Содержание
Введение
Глава 1. Учет документов архивов РФ
.1 Понятие и правовые основы учета документов
.2 Организация учета простых и особо ценных документов
Глава 2. Специальные средства хранения и перемещения документов и их сохранность
.1 Порядок выдачи дел из хранилища и поверка их наличия
.2 Обеспечение сохранности архивных документов
Глава 3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение
Заключение
Список литературы
Введение
Документы являются основой деятельности всех организаций. Влияние различных факторов на архивные документы приводит со временем к их разрушению. Массовым разрушением документов, находящихся на хранении архивных фондов обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности архивных документов.
Главная цель сохранности - это снижение неблагоприятных факторов, которые воздействуют на документы. В разных странах мира для того, чтобы обеспечить сохранность документов на бумажных носителях, ведется интенсивный поиск современных технологий.
В настоящее время во все архивы нашей страны отдано на сохранность большое количество документов, которые свидетельствуют о различной деятельности людей. Продление долговечности документа является главной задачей для работников архива. Также о важности этой проблемы говорят различные нормативно-правовые и методические документы.
Обеспечение сохранности документов является основной функцией всех архивов. Это совокупность работ, которая одинакова не только для государственных архивов, но и для ведомственных. Создание благоприятных условий для сохранности документов; выявление особо ценных и уникальных документов, создание на них страхового фонда; размещение документов в помещении и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; проверка наличия и состояния документов, их учет; обеспечение физико-химической сохранности документов - весь этот комплекс работ должен проводиться в архивах для того, чтобы обеспечить безопасность документов. Именно этим определяется актуальность исследования.
Цель исследования заключается в исследовании организации учёта и обеспечения сохранности документов архивов Российской Федерации.
В соответствии с изучаемой целью исследования поставлены следующие задачи:
рассмотреть понятие и правовые основы учета документов;
проанализировать организацию учета простых и особо ценных документов;
рассмотреть порядок выдачи дел из хранилища и поверка их наличия;
проанализировать обеспечение сохранности архивных документов;
изучить контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в России и ответственность за его нарушение.
Объект исследования - архивные документы, место их и значение сохранности в истории страны.
Предметом исследования выступает система обеспечения сохранности документов архива
Степень разработанности темы. Ряд вопросов, связанных с изучением обеспечения сохранности архивных документов, затрагивался в работах Е.В. Алексеевой, Г.М. Горфейн, Н.М. Грефнер, С.А. Егорова, З.В. Крайской, Е.А. Кошелевой, Т.В. Кузнецовой, А.В. Охотникова, Н.Г. Пономаревой, В.Ф. Привалова, А.А. Рождествиной, Ж.Ф. Сергазина, В.А. Титковой.
Методологическую базу составили общие научные методы: наблюдения, анализа, опрос и другие, которые выступают как инструмент познания для достижения цели данного исследования и разрешения поставленных задач.
Для раскрытия темы было использовано много различных методов исследований, статей. Использовались статьи в периодической печати: «Секретарское дело», «Вестник архивиста», «Информационный бюллетень», «Отечественные архивы» и другие по основным вопросам экспертизы ценности документов, комплектования архивов, научно-технической обработке. Для получения наиболее целостного знания по данной проблематике все исследованные работы позволяют взглянуть на полученную ситуацию с разных сторон.
Глава 1. Учет документов архивов РФ
.1 Понятие и правовые основы учета документов
Архивное дело - деятельность органов местного самоуправления, государственных органов, граждан и организаций в области организации комплектования, хранения, использования и учета документов Архивного фонда России и иных архивных документов [5, с. 84].
Архивом называется структурное подразделение организации или учреждение, которое осуществляет комплектование, хранение, использование и учет архивных документов. Притом четко разделяются понятия муниципальный и государственный архив [8]:
государственным архивом выступает федеральное государственное учреждение, которое создается Правительством России, либо государственное учреждение субъекта России, которое создается органом государственной власти субъекта РФ, осуществляющие комплектование, хранение, использование и учет документов Архивного фонда России, а также иных архивных документов;
муниципальным архивом выступает структурное подразделение органа местного самоуправления городского округа, муниципального района либо муниципальное учреждение, которое создается этим органом, осуществляющие комплектование, хранение, использование и учет документов Архивного фонда России, а также иных архивных документов.
Основная функция всех архивов - обеспечение сохранности документов. Это совокупность работ, которая почти одинакова в принципе для ведомственных и государственных архивов. Взаимосвязанные работы, которые проводятся в архивах, включают: размещение документов в хранилищах и их топографирование; создание оптимальных условий хранения документов; учет документов, проверка их наличия и состояния; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; обеспечение физико-химической сохранности документов; выявление особо ценных и уникальных документов и создание на них страхового фонда [12, с. 37].
Сами же архивные документы выступают материальным носителем с зафиксированной на нем информацией, имеющим реквизиты, которые позволяют его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости информации для государства, общества и граждан.
Учетом документов называют определение их состава и количества в установленных единицах учета и отражение в учетных документах этого состава и количества. На основании фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает возможность адресного поиска и организационную упорядоченность документов, контроля за их состоянием и наличием на основании единого методического обеспечения.
Учет документов строится на принципах унификации, централизации, полноты, динамичности и достоверности. Данные принципы реализуются на основании [17]:
установления единиц учета, общих для всех хранилищ документов Архивного фонда России;
сопоставимости учетных показателей;
единства организации учета и хранения документов;
оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений о составе и объеме документов Архивного фонда России, которые отражают их состав и фактическое количество;
- строгой стабильности и регламентации форм учетных документов и требований к их заполнению.
Основные единицы учета в архивах: единица хранения, архивная коллекция (или архивный фонд). Помимо основных единиц учета в архивах, которые хранят традиционные документы на бумажной основе, учитываться могут особо ценные документы и документы отдельных категорий дел (следственные, личные и другие); также обязательному учету подлежат все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются согласно правилам. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием в описи дел количества листов.
В государственных архивах в целом по архиву и по хранилищам учет ведется специальным подразделением либо лицами, которые отвечают за данный участок работы. Как правило, в ведомственном архиве учет ведется централизованно ответственным за архив лицом (заведующим архивом) либо одним из сотрудников, который специально занимается учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, которые имеют несколько хранилищ, вестись учет может и по хранилищам. Все учетные данные в таком случае по архиву обобщаются и хранятся централизованно.
Учет в государственных архивах ведется в каждом архивохранилище. Для учета используют вспомогательную учетную документацию и формы основных учетных документов. Если основные учетные документы определены правилами работы государственных архивов, то вспомогательные документы разрабатываются самостоятельно каждым архивом, согласно его нуждам и в зависимости от организации работы по учету. Приказом заведующего архивом регламентируются порядок внесения изменений в учетные документы, ведения учета, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между подразделением централизованного учета и учетными документами хранилищ, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов. Также в архиве составляют графическую схему организации учета, в которой указываются последовательно все этапы работы по учету документов (вид и место заполнения учетного документа - хранилище или централизованный учет, вид работы). Графическая схема наглядно показывает взаимосвязь учета хранилищ и централизованного учета и помогает правильно осуществить организацию учета [6, с. 27].
.2 Организация учета простых и особо ценных документов
Органы местного самоуправления или государственные органы, граждане и организации, которые предпринимательской деятельностью занимаются без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения [3]:
долговременные сроки хранения (более 10 лет, в том числе постоянное хранение);
кратковременные сроки хранения (менее 10 лет).
В отношении уникальных документов, в том числе особо ценных документов, устанавливается особый режим учета, использования и хранения. Создаются страховые копии данных документов.
В документальном фонде организации могут откладываться документы особой ценности, в которых зафиксированы факты о выдающихся лицах, важные исторические события, автографы выдающихся деятелей государства, партии, культуры: документы, которые в развитии отрасли являются этапными, и т.д.
Уникальные документы необходимо регистрировать в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда России, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Для уникальных документов составляются листы описания и учета уникальных документов.
Учет особо ценных документов производится по:
описям особо ценных документов, дел или номерникам (перечням номеров особо ценных дел);
списку фондов, которые содержат особо ценные документы.
В описях особо ценных документов, дел их прежние учетные номера за ними сохраняются.
Составляется опись особо ценных документов, дел на особо ценные документы одной либо нескольких описей документов, дел архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц учета (единиц хранения) в данной описи в количестве экземпляров, необходимом для архива.
Если по описи документов, дел большинство архивных документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных документов, дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. В этом случае к ней составляется номерник.
Сведения о копировании особо ценных документов, дел с целью создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных документов, дел или номерники по мере проведения их страхового копирования.
Особо ценные дела хранят обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и в первую очередь подлежат ей при чрезвычайных условиях).
При сдаче на государственное хранение особо ценных дел вместе с ними передаются страховой фонд и три экземпляра описи. Придавая комплексному усовершенствованию особое значение и развитию работ по созданию страховых фондов документации, которые осуществляются в различных сферах деятельности и ведомствах, в 1995 г. Правительство России приняло постановление о создании единого страхового фонда документации и утвердило об этом фонде Положение.
Страховой фонд составляет совокупность страховых копий. Создается он для сохранения ценной документной информации на случай повреждения либо утраты оригиналов документов. Вместе со страховым фондом создается фонд пользования, задачей которого выступает замена оригиналов копиями при проведении работы по использованию документов [14].
Страховой копией особо ценного документа на бумажной основе является микрофильм страхового фонда (негативный микрофильм первого поколения на фотопленке), а фонд пользования - позитивный микрофильм второго поколения (в двух экземплярах), т.е. который изготовлен с негативного микрофильма первого поколения, предназначен для работы по пользованию в ведомственном архиве, а потом в государственном. Если сама организация изготовить микрофильмы не может, ей необходимо обратиться в архивные или иные учреждения, которые имеют специальную аппаратуру.
Перед передачей на страховое копирование дел они тщательно проверяются, изучается их правильность обработки, физико-химическое состояние, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем названий и номеров фондов, номеров дел и описей, количества в каждом деле страниц и листов. Все дела при получении заказа проверяются полистно и сверяются с описями. Отметка о его микрофильмировании ставится в заверительной надписи каждого дела. В архиве учет страховых копий ведется по книге учета выбытия и поступлений фонда пользования и страхового фонда и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимают физически обособленный рулон независимо от количества занятых на нем фондов, документов, дел.
Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из которых вместе с копиями фонда пользования и страхового фонда передаются на государственное хранение. Составляться опись может на микрофильмы одного либо нескольких фондов. Нумеруются описи в валовом порядке; запрещается перенумерация страховых копий. Данные учета вносятся в опись из книги выбытия и поступления [19, с. 125].
Таким образом, архивное дело - деятельность органов местного самоуправления, государственных органов, граждан и организаций в области организации комплектования, хранения, использования и учета документов Архивного фонда России и иных архивных документов.
Архивом называется структурное подразделение организации или учреждение, которое осуществляет комплектование, хранение, использование и учет архивных документов.
Основная функция всех архивов - обеспечение сохранности документов. Архивные документы выступают материальным носителем с зафиксированной на нем информацией, имеющим реквизиты, которые позволяют его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости информации для государства, общества и граждан.
В документальном фонде организации могут откладываться документы особой ценности, в которых зафиксированы факты о выдающихся лицах, важные исторические события, автографы выдающихся деятелей государства, партии, культуры: документы, которые в развитии отрасли являются этапными, и т.д.