Материал: Разработка программы для автоматизации работы магазина спортивной одежды

Рисунок 7 - Декомпозиция процесса подтверждения получения поставки

Рисунок 8 - Декомпозиция процесса сортировки товара

2.5 Декомпозиция процесса «Настроить систему скидок»

Процессом настройки системы скидок (Рисунок 9) занимается директор. Для этого ему необходимо выбрать товар и определить для него критерии, по которым будет установлена скидка. Это может быть падение спроса на определенный товар, предстоящая смена сезона т.д. После этого директор устанавливает процент от стоимости товара, по которому будет рассчитываться размер скидки, и подтверждает изменения.

Рисунок 9 - Декомпозиция процесса настройки скидок

2.6 Декомпозиция процесса «Оформить заказ»

Процессом оформления заказа (Рисунок 10) занимаются продавцы-консультанты. Их функции регламентируются трудовым договором. Получив данные о товаре от клиента, продавец-консультант проверяет наличие его на складе. Если товар отсутствует, то клиент может оставить свою заявку на необходимый ему товар. Для этого продавец-консультант заносит данные о заказе в БД ИС, после чего ожидается приход этого товара.

Для объяснения, какие данные необходимы для оформления заказа, декомпозируем процесс ввода данных о заказе. Рисунок 11 показывает, что для выполнения этого процесса заносятся данные о товаре и его количестве, а также данные об обслуживаемом клиенте.

Ожидание прихода товара, как показано на рисунке 12, совершается товароведом. Когда он подтверждает получение поставки, то ИС автоматически отсылает на электронную почту клиенту подтверждение о том, что товар теперь имеется в наличии.

Рисунок 10 - Декомпозиция процесса оформления заказа

Рисунок 11 - Декомпозиция процесса ввода данных о заказе

Рисунок 12 - Декомпозиция процесса ожидания товара

2.7 Декомпозиция процесса «Продать товар»

Процессом продажи товара (Рисунок 13) занимаются продавцы (кассиры). Для этого продавец заносит данные ИС о продаваемом товаре (с помощью сканера штрих-кода или вручную) и подтверждает операцию, после чего получает оплату от клиента и выдает ему чек о покупке товара. Вместе с чеком продавцу необходимо выдать гарантийный талон на товар, который формируется автоматически или оформляется им вручную. Если покупка имеет внушительные размеры, то продавцу необходимо обговорить с клиентом условия доставки товара до нужного места и оформить ее.

Декомпозиции оформления доставки представлена на рисунке 14. Для совершения этой операции продавцу необходимо дополнить уже имеющуюся информацию о проданном товаре данными о клиенте, то есть ввести их вручную или выбрать из БД, после чего подтвердить оформление.

Рисунок 13 - Декомпозиция процесса продажи товара

Рисунок 14 - Декомпозиция процесса оформления доставки

2.8 Декомпозиция процесса «Перераспределить товар»

Процессом перераспределения товара (Рисунок 15) занимается администратор торгового зала на основании трудового договора. ИС оповещает администратора ТЗ о предстоящей смене сезона, после чего он определяет список товаров, которые необходимо заменить и отправить обратно на склад, и список тех товаров, которые нужно выставить на витрины.

Рисунок 15 - Декомпозиция процесса перераспределения товара

2.9 Декомпозиция процесса «Оформить замену товара»

Процессом оформления замены товара (Рисунок 16) также занимается администратор торгового зала. Если клиент обнаружил наличие брака в купленном товаре, то он, согласно закону «О защите прав потребителей», может обратиться к администратору ТЗ с просьбой о замене его товара на аналогичный качественный или на деньги. Администратор с помощью ИС вводит данные гарантийного талона и определяет критерии замены товара. На рисунке 17 при декомпозиции ввода данных о замене видно, что этими критериями является факт о замене товара на другой либо факт возврата денег. После проделанных операций администратор подтверждает все введенные данные и обслуживает клиента по этому вопросу.

Рисунок 16 - Декомпозиция процесса оформления замены товара

Рисунок 17 - Декомпозиция процесса ввода данных о замене товара

3. ЭТАП АНАЛИЗА

3.1 Организационная структура магазина

Организационная структура магазина спорттоваров (Рисунок 18) состоит главного управленца - директора магазина, двух отделов: бухгалтерии и кадров, а также отдельных сотрудников, а именно администратора торгового зала, товароведа, продавцов (кассиров) и продавцов-консультантов.

Рисунок 18 - Организационная структура магазина

Директор магазина имеет следующие обязанности:

1.  Обеспечивает и ведет контроль над сохранением требований, установленных и предъявляемых государством к предприятиям розничной торговли.

2.      Получает лицензии, оформляет соответствующие разрешения и иные документы, в том числе сертификаты соответствия и гигиенические заключения на продукцию, с целью информирования покупателей.

.        Соответствующим оформлением витрин, стеллажей и другой выставочной мебели, информирует покупателей о характеристиках, производителе, стоимости и иных спецификах продукции.

.        Контролирует и обеспечивает наличие и работоспособность оборудования, техники и мебели для необходимого, безопасного и должного хранения продукции на складах и выставочных залах.

.        Создает и поддерживает надлежащие условия по организации торгового обслуживания и пространства в торговом зале.

.        Организует, планирует, координирует и анализирует деятельность работы магазина.

.        Осуществляет контроль и способствует рациональному использованию вверенных финансовых, материальных и трудовых затрат.

.        Анализирует ход и результаты реализации продукции, разрабатывает и проводит мероприятия по улучшению качества торгового процесса и мотивации сотрудников.

.        Договаривается и связывается с поставщиками о заказах продукции.

.        Оформляет и ведет всю необходимую в ходе поставок и продаж документацию.

.        Контролирует и организует учет товарно-материальных ценностей магазина, составляет и предоставляет начальству отчеты о продажах.

.        Принимает решения о назначении и/или освобождении от занимаемых должностей сотрудников магазина, а так же применяет меры поощрения и наложения взыскания на сотрудников.

.        Руководит сотрудниками магазина.

Товаровед выполняет следующие должностные обязанности:

1.  Определяет требования к товарам, а также соответствие их качества стандартам, техническим условиям, заключенным договорам и другим нормативным документам.

2.      Осуществляет контроль за поступлением товаров.

.        Принимает участие в подготовке данных для составления претензий на поставки некачественных товаров и ответов на претензии заказчиков.

.        Контролирует наличие товаров на складе.

.        Осуществляет связь с поставщиками и потребителями и оформляет документы на отгрузку и получение товаров в соответствии с утвержденными планами.

.        Ведет оперативный учет поступления и реализации товаров.

.        В необходимых случаях ведет розыск непоступивших грузов.

.        Участвует в проведении инвентаризаций.

.        Осуществляет контроль за соблюдением правил хранения товаров на складах, подготовкой товаров к продаже.

Администратор торгового зала выполняет такие функции:

1.  Осуществляет руководство персоналом торгового зала (продавцами, продавцами-консультантами, кассирами).

2.      Подготавливает и передает заказ на подачу товаров с мест хранения.

.        Организует подачу товаров в торговый зал и руководство работой по выкладке товаров.

.        Ведет оперативный учет остатков товаров в торговом зале.

.        Осуществляет управление запасами товаров в торговом зале и ассортиментом товаров.

.        Осуществляет контроль над наличием ценников на товарах.

.        Принимает меры по разрешению конфликтных ситуаций с покупателями.

.        Информирует руководство торгового предприятия о недостатках в обслуживании покупателей.

.        Анализирует результаты работы торгового зала.

.        Обслуживает операции возврата, списания, переоценки и резервирования товаров.

Отдел кадров осуществляет работу по подбору и расстановке кадров, учету личного состава и ведению кадровой документации, контролю соблюдения дисциплины труда, по повышению квалификации работников, а также проводит аттестацию кадров, формирует кадровый резерв, контролирует соблюдение трудовых и социальных прав работников. В отделе кадров работает 2 человека.

Отдел бухгалтерии занимается достоверной и рациональной организацией бухгалтерского учета, отвечающего требованиям оперативного руководства компанией, и строгое соблюдение установленного правила ведения учета. Также осуществляет внедрение передовых форм и методов бухгалтерского учета на основе широкого применения вычислительной техники, организацию учета основных фондов, сырья, материалов, топлива, денежных средств и других ценностей компании, исполнение смет расходов, организацию расчетов по заработной плате с работниками компании, составление отчетных калькуляций себестоимости продукции, балансов и бухгалтерской отчетности. Отдел бухгалтерии состоит из трех человек: двух бухгалтеров и главного бухгалтера.

В магазине работают 2 продавца (кассира). Они выполняют следующие обязанности:

1.  Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

2.      Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.

.        Принимает все меры для обеспечения сохранности вверенных ему денежных средств и ценных бумаг и предотвращения ущерба.

Количество продавцов-консультантов в штате магазина составляет 3 человека. В функциональные обязанности продавцов-консультантов входит:

1.  Умение грамотно вести переговоры на любом уровне и преодолевать какие-либо возражения.

2.      Вежливость, доброжелательность, внимание к покупателям и к своим коллегам.

.        Создание для потребителей всех необходимых условий для ознакомления и подбора товаров, контроль над правилами торговли.

.        Обслуживание покупателей в соответствии с технологией продаж, консультирование потребителей по свойствам и качеству товаров, их назначению, правилах пользования и ухода, эксплуатационным срокам, подсчет итоговой стоимости покупки, ее упаковка, обмен товаров.

.        Умение предложить альтернативный товар взамен отсутствующему продукту.

.        Предотвращение порчи и хищение товара посторонними лицами.

.        Предпродажная подготовка товара.

.