Все инструкции и документы посольства были строго секретными, о чем послу также напоминали в память о непредвиденных обстоятельствах: "Нечто по грехом, принеможет, да будет добро болен и не почает себе, что ему живу не быти. А которые с ним списки грамотные и памяти и иные списки изтеряти" (1515 г.). Предполагаемые вопросы выступали именно тем типом источников, при помощи которого Посольский приказ пытался решать проблему недостатка информации своего уровня. Количество гипотетических вопросов и размеры наказов зависели от важности посольств и времени их создания, поэтому краткие наказы начала конца XV и начала XVI века принимают многословную форму со второй половины XVI века.
Среди многочисленных указаний Посольского приказа, которые, согласно "памяти", были предписаны послу для его действий за границей, в начале XVI века появляется обязательный наказ сбора информации о взаимоотношениях между правителями государств, а со второй половины XVI века содержание воспоминаний становится более подробным, и их называют "наказными" (1570-1577 гг.).
Во время встречи иностранных дипломатов российские судебные приставы по дороге в Москву переписывались с Посольским орденом. В данных случаях "память" часто содержит информацию о церемонии послов.
В ответ на "памяти" Посольский приказ поступали так называемые "отписки" от местных дипломатов и воевод, с указанием о выполнении определённых заданий. В конце XV - начале XVI века "отписки" стали своего рода отчётным дипломатическим документом, а со второй половины XVI века данная функция заменяется "списками статей", а отписки становится оперативной и краткой информацией.
Посольский приказ готовил и более общие документы, которыми должны руководствоваться дипломаты во время исполнения посольства - "наказы" (инструкции), которые являлись самой важной частью документации почти всех посольств. Они подробно излагали задачи и цели посольства: поручения, порученные послу, его стандарты поведения и обязанности в чужой стране, а также содержали речи и ответы на возможные вопросы иностранцев. Кроме того, в "наказах" содержались инструкции по сбору информации о ситуации в государствах, куда направлялись послы, а также и в других соседних странах.
Наиболее тщательно разработанные "наказы" датируются временем, когда И.М. Висковатый исполнял обязанности главы Посольского приказа (после 1549 г.), а самым значительным по объёму (более 40 вероятных вопросов) стал "наказ" посольству князя И.М. Канбарову в Польшу (1571 г.) относительно возможности Ивана VI стать королём Польши. Посольства, во главе которых назначался боярин или князь, получали более подробные и детальнее инструкции, чем те, которые возглавлялись дворянином или детьми боярскими.
Чтобы успешно выполнить посольское поручение, необходимо было учитывать предыдущие дипломатические поездки в эту страну, поэтому при подготовке "наказов" использовались архивы Посольского приказа. Думный посольский дъяк просматривал и черновики "наказов".
Основными вопросами, которых опасалась Россия, и на которые Посольский приказ заранее готовил ответы, в XVI веке были: отношения с Османской империей, Астраханью, Казанью, военная помощь Москве со стороны Крымского ханства, определение границ с Великим княжеством Литовским и Польским королевством.
Наиболее частая и давно используемая формула, применявшаяся Посольским приказом для посольств во главе с князьями и боярами, была следующей: "Да, пытати. как ныне король (магистр, султан, хан): с Фердинантом чешским королем; с пруссаком; со шведским; с немцами из Ливонии; с угром; с Волошским; с турками; с польским; с Цезарем; с крымским.". В более или менее изменённой интерпретации данная формулировка использовалась более 50 лет.
Посольский приказ, как собственно, все правительство Москвы было заинтересовано в распространении положительной информации о своём государстве за рубежом.
В середине и во второй половине XVI века для приказа встало две жизненно важных проблемы: отношения между Литвой и Польшей - окажут ли литовцы военную помощь Польше или нет в войне с Москвой, и подчинённость или зависимость Валахии и Крыма к Османской империи, а международное положение в других частях Европы практически не привлекает внимание Посольского приказа. Внутренние и внешние проблемы перечисленных государств вызывали наибольшую заинтересованность, поэтому между приказом и посольствами в данных странах идёт оживлённая переписка, следуют многочисленные запросы и направляются отдельные посольства.
При исследовании международной политики очень важен не только анализ дипломатических документов, но и собственно процесса принятия внешнеполитических решений. Политические деятели Москвы XVI века постоянно сталкивались с недостатком требуемой информации, поэтому Посольский приказ докладывал Российскому государю и Боярской Думе специальную информацию по текущим событиям и своё общее понимание окружающего мира.
Совпадение текстов и повторяемость содержания "наказов" предполагаемых вопросов говорят не только о конкретном внимании Москвы к определённым международным проблемам, но и является выражением дипломатического этикета, так как церемониал, обычаи и традиции составляют неотъемлемую часть взаимоотношений и мировоззрения человека средних веков. Выбор стабильных стилистических формулировок в "наказах" определялся и литературным этикетом всей эпохи феодализма, ведь они явно присутствуют в посланиях, хронографах, летописях, воинских повестях и житийной литературе.
И поэтому требования этикета порождали появление различных ситуационных трафаретов и формул. Большинство составителей "наказов" - подьячие, дьяки и дьяки Посольского приказа никогда не были за рубежом, а основная их масса не присутствовали на дипломатических переговорах, поэтому они проектировали данную ситуацию, исходя из своих представлений о том, как она могла бы свершиться. Поэтому "наказы" дипломатам - это также источник о литературных способностях, духовном мире и сознании русских людей XVI века. Служащие приказа находили прецеденты в прошлом и подчиняли речи, чувства, думы, события действующих лиц дипломатических переговоров своим представлениям об иностранных дворах и заранее установленному чину.
В задачах Посольского приказа значилось и составление "росписи" (списка)"поминок" (даров), которые московские посольства преподносили главам государств и их приближенным. Традиция дипломатических даров имеет давнюю историю и особенно широко данный обычай практиковался среди тюрко-монгольских народов Евразии. Самые первые "росписи поминок" встречаются в посольских книгах от 1486 года по связям России с Крымом. Дары московских правителей восточным и западным ханам и государям по составу были различны: в Европу обычно отсылали меха - белок, горностаев, лисиц, но чаще всего - соболя (с указанием из стоимости), а также моржовая кость ("рыбий зуб"), и ловчие птицы - ястребы, соколы и кречеты, дорогая конская сбруя. Грузинским царям и персидским шахам дарили ценное оружие, а также охотничьих собак и живых диких зверей медведей, соболей и др.
Зарубежные подарки, как и отправляемые, также учитывались служащими Посольского приказа - из посольских книг можно узнать, что в качестве даров от восточных владык Московские государи получали расшитые золотом уздечки и седла, породистых лошадей, драгоценные камни, перстни с самоцветами, дорогие ткани (бархат и шелк), ковры и одежду. А вот подарки от западных правителей были не такими роскошными: английская королева Елизавета I подарила Ивану IV Грозному охотничьих собак, а имперский посол Н. Поппель преподнёс великой княгине Софье Палеолог, жене Ивана III, попугая в клетке.
В основном, среди подарков, вручаемых западными послами от имени своих владык, была серебряная и золотая посуда для питья, так как кубок символизировал нерушимость договора, подтверждаемый ритуальным распиванием вина из подарочной посуды. Помимо этого, внимание русского царя и его приближенных заинтересовывалось изделиями тонкой и причудливой работы, а именно: польский король Сигизмунд III Ваза подарил Борису Годунову рыцарские доспехи, шведский король Эрик XIV преподнёс Ивану Грозному драгоценную шпагу со вставленным в эфес пистолетом, а австрийский посол Н. Варкоч вручил царю Фёдору Иоанновичу кубок, выполненный в виде цапли.
Ко второй половине XVI века в сознании русского общества окончательно сформировалось представление о том, что денежные дары могут быть лишь "жалованьем" от сюзерена - вассалу, от государя - подданному, то есть от старшего - младшему и поэтому деньги среди подарков почти не встречаются. В качестве примера можно привести 1589 год, когда английский посол Д. Флетчер пытался преподнести золотые монеты царю Фёдору Иоанновичу, и такой подарок был с негодованием отвергнут.
"Росписи поминок" выступают источником, который отражает международные отношения между странами, так как они представляют собой политическое соотношение сил, показывая зависимость и характер даров от складывающихся межгосударственных отношений. Как пример - несмотря на активный обмен посольствами с королями Польскими и Великими князьями Литовскими Сигизмундом II и Стефаном Баторием, Иван IV даров им не отправлял, правда, и не получая ничего от них. Итогом сложившейся ситуации стало компромиссное решение: дипломаты обеих стран подносили подарки царю и королю не официальные, а как бы частные - "от самих себя". Тоже самое случилось и отношениях между Россией и Швецией - обмен дарами бы только от имени послов.
"Росписи" Посольского приказа конкретно распределяли подарки между главой государства и его окружением - "кому какой поминок дати" и подтверждали честность и правильность их распределения. Копии данных документов составляли отдельную группу под названием "отпуск" и хранились, естественно, в архиве Посольского приказа.
Двусторонняя связь между приказом и посольствами была отстроена довольно чётко: сначала она выражалась в вестях или донесениях с пути, а при обратном прибытии составлялся "статейный список" - основной отчётный документ, содержание которого излагалось по пунктам и статьям "наказа". Данный "список" являлся свидетельством людей, своими глазами видевших все события, произошедших во время как и дороги, так и пребывания за рубежом, фиксировали дипломатические перипетии времени и состояние международных дел. Статейные списки составлялись подьячими или дьяками "для письма", а потом правились главой посольства.
Основным источником информации о событиях за рубежом в XVI веке как раз и выступали "статейные списки", в которые вносились различные сведения, получаемые посольством по месту пребывания от путешественников, купцов, служилых людей, дипломатов, придворных и др., включающие в себя не только политические, но экономические знания. Все привезённые из-за границы и составленные посольством дома различные документы имели одно из определяющих значений для выработки внешнеполитического курса государства Российского.
Одной их главных отличительных черт донесений русских посольств была их фактографичность, они являлись собственно лишь не анализируемым перечнем событий (фактов), что определялось отсутствием у послов профессиональных навыков у русских дипломатов и послов глубоких традиций в международных отношениях.
Самое большое количество "постатейных списков" Посольского приказа приходится на вторую половину XVI века, когда формируется специальный вид дипломатического документа, в котором совмещаются рассказ посла о зарубежных странах, описание путешествия и отчёт о выполненном поручении.
Самым ранним из дошедших до нашего времени с упоминаемого времени "статейных списков" русского посла к Ивану IV Грозному является "список" от 1574 года за авторством К. Скобельцына, возглавлявшего посольство в Вену. Все время своей миссии посол вёл активную переписку с Посольским приказом, а сразу после обратного пересечения российской границы он отправил гонца с кратким отчётом о результатах посольской поездки, содержании ответной грамоты и времени возвращения.
Окончательно формуляр "статейных списков" оформляется к концу XVI века, когда в него включаются буквально все сведения о крупных международных событиях, происходящих в политической жизни, о которых знал посол.
После возвращения домой, в российскую столицу все документы посольства сдавались в Посольский приказ. Все документальные материалы, связанные с пребыванием дипломатов за рубежом, объединялась в группу "приезд", куда входили "статейные списки", а начинался каждый сформированный отчёт, как правило, с ответной грамоты.
После устного отчёта посла Московскому царю и посольскому думному дъяку, проводились "распросные речи", которые записывались. данные тексты представляют из себя свидетельства различных лиц (переводчика, подьячего, дьяка или посла), чаще всего касавшиеся поведения членов посольства, возможных или возникших конфликтов между ними, а также деталей проведённых переговоров. Данный "распрос" проводили думный дъяк и его товарищ. Тексты распросных речей, в основном, относятся ко второй половине XVI века, они выступали своего рода дополнением "статейного списка" и завершали собой посольскую документацию группы "приезд".
6. Международный церемониал и документация иностранных посольств
Вся деятельность Посольского приказа в границах России (впрочем, как за ее пределами) была направлена на создание и поддержание положительной репутации Московского государя, что приказ старательно, правда не всегда успешно (особенно при Иване Грозном) выполнял.