Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне также не могут быть отнесены бухгалтерская и налоговая отчётность, сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов, документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платёжеспособность организации.
В целях введения в организации режима коммерческой тайны - защиты конфиденциальности соответствующей информации - необходимо:
Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.
Осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации.
При введении режима коммерческой тайны следует определиться:
какие сведения, документы нуждаются в защите;
для каких конкурентов они могут представлять интерес;
какие элементы информации являются наиболее уязвимыми;
как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы;
во что обойдётся защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точки зрения.
Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать, в конце концов, на рынке.
Подготовка документации по трудовым отношениям, финансам, снабжению и сбыту
Документация по трудовым отношениям
Заявление соискателя о приеме на работу. Рассмотрение первичных документов трудоустройства целесообразно начать с заявления соискателя о приеме на работу.
Такое заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую: сведения об адресате; сведения о заявителе; наименование вида документа; текст документа; подпись заявителя .
К прочим реквизитам заявления о приеме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия в которое принимается на работу соискатель.
В повседневной практике трудоустройства все большую роль играет резюме - документ, постепенно вытесняющий на второй план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выполняющий их функции, пусть и в несколько иной форме. Справедливости ради следует подчеркнуть, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и пространную автобиографию, и объемистую анкету.
Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучать - что, согласитесь, имеет существенное значение для сотрудника организации, уполномоченного документировать прием на работу. Каковы же требования к подготовке "идеального" резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержатся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.
Приказы по личному составу. Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу.
Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении административного взыскания. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.
Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п.
Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т. п.).
Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет картотеку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т. п.) и хранится на предприятии. Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в Т-2
Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п.).
В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:
. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование.
. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).
. Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений,
. Заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.
Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения - повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.
В автобиографии обычно указывают:
название документа;
имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;
сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
Анкета работника заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.
Общие требования к содержанию трудового договора. Вступление трудового договора в силу. Трудовые отношения между сотрудником организации и его руководителем (работодателем) регулируются на основании трудового договора. Такой договор заключается, когда руководителем организации принято принципиальное решение о приеме данного соискателя на работу в качестве сотрудника. Что представляет собой этот документ?
Трудовой договор - это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Общие требования к содержанию и оформлению трудового договора определены гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Подготовка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу.
Личное дело сотрудника организации. Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование. Все чаще в качестве основного источника документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации применяется личное дело - сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения).
Требования к оформлению и ведению личных дел устанавливаются организационно-распорядительными (организационно-методическими) документами ведомственных (территориальных) органов управления.
Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководящего состава группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:
анкета (с последующими дополнениями);
автобиография;
копия документа об образовании;
трудовой договор (второй экз.);
договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности;
выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника (в именительном падеже).
Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):
справки о состоянии здоровья сотрудника;
справки с места жительства;
заверенные фотографии сотрудника.
В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.
Порядок хранения документов в личном деле сотрудника. Внесение записей в процессе ведения личных дел. Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Для хранения документов, приобщенных к делу, а также тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карманчиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях (в графе "Примечание" указывается местонахождение документа).
Несколько слов о порядке оформления записей в процессе ведения личного дела. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.
Остановимся также на том, каким образом следует включать новые документы в состав личного дела и изымать их. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних - располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные, документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.
Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения начальника кадрового органа (руководителя организации) с оформлением соответствующей записи в графе "Примечание" внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и росписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (хранение).
Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.
Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.
Порядок заполнения этого документа регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.
Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.