управления, департаменты.
Государственные административные учреждения обеспечивают реализацию финансово - экономической, социально-культурной и правоохранительной функций государства посредством организации управления определенными объектами и территориями, исполнения принимаемых указанными органами решений, удовлетворение потребностей государства, физических и юридических лиц в общезначимых работах, услугах, научных исследованиях в соответствующей сфере и т. д.
Обязанность государственного административного учреждения представляет собой установленную нормами административного права необходимость совершения этим учреждением определенного юридически значимого действия в целях реализации возложенных на него публичных задач и функций
В настоящее время без кадрового учета и системы документооборота не обходится сегодня ни одна организация. Всем, кто нанимает персонал, необходимо вести учет приема, увольнений, перевода, документировать процедуры работы с кадрами, оформлять распорядительные документы по кадрам, регламентировать должностные обязанности, выдавать справки, составлять отчётность.
. В современных экономических условиях, когда темп жизни все больше ускоряется, а конкуренция на рынке растет, потери предприятий и организаций от неэффективного управления становятся особенно заметными. Несмотря на то, что существует множество научных трудов по проблемам кадрового учета нераскрытым остается механизм ее реализации в практической деятельности организации. На основе всего вышеизложенного можно сделать вывод, что исследование проблемы кадрового учета организации является сегодня актуальным. [2, C. 232]
Кадровый учёт - это совокупность методов и процессов, связанных с учётом внештатных и штатных сотрудников организации и с документооборотом отображающим трудовые взаимоотношения.
Кадровый учёт играет очень важную роль, он является обязательным условием эффективного управления персоналом любой организации. Обязательного соблюдения требований к документам по кадрам и личному составу организации требует действующее налоговое, трудовое и гражданское законодательство. [3, C. 24-27]
Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приёму, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных. [4, C. 276]
Входящий документопоток любой организации складывается из:
1) документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения и т.д.
2) документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов ( о финансовой, хозяйственной, социальной и управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
3) документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению. [5, C. 24-27]
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.
Структура госучреждений и путь, по которому проходит, например, обращение частного лица, равно как и любой другой входящий документ, довольно сложный. Сначала документ регистрируется секретарем или целой службой, занимающейся обработкой входящих и исходящих документов, а также контролем над их исполнением. Затем, как правило, раз в день, они передаются руководителю на ознакомление, руководитель ставит на документе резолюцию и назначает исполнителя, как правило, одного из своих заместителей, который курирует определенный участок работы. Далее, исполнение документа возлагается на руководителя структурного подразделения и только после этого назначается конкретный исполнитель или исполнители. Время, от момента регистрации документа до того момента, как его увидит исполнитель, составляет 2-3 дня, как минимум. А ведь каждый документ требует строгого соблюдения сроков его исполнения. [6, C. 278]
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе- количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным- многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов- однократность.
Специфика работы любого государственного учреждения с документами, а это могут быть приказы, требующие письменного ответа или подачи отчета с определенной периодичностью, письменные обращения граждан, запросы на предоставление информации и ряд других видов документов. Стоит вспомнить и о внутренней служебной переписке, которая также достаточно объемна, по сравнению с частными предприятиями.
Система документооборота - это упорядоченное движение документированной информации (документов) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (сдачи на хранение, отправки).
Основная роль документооборота состоит в следующем: формировать полную и достоверную информацию о результатах деятельности организации; обеспечение контроля за наличием и движением имущества, трудовых и финансовых ресурсов а также своевременное предупреждение негативных явлений в управлении.
Но несмотря на всё это, кадровый учёт и система документооборота имеют очень много проблем, которые необходимо решить чтобы организации развивались более эффективно.
Со временем качество реализации кадрового учёта неуклонно снижается, происходит некорректное решение задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения а также плохо продумывается организация их хранения, поиска и использования. До сих пор не было создано инструментария, которое облегчило затратную часть кадрового учёта- это работу с бумажными документами.
Проблема управления потоками документов актуальна для любого предприятия. Особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.
Для решения всех этих проблем необходимо внедрить систему электронного
документооборота, которое позволит сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач,исключить ошибки подготовки отчётной документации. Также нужно увеличить качество автоматизации кадрового учёта, что приведёт к повышению производительности труда кадровых работников и качества работы организации.
В последние годы подход к управлению персоналом начал меняться не только в
крупных городах России, но и в регионах. В небольших организациях также стали менять
кадровую политику в соответствии с требованиями рыночной экономики.
Для более удобного, быстрого и качественного ведения документооборота и кадрового
учета государственного административного учреждения разрабатывается информационное и программное обеспечение.
Программное обеспечение - это программные средства информационных технологий.
Они подразумевают создание, использование компьютерных программ различного назначения и позволяют техническим средствам выполнять операции с машиночитаемой информацией.
Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.
Цель любой информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных (БД).
База данных (БД) - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. [7, C. 194]