Статья: Развитие методики внутреннего контроля бизнес-процесса Закупки в коммерческих организациях в условиях глобальных вызовов и угроз

Развитие методики внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» в коммерческих организациях в условиях глобальных вызовов и угроз

Макаренко Е.Н., д.э.н., профессор, ректор; Булгаков С.А., соискатель кафедры бухгалтерского учета, РГЭУ (РИНХ)

Аннотация

Цель. Представленная статья направлена на исследование существующих методических подходов к внутреннему контролю бизнес-процесса «Закупки» в коммерческих организациях в условиях цифровизации с целью их развития, нацеленного на обеспечение эффективного осуществления исследуемого бизнес-процесса в условиях глобальных вызовов и угроз.

Структура/методология/подход. В целях развития инструментария внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» в коммерческих организациях использован риск-ориентированный подход, применение которого актуализируется в современных условиях. Для совершенствования методики внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» представляется необходимым: во-первых, исследовать данные опросов в области недобросовестных действий в области бизнес-процесса «Закупки»; во-вторых, систематизировать наиболее распространенные типы мошенничества при закупках, их индикаторы, а также основные направления контрольных действий; в-третьих, выработать методический подход по обнаружению и предотвращению мошенничества при закупках; в-четвертых, исследовать возможности применения цифровых технологий в рамках выработанного методического подхода. Основу методического аппарата данного исследования составляет концептуально-теоретическое обобщение инструментов внутреннего контроля в отношении бизнес-процесса «Закупки» в коммерческих организациях.

Результаты. В ходе исследования в рамках риск-ориентированного подхода был сформирован методический подход по обнаружению и предотвращению мошенничества при закупках и определены перспективные инструменты, используемые в рамках действенной СВК в отношении БП «Закупки», такие как: систематический анализ в сфере закупок; цифровые технологии, позволяющие реализовать непрерывный мониторинг в сфере закупок; выработка стратегии отделом экономической безопасности в сфере контроля закупок.

Практические последствия. Выводы и обобщения исследования могут быть применены в практике при совершенствовании системы внутреннего контроля в отношении бизнес-процесса «Закупки», что позволит повысить эффективность данного бизнес-процесса.

Оригинальность/значение. Научная значимость заключается в теоретическом обобщении подходов осуществлению внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки», выработки методического подхода по обнаружению и предотвращению мошенничества при закупках и определении перспективного инструментария, направленного на совершенствования системы внутреннего контроля. Практическая значимость исследования состоит в том, что результаты могут быть использованы топ-менеджментом и руководителями служб внутреннего контроля и внутреннего аудита в целях повышения эффективности бизнес-процесса «Закупки».

Ключевые слова: внутренний контроль, бизнес-процесс «Закупки», финансовая безопасность, коммерческие организации, пандемия COVID-19.

Annotation

Development of the methodology of internal control of the "procurement" business process in commercial organizations in the context of global challenges and threats

E.N. Makarenko, S.A. Bulgakov

The article is aimed at studying the existing methodological approaches to the internal control of the business process of "Procurement" in commercial organizations in the context of digitalization in order to develop them, aimed at ensuring the effective implementation of the business process under study in the context of global challenges and threats.

In order to develop the tools of internal control of the business process "Procurement" in commercial organizations, a risk-based approach is used, the application of which is updated in modern conditions. To improve the methodology of internal control of the "Procurement" business process, it is necessary: first, to study the data of surveys in the field of unfair actions in the field of the "Procurement" business process»; secondly, to systematize the most common types of fraud in procurement, their indicators, as well as the main directions of control actions; thirdly, to develop a methodological approach to detect and prevent fraud in procurement; and fourthly, to explore the possibilities of using digital technologies within the framework of the developed methodological approach. The basis of the methodological apparatus of this study is a conceptual and theoretical generalization of internal control tools in relation to the business process of "Procurement" in commercial organizations.

In the course of the study, within the framework of the risk-based approach, a methodological approach was formed to detect and prevent fraud in procurement and identified promising tools used in the framework of an effective ICS in relation to the BP "Procurement", such as: systematic analysis in the field of procurement; digital technologies that allow for continuous monitoring in the field of procurement; development of a strategy by the Department of economic security in the field ofprocurement control.

The conclusions and generalizations of the study can be applied in practice when improving the internal control system in relation to the "Procurement" business process, which will increase the efficiency of this business process.

The scientific significance lies in the theoretical generalization of approaches to the implementation of internal control of the "Procurement" business process, the development of a methodological approach to detecting and preventing fraud in procurement, and the identification of promising tools aimed at improving the internal control system. The practical significance of the study is that the results can be used by top management and managers of internal control and internal audit services in order to improve the efficiency of the "Procurement" business process.

Keywords: internal control, business process “Procurement”, financial security, commercial organizations, COVID-19 pandemic.

Введение

В коммерческих организациях бизнес-процесс «Закупки» относится к бизнес-процессам, наиболее подверженным рискам мошенничества. По данным Всемирного обзора экономических преступлений специалистами PwC, мошенничество в сфере закупок товаров, работ и услуг занимает 6-е место среди других видов мошенничества [1].

По данным исследования мошенничества, проводимого Ассоциацией сертифицированных экспертов по расследованию мошенничества (ACFE), два раза в год средний убыток от одного случая мошенничества в США составляет 120 000 долларов [9]. Статистика свидетельствует, то убытки хозяйствующих субъектов использования ими мошеннических схем в сфере закупок составляют около 5% в год, а именно от 10 000 до 150 000 долларов США [5]. В условиях пандемии COVID-19 риски мошенничества при осуществлении данного бизнес-процесса резко возросли.

Результаты опроса руководителей служб внутреннего аудита по изменениям в деятельности СВА, связанным с влиянием пандемии, проведенного ассоциацией «Институт внутренних аудиторов» в мае 2020 года, свидетельствуют о полном переходе на удаленный режим работы у 71,11% респондентов. При этом основными направлениями внимания внутренних аудиторов являются содействие в: 1) сокращении/оптимизации расходов (62,22% респондентов); 2) переоценке/оценке рисков (53,33%); 3) изменении/реинжиниринге бизнес-процессов (44,44%); 4) предотвращении злоупотреблений/фрода (35,56%) [3]. Совершенствование внутреннего контроля бизнес-процесс «Закупки» должно быть направлено не только на выявление злоупотреблений в области закупок, но и, главным образом, на оценку рисков таких злоупотреблений, их предупреждение и оптимизацию бизнес-процесс «Закупки». В связи с этим актуальной проблемой является совершенствование процедур внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки».

Материалы и методы

Информационную основу статьи составили результаты исследования по актуальным вопросам выявления и анализа рисков и сложившейся практики предотвращения мошенничества в процессах заключения договоров и закупок, данные Всемирного обзора экономических преступлений, результаты опроса руководителей служб внутреннего аудита по изменениям в деятельности СВА, связанным с влиянием пандемии, проведенного ассоциацией «Институт внутренних аудиторов» в мае 2020 года. В условиях социального дистанцирования и повышения нестабильности внешней среды при разработке рекомендаций по совершенствованию процедур внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупки» целесообразно опираться на риск-ориентированный подход.

В основе недобросовестных действий при осуществлении бизнес-процесса «Закупки», согласно теории «треугольника мошенничества», разработанной Дональдом Р. Кресси, лежат три фундаментальных фактора: мотивация, самооправдание и возможность.

Как свидетельствует статистика, недобросовестные действия в сфере закупок совершаются чаще всего сотрудниками хозяйствующих субъектов. Как правило, эти сотрудники являются руководителями, что оказывает существенное влияние на масштабы недобросовестных действий. Статистика свидетельствует, что такие сотрудники обходятся в 10 раз дороже, чем сотрудники, занимающие должности более низкого уровня. Практика показывает, что менее 50% случаев мошенничества в сфере закупок выявляется средствами контроля за управлением рисками мошенничества, большинство из них, как правило, выявлены случайно [11].

Бизнес-процесс «Закупки» представляет собой цепочку взаимосвязанных процессов, включающих в себя: планирование закупок, оформление заявки, оформление запроса поставщику, выбор поставщика и его проверку с использованием принципа осмотрительности на благонадежность, заключение договора, контроль исполнения договора. В данную цепочку вовлечены самые разнообразные структурные подразделения хозяйствующего субъекта, от уровня квалификации и эффективного взаимодействия которых зависит принятие своевременных решений. Важная роль в крупных компаниях в бизнес-процессе «Закупки» принадлежит отделу экономической безопасности, определяющему модель делового сотрудничества с контрагентами хозяйствующего субъекта, позволяющую оценить возможные риски на основе применения риск-ориентированного подхода в управлении и контроле.

В сфере закупок недобросовестные действия могут быть связаны с созданием искусственной потребности, завышением нормативов расхода, завышением бюджета, лоббированием поставщиков, составлением технических заданий под определенных поставщиков, проведением закупок без организации тендера и экстренных закупок [4]. Такие операции приводят к ухудшению финансового состояния хозяйствующего субъекта, и при их больших объемах они могут привести его к банкротству.

Результаты

В отличие от традиционных схем мошенничества, недобросовестные действия в сфере закупок требуют более глубокого понимания схем, которые злоумышленники могут использовать против организаций. Кроме того, целесообразна систематизация наиболее распространенных типов мошенничества при закупках, их индикаторов и основных направлений контрольных действий. Данная систематизация должна постоянно обновляться на основе результатов непрерывного мониторинга недобросовестных действий в данной сфере. Нами проведена систематизация наиболее распространенных типов мошенничества при закупках, их индикаторов и основных направлений контрольных действий (табл. 1).

Таблица 1 - Систематизация наиболее распространенных типов мошенничества при закупках, их индикаторов и основных направлений контрольных действий