Содержание
Введение
1. Цели и задачи курсовой работы
2. Сбор исходных данных и разбиение проекта на отдельные модули
2.1 Сбор исходных данных
2.2 Выбор программного обеспечения
2.3 Системные требования программного продукта
Вывод
3. Структура проекта базы данных
Вывод
4. Интерфейс проекта
4.1 Главные формы
4.2 Запросы
4.3 Отчеты
4.4 Параметры запуска
4.5 Установка
4.6 Настройка параметров
4.7 Обучение персонала
Вывод
5. Оценка проекта
Заключение
Список используемой литературы
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Компьютер в настоящее время играет роль усилителя интеллектуальных возможностей человека и общества в целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации. Появление и развитие компьютеров и компьютерных программ - это необходимая составляющая для автоматизирования определенных процессов на предприятии. Автоматизация на базе внедрения компьютерных технологий является реакцией общества на потребность в существенном увеличении производительности труда.
Тенденция к информатизации наблюдается сейчас практически везде: в образовательных учреждениях; в средствах массовой информации; в правительственных организациях; в различные развлекательных заведениях; в промышленности; в оборонно-промышленном комплексе; в научно-исследовательской деятельности; в средствах телекоммуникаций; в строительстве; в освоение водных, космических, подземных просторов Земли и во многих других сферах деятельности человечества.
Применение в жизни современных технологий позволяет существенно снизить затраты и повысить прибыль. По тому, как руководитель построит развитие своей организации можно судить о том, будет ли в дальнейшем организация процветать, используя новейшие разработки и максимально оптимизируя производственный процесс, или же товары и услуги его будут неконкурентоспособны на рынке из-за высокой себестоимости. Продвижение данного направления исследований вызвано потребностью различных сфер производства и услуг в связи с их интенсивной формой развития, то есть улучшения качества и снижения стоимости за счет применения новейшей технологии производства.
программный база персонал библиотека
Microsoft Access объединяет сведения из
разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и
отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на
вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать
отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.
Прежде чем приступать к разработке программного продукта, следует изучить его тематику, основные положения и особенности. Также необходимым условием выполнения работы является определение сущностей и подсущностей курсовой работы.
Актуальность темы заключается в том, что программный продукт может быть использован в библиотеках как учебных заведений, так и частных лиц. Данная программа рассчитана не на профессионального работника, хорошо знающего компьютер, а на обычного пользователя. Разработанная база по учету книг в библиотеке предлагает пользователю:
· простой - интуитивно понятный интерфейс;
· запуск с любой машины со слабыми системными требованиями;
· высокая отказоустойчивость, за счет использования при разработке программы от компании Microsoft Access 2003.
Целью моего проекта является сбор исходной информации о работниках библиотеки, читателях, а также предметах библиотеки, используемых читателями.
Основные задачи, поставленные в ходе разработки программного продукта:
· осуществить полнофункциональный учёт работающих в библиотеке людей и читателей;
· иметь удобный, интуитивно понятный интерфейс пользователя, т.е. создать систему всплывающих сообщений и систему помощи;
· наглядно предоставить отчётность обо всех экземплярах, которые есть в библиотеке, а также выданные на руки;
· разработать документацию по созданному программному продукту.
Все эти задачи рассматриваются в разделах курсовой работы.
Чтобы реализовать проект требуется хорошо знать, как проектируются программные продукты, либо изучить аналогичные, по анализу которых возможно выработать оптимальный план. Для использования первого метода разработки необходимы знания высокого уровня и практика в этой области, поэтому курсовая работа разрабатывалась на анализе подобных продуктов и программных средств, при помощи которых создавался продукт.
Проанализировав большинство программных продуктов, выявилось, что они слишком сложны в использовании, и не имеют широкий охват пользователей с различными способностями к освоению. Также те программы не подходят по стоимости, зачем переплачивать, за что-то неподходящее, когда можно взять дешевле и проще. Данная база данных разрабатывалась для узкой направленности библиотеки, например: библиотека колледжа, школы или библиотеки, посвященной определенному человеку. За счет этого больше времени при разработке уделялось функциональным особенностям и интерфейсу проекта. Такие базы легки в освоение и в них содержатся меньше критических ошибок, что обеспечивает дополнительную безотказность в работе.
После того, как был выбран метод реализации, следует перейти к этапу выделения сущностей проекта. В моей базе данных это "Читатель", "Библиотекарь" и "Издание". Проанализировав, какие подсущности будут содержать основные, можно сформировать схему данных проекта, а также информацию, содержащуюся в них.
Программный продукт будет работать с данными:
. Работники библиотеки. В этих таблицах будут храниться сведения по каждому работнику, т.е. прежде чем внести данные о сотруднике, ему будет присвоен уникальный номер, идентифицирующий его. Благодаря этому появляется возможность создания дочерних таблиц, связь с ними будет происходить по таким номерам. Например, главной таблице через ее идентифицирующий номер мы сможем привязывать к сотруднику его паспортные данные, средства связи, должность и пр.
2. Посетители библиотеки. По структуре все почти также как и в предыдущем пункте, за исключением полей должности, окладе, приеме на работу и пр.
. Издания, хранящиеся в библиотеке. Эти данные так же имеют зависимую связь через идентификационное поле, но только теперь это а "ID экземпляра".
Весь проект разбивается на модули:
· учет книг в библиотеке;
· ведение списков работников и посетителей библиотеки;
· личные сведения о сотрудниках и посетителях библиотеки;
· справочная система.
Модуль учета книг в библиотеке выделен для сведений о экземпляре, название, автор, количество страниц и пр. Модуль ведения списков работников и посетителей библиотеки содержит данные сотрудника/посетителя о фамилии, имени, отчестве, даты рождения и пола - данные поля являются обязательными для заполнения и каждое из них настроено для хранения своего типа данных, например, поле "даты рождения - является дата/время, а "Фамилия" - текстовым с ограничением символов - 25. Сведения о месте работы, паспортные данные, проживании, месте работы, увольнении (касается только сотрудников) содержит подмодуль о личных сведениях сотрудников/посетителей библиотеки. Место проживания в данном модуле содержит сложную совокупность таблиц: "Список улиц", "Список типов улиц", "Список почтовых отделений", "Список населенных пунктов и регионов", "Тип населенного пункта", "Список административных единиц", "Типы административных единиц", "Регион", "Список типов регионов", "Список стран".
Модуль справочной системы содержит в себе необходимые справочные сведения в виде всплывающих подсказок или выносок с пояснениями на полях формы.
После завершения этапа сбора и анализа необходимых данных следует выбрать программное обеспечение для разработки проекта. В качестве системы управления базами данных (СУБД) был выбран продукт от компании Microsoft - Access 2003, который поставляется со стандартным набором MS Office 2003.
База данных в Access 2003 представляет собой единый объект, который объединяет таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и позволяет хранить их в едином дисковом файле.
Реляционная база данных состоит из взаимосвязанных нормализованных таблиц. За счет нормализации обеспечивается отсутствие дублирования данных во взаимосвязанных таблицах и соответственно минимизируется объем сохраняемых данных, а структура связей между таблицами называется схемой данных. Схема данных является не только графическим образом базы данных, но и используется в СУБД MS Access в процессе работы с базой данных
Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД являются запросы. Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению.
Формы - специальные средства для обработки данных. Любая форма, с помощью которой вы хотите просматривать, вводить или редактировать записи таблиц базы данных, должна быть предварительно сконструирована. При этом определяется, из каких таблиц нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы, служащие для ее оформления, будут использоваться - линии, поясняющий текст, рисунки.
Средства Microsoft Office Access 2003 по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа.
Также в данной программной среде имеется технология подключения драйверов для поддержки неизвестных форматов реляционных баз данных.
Разрабатываемый проект базы данных должен обладать характеристиками:
· работать под управлением ОС Windows 98/NT/2000/XP/Server 2003/ Vista;
· иметь доступный и простой интерфейс пользователя;
· обеспечивать такие функции как: вывод интересующей информации о посетителях, сотрудниках и изданиях библиотеки, обеспечивать запросы пользователей и хранить непосредственно саму базу данных.
Требования к составу и параметрам технических средств:
· компьютер с процессором Intel Pentium IV 2000 Mhz или совместимым;
· оперативная память не менее 256 Mb;
· жёсткий диск объёмом не менее 40 Gb;
· установленная ОС Windows 98/NT/2000/XP/Vista;
· монитор VGA;
Для успешного создания работоспособной, отказоустойчивой и
удобной информационной системы необходимо тщательное изучение предметной
области, сбор исходных данных, их анализ и правильное структурирование. Это
является важнейшим этапом при создании любой информационной системы. На основе
обозначенных целей и задач курсового проекта можно отметить, что создание
реляционной базы данных является сложным и долговременным процессом, однако,
чем тщательнее проработана структура базы данных, тем легче создать программный
продукт. Разработка проекта требует от своего хозяина тщательного планирования
всех своих действий. Сбор исходных данных является важнейшим этапом разработки
любой БД.
После того как собраны все исходные данные, определены сущности проекта, можно начать разработку единой структурированности данных при помощи СУБД.
Курсовая работа состоит из тридцати девяти таблиц, они связаны между собой по особенности работы базы данных. Для обеспечения целостности данных, следует учитывать все аспекты при создании таблиц и их связывании. Каждая таблица содержит ключевое поле, которое помечается индексом "ID". Если эта таблица имеет связь с другой или несколькими таблицами, то в имени поля прописан индекс "Id".
· Курсовой проект содержит в себе три основные таблицы: "Список сотрудников библиотеки", "Список читателей" и "Список изданий". Таблица "список сотрудников библиотеки" содержит в себе все сведения о библиотекаре. Главная таблица имеет связи с дочерними таблицами, для обеспечения целостности данных. К таким таблицам относятся:
· "Список полов" - содержит данные о поле работника, в основном ее значения будут использоваться для того, чтобы из развертывающего списка можно было выбрать наименование.
· "Адрес работника" позволяет хранить данные о месте проживания работника.
· "Средства связи" и "Наименование типа средства связи" - эта пара таблиц отвечает за контактные сведения с работником, причем, вторая таблица служит в качестве дополнения к первой.
· "Прием на работу" и "Список должностей" - эта пара таблиц отвечает за содержание данных о должности работника, количеству ставок, дата принятия и увольнения с рабочего места, а также причину увольнения.
Таблица "Адрес работника" является главной для формирования места проживания работника. "Список улиц" - содержит в себе все данные об улицах. "Список типов улиц" - содержит данные о типах улиц, которые в основном будут использоваться в качестве подстановки, в поле со списком. "Список почтовых отделений" - содержит данные по почтовым отделениям. "Список населенных пунктов" - содержит данные о населенных пунктах и телефонных кодов. "Типы населенных пунктов" - содержит данные по типам населенных пунктов, которые в основном будут использоваться в качестве подстановки, в поле со списком. "Список административных единиц" - содержит данные по всем административным единицам. "Регион" - содержит данные по регионам. "Список типов регионов" - содержит данные по типам регионов.
Таблица "Список изданий" - хранит в себе данные об издание, его названии, дате создания, авторе, иллюстрациях, количестве страниц, жанре и разделе литературы. Эта таблица является главной и содержит ряд связных таблиц:
· "Список разделов литературы" включает в себя данные о наименовании раздела литературы "Список типов жанров" содержит наименование жанра;
· "Список типов издания" содержит наименования изданий
Детальное разбиение базы данных на отдельные модули по функциональным особенностям помогает лучше разобраться в предполагаемой работе. Таблицы требуются для детального отображения отношений между данными и обеспечивают прямую возможности взаимодействия с базой. Реальные базы данных гораздо сложнее и процесс проектирования, и получения отчётов, создание формы и запросы, намного отличается от этого учебного программного продукта, разрабатываемого мной. Для создания информационной системы одних таблиц недостаточно, помимо них нужно много чего создать и доработать, ведь от того, как распределены данные по таблицам, зависит эффективность работы всего программного продукта.
Базы данных, требуют соблюдения ряда дополнительных
требований по сравнению с другими программными продуктами. Прежде всего, это
обеспечение целостности данных, и в то же время, не избыточности их. В
простейших случаях современные средства проектирования позволяют создать
небольшие системы, основываясь только на общих принципах построения реляционных
баз данных. Полноценное планирование разработки программного продукта обеспечивает
сто процентный успех в разработке базы.