Введение
Широкий спектр возможностей, который предоставляют современные технологии баз данных, в совокупности с развитыми инструментальными средствами разработки приложений, создают предпосылки для использования программных комплексов на основе технологии баз данных в области учета торговых операций.
В настоящее время существует большое количество программных продуктов для автоматизации учета операции в оптовой и розничной торговле. Основным недостатком использования коммерческого программного обеспечения является высокая стоимость программы и большие финансовые затраты на обслуживание программных продуктов.
Большинство коммерческих реализаций программного обеспечения не позволяют учитывать специфику деятельности каждой конкретной организации лишь частично, - они представляют собой системы, базирующиеся на общих правилах ведения бухгалтерского и логистики. Все специфические особенности учета реализации продовольственной продукции, характерные для ИП Быкова Л.Ф., пользователям необходимо реализовать самостоятельно, или привлекать дополнительных специалистов. Поэтому разработка информационной подсистемы учета закупок и реализации продовольственной продукции для ИП Быкова Л.Ф., учитывающей специфику деятельности торгового предприятия в области реализации продуктов питания, является актуальной задачей.
Для реализации информационной подсистемы потребовалось создание двух основных компонентов: создание базы данных и пользовательского приложения, использование которого позволит максимально приблизить процесс работы с базой данных к ведению учета закупок и реализации продовольственной продукции в терминах предметной области. Программный продукт должен обеспечивать высокую оперативность учета торговых операций, а также возможность полного и непротиворечивого отображения процессов и объектов в сфере закупок продовольствия.
В первом разделе пояснительной записки приводятся материалы предпроектного обследования ИП Быкова Л.Ф.: производится анализ организационной структуры, функциональной структуры, системы документооборота. В данном разделе формулируются задачи проектирования информационной подсистемы в виде технического задания.
Второй раздел пояснительной записки отражает процесс разработки программного обеспечения: информационного хранилища (базы данных) и клиентского приложения (графического Windows-ориентированного приложения для работы с базой данных). Раздел содержит поэтапное описание создания реляционной базы данных в среде Microsoft SQL Server 2005. Разработка объектно-ориентированного приложения осуществляется с использованием интегрированной среды разработки Microsoft Visual Studio 2005 Express Edition.
В третьем разделе пояснительной записки производится документирование программного продукта: описывается назначение и логическая структура программного продукта, требования к техническому и программному обеспечению, приводится инструкция пользователя по работе с программой.
Четвертый раздел содержит технико-экономическое обоснование проекта информационной подсистемы учета закупок и реализации продовольственной продукции для ИП Быкова Л.Ф. Приводятся основные технико-экономические показатели проекта, обосновывается целесообразность и экономическая эффективность, достигаемые в результате внедрения программного обеспечения.
В пятом разделе рассмотрены вопросы безопасности при работе с ЭВМ,
проведена оценка пожаробезопасности помещения ИП Быкова Л.Ф.
1. Результаты предпроектного обследования ИП Быкова Л.Ф. Формулировка задач проектирования
.1 Результаты предпроектного обследования ИП Быкова Л.Ф.
.1.1 Общая характеристика ИП Быкова Л.Ф.
Индивидуальный предприниматель Быкова Л.Ф. (ИП Быкова Л.Ф.) является субъектом предпринимательской деятельности и действует с 20 июня 2006 года на основании свидетельства о государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности. Предпринимательская деятельность осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации (РФ), Гражданским кодексом РФ, законодательными актами, регламентирующими предпринимательскую деятельность граждан РФ.
Деятельность ИП Быкова Л.Ф. является:
самостоятельной;
инициативной;
систематической;
деятельностью на собственный риск;
деятельностью по выполнению работ, предоставлению услуг и занятию торговлей;
деятельностью с целью получения прибыли.
Физическое лицо (Быкова Л.Ф.) осуществляет предпринимательскую деятельность, являясь собственником результатов своей деятельности, отвечает по обязательствам, принятым на себя в результате такой деятельности, всем своим имуществом, на которое в соответствии с законом может быть наложено взыскание по требованию кредиторов.
Основная деятельность ИП Быкова Л.Ф. заключается в осуществлении оптовой и розничной торговли продуктами питания, табачными и ликероводочными изделиями. Коммерческая деятельность осуществляется на основании разрешающих лицензий государственной налоговой службы РФ.
На протяжении двух лет индивидуальный предприниматель Быкова Л.Ф. осуществляет успешную деятельность на рынке Ставропольского края. В настоящее время ИП Быкова Л.Ф. располагает торговыми объектами в Ставрополе, Невинномысске, Пятигорске, Ессентуках, среди которых: восемь магазинов, двенадцать арендуемых торговых площадок (общая площадь 512 квадратных метров) и три складских помещения (общая площадь 185 квадратных метров). Товарная номенклатура: товары продовольственной группы - 516 наименований; табачные изделия - 32 наименования; ликероводочная продукция - 51 наименование.
Основными видами деятельности ИП Быкова Л.Ф. являются:
1. Коммерческая:
1.1 Оптовые закупки продовольствия у производителей и поставщиков Ставропольского и Краснодарского краев.
1.2 Оптовые закупки табачных изделий у поставщиков Ставропольского края и Южного Федерального округа.
.3 Оптовые закупки ликероводочной продукции у поставщиков Южного Федерального округа.
2. Маркетинговая:
.1 Содержание сети розничных торговых павильонов, расположенных на территории крупных городов Ставропольского края (Ставрополь, Невинномысск, Пятигорск, Ессентуки).
2.2 Поддержание широкого ассортимента товаров в магазинах розничной сети и обеспечение высокого качества обслуживания потребителей.
.3 Планирование розничной сети, постройка магазинов, аренда торговых площадей с целью увеличения товарооборота, повышения информированности потребителей.
.4 Реализация рекламных компаний.
3. Менеджмент:
.1 Покрытие материальных затрат.
3.2 Покрытие затрат на оплату работы.
.3 Выплаты процентов по кредитам банков.
.4 Планирование распределения чистой прибыли и покрытия убытков предпринимательской деятельности.
Частный предприниматель обладает правом нанимать работников в
соответствии с действующим трудовым законодательством. Под руководством ИП
Быкова Л.Ф. работает 32 сотрудника на постоянной основе и 23 наемных работника
с сезонным и повременным графиком.
1.1.2 Организационно-управленческая структура ИП Быкова Л.Ф.
Для анализа управленческой структуры предприятия необходимо рассмотреть организационно-управленческую структуру ИП Быкова Л.Ф. Несмотря на простоту правовой формы частного предпринимателя как субъекта экономической деятельности, ИП Быкова Л.Ф. имеет сложную управленческую структуру, что обусловлено непрерывным расширением торговой деятельности частного предпринимателя.
Среди структурных элементов управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. можно выделить элементы, относящиеся к стратегическому, тактическому и оперативному уровням управления. В организационной структуре ИП Быкова Л.Ф. выделены отделы и определены отношения подчиненности между структурными элементами организационной структуры. Схема организационно-управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. представлена на рисунке А.1. На данном рисунке представлена обобщенная схема, отражающая общую концепцию построения организационно-управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. Данная схема не отображает всех управленческих связей, существующих в рамках ИП Быкова Л.Ф., поэтому нуждается в дальнейшей декомпозиции и детальном рассмотрении. Несмотря на простую правовую форму ИП Быкова Л.Ф., в организационной структуре данного экономического субъекта присутствуют элементы, присущие большинству торговых предприятий различных форм собственности, независимо от характера производимого продукта: отдел кадров, бухгалтерия, отдел маркетинга. На рисунке А.1 указаны элементы организационно-управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. Наряду с подразделениями, обеспечивающими функционирование ИП Быкова Л.Ф. и осуществляющими управление, в организационную структуру входят специфические элементы, отражающие торговую направленность предприятия, - склады, магазины, транспортные цеха.
В соответствие с выявленной иерархией (рисунки А.1), основными элементами организационной структуры являются:
1. Директор ИП Быкова Л.Ф. Выполняет функции руководителя, отдает распоряжения, решает все организационные вопросы, осуществляет контроль выполнения распоряжений, несет ответственность всем своим имуществом по обязательствам.
2. Заместитель директора ИП Быкова Л.Ф. по общим вопросам. Подчиняется непосредственно руководителю организации. Назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством. Заключает трудовой договор непосредственно с индивидуальным предпринимателем.
. Главный бухгалтер. Назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке. Заключает трудовой договор непосредственно с индивидуальным предпринимателем. Подчиняется непосредственно руководителю. Несет ответственность за все финансовые операции, учитывает их в соответствии с действующим законодательством, отвечает за предоставление отчетности в налоговые, государственные и прочие органы. Главный бухгалтер ведет «Книгу учета доходов и расходов предпринимателя», проводит работу с поставщиками, изучая договора поставок продуктов питания, ликероводочных и табачных изделий, ведет «Книгу приобретения товаров», «Книгу продажи товаров», заполняет декларации о доходах и налогах на добавленную стоимость, «Книгу учета расчетных операций» (расчетно-кассовые чеки).
. Заместитель главного бухгалтера. Составляет отчеты в Пенсионный фонд, Центр Занятости, а также полный перечень отчетов, предоставляемых в отделение налоговой инспекции.
. Начальник отдела маркетинга. Подписывает договор с индивидуальным предпринимателем. Совместно с директором разрабатывает маркетинговые стратегии, контролирует выполнения плана маркетинговых мероприятий.
. Начальник отдела кадров. Совместно с частным предпринимателем формирует кадровую политику. Осуществляет кадровый учет в соответствии с трудовым законодательством РФ.
На рисунке А.1 также представлены структурные элементы ИП Быкова Л.Ф., непосредственно задействованные в торговле продуктами питания:
1. Заведующий экспедицией. Осуществляет поездки по юридическим адресам поставщиков, берет образцы типовых договоров, наименования продукции и сертификаты качества и отдает на утверждение директору. Комплектует партии поставок. Координирует маршруты доставки продовольственных товаров.
2. Шофер-экспедитор. Отвечает за поставку товара в соответствии с документацией, разработанной и оформленной заведующим экспедицией.
. Товаровед. Осуществляет контроль поступающих товаров в соответствии с заключенными договорами. Проверяет состав партии и качество товара.
. Экономист по ценам. Проверяет цены поставок и продаж в соответствии с договорами. Совместно с директором принимает решения об изменении цен. Совместно с главным бухгалтером осуществляет контроль финансовой документации.
. Начальник транспортного отдела. Отвечает за техническое состояние автомобильного парка. В распоряжении ИП Быкова Л.Ф. имеется два легковых и семь малотоннажных грузовых автомобилей.
. Начальник отдела поставок. Является менеджером по закупкам. Формирует базу поставщиков, организует поиск новых поставщиков, Совместно с экономистом по ценам принимает решения о целесообразности закупок. Отвечает за пополнение товарного ассортимента и наличие товаров на складах.
. Начальник отдела логистики. Координирует работу сети складов, отдела поставок и отдела реализации, несет ответственность за распределение товаров в складской сети. Формирует отчеты о недостатке и избытках товаров.
. Начальник отдела продаж (главный менеджер по продажам). Формирует клиентскую базу для обеспечения непрерывных оптовых продаж, отвечает за пополнение товарных запасов в пунктах реализации продовольственных товаров. Совместно с начальником отдела логистики разрабатывает графики поставок товаров со складов в магазины, формирует отчеты о просроченных товарах.
Оперативный уровень организационной структуры ИП Быкова Л.Ф. представлен следующими элементами:
1. Отдел поставок. Объединяет менеджеров различной специализации, непосредственно задействованных в процессах поставки продуктов питания в магазины и на склады предприятия.
2. Склады. Объединяет работников (постоянных и временных), обслуживающих складские помещения, осуществляющих погрузку товаров.
. Транспортный отдел. Сотрудники, обслуживающие транспортные средства ИП Быкова Л.Ф. В отделе работают слесари, механики и прочие работники технической специализации на постоянной и временной основе.
. Отдел продаж. Объединяет сотрудников (менеджеров по продажам), занятых непосредственно в продажах продуктов питания. В данном отделе выделяют два направления: оптовые и розничные продажи. В данном отделе числятся продавцы магазинов.
.1.3 Функциональная структура ИП Быкова Л.Ф.
Рассмотрение организационной структуры ИП Быкова Л.Ф. является недостаточным для выявления особенностей функционирования торгового предприятия. Для более детального анализа управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. необходимо рассмотреть его функциональную структуру. Для хозяйствующего субъекта - индивидуального предпринимателя Быкова Л.Ф. характерна простая управленческая структура, так как данная форма ведения бизнеса представляет физическое лицо с правом осуществления экономической деятельности с целью извлечения прибыли. Функциональная структура, характерная для частного предпринимательства, может быть достаточно сложной, так как сфера деятельности хозяйствующего субъекта может быть обширной. Для детального рассмотрения функций, присущих системе управления Быкова Л.Ф., необходимо провести декомпозицию предприятия по функциональному признаку.
Каждая из функциональных сфер, характерных для ИП Быкова Л.Ф., объединяет
ряд процессов. В таблице 1.1 представлены функциональные подсистемы и процессы
в них протекающие.