Служебное задание - выполнение определённого служебного поручения вне места постоянной работы. Это служебное поручение достаточно зафиксировать в приказе о направлении в командировку.
Учреждения могут по собственному выбору:
- составить приказ по унифицированной форме № Т-9 или Т-9а;
- применять самостоятельно разработанные формы.5
Унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому целесообразно разработать и утвердить собственную форму приказа о направлении сотрудника в командировку.
Сроки деловой поездки
Срок пребывания в деловой поездке следует определять по проездным документам. Такой подход вполне логичен. Ведь фактический срок командировки - это период с момента даты выезда от места постоянной работы до даты прибытия обратно.
Поэтому регистрация времени прибытия в пункт командировки и выбытия из него зачастую лишняя трата времени и бумаги. Срок командировки будет в любом случае определён по проездным документам, а не по командировочному удостоверению.
Ведь действующим законодательством не предусмотрено обязательное совпадение рассматриваемых дат в качестве необходимого условия для возмещения работнику командировочных расходов.6
Например, такое возможно, когда на дату завершения служебного задания нет рейсов до места работы. А как быть, если для проезда в место командирования и обратно работник использовал личный транспорт? В этом случае срок командировки указывается работником в служебной записке, к которой он должен приложить оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Отчёт о выполнении служебного задания
Сотрудник отчитывался о проделанной в командировке работе непосредственно в бланке служебного задания. Но в связи с отменой этого бланка отпала и необходимость в формальном отчёте. Значит ли это, что учреждение не должно требовать от него письменный отчёт?
Это не влияет на права работодателя, установленные трудовым законодательством, в частности: требовать от сотрудника выполнения в командировке служебного поручения; требовать представления результатов исполнения поручения (если таковые возможны). Например, подписание документов или их доставка, представление документов, свидетельствующих об обучении и т. п.; привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.
Подводя итоги, приведём схему действий в документообороте деловых и служебных поездок:
- издание приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку;
- подача сотрудником заявления о выдаче ему подотчётных сумм (на основании приказа);
- фиксация выбытия сотрудника в командировку в специальном журнале, например, на основании приказа руководителя;
- о возвращении из командировки представление сотрудником в бухгалтерию:
- авансового отчёта и подтверждающих документов к нему - проездные билеты, квитанции за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.;
- пояснительных записок (при необходимости);
- окончательный расчёт по авансовому отчёту.7
Вывод. Законодательство предоставляет командированному сотруднику множество гарантий -- возможность отказаться от поездки (для особо уязвимых категорий трудящихся), компенсация расходов, проплата больничного. Наниматель же должен соблюсти множество формальностей -- от оформления до подсчета сроков и перерасчета выплат. Для наиболее четкого и полного регулирования отношений командирования в рамках компании лучше всего подготовить и утвердить собственное положение о командировках.
3. Подготовка деловой поездки на примере Сыктывкарского филиала Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината»(СФ АО «КЧХ»)
3.1 Краткое описание Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината»
Акционерное общество «Кирово-Чепецкий хлебокомбинат» одно из старейших предприятий Кировской области. Оно было основано в 1952 году в селе Усть-Чепца, которое в 1955 году было преобразовано в молодой развивающийся промышленный город - Кирово-Чепецк. Первую продукцию новое предприятие Кирово-Чепецкий хлебокомбинат выпустило 24 мая 1990 г. Новый завод осваивали трудолюбивые, усердные люди. Многие из них посвятили всю свою трудовую жизнь этому предприятию, и работали на нем по 40 и более лет. Через некоторое время предприятие становится открытым акционерным обществом.
В настоящее время ассортимент её насчитывает около 200 наименований. На сегодняшний день Акционерное общество «Кирово-Чепецкий хлебокомбинат» выпускает продукцию по направлениям: хлебобулочные, кондитерские, слоеные изделия.
На предприятии активно развивается производство кондитерских изделий. Кирово-Чепецкий хлебокомбинат выпускает ассортимент пирожных и тортов на любой вкус: особые торты к праздникам и торты-десерты для ежедневного чаепития.
Особой гордостью Кирово-Чепецкого хлебокомбината являются слоеные изделия. Это полюбившиеся покупателям круассаны, а также рулет с маком и рулетики с фруктовыми и ягодными начинками. Предприятие имеет свою торговую марку «ЧудоХлеб».
Вся продукция предприятия сертифицирована, вырабатывается из высококачественных натуральных продуктов, отличается высокими вкусовыми качествами, аппетитным внешним видом. Долгие годы работы предприятия на рынке обогатили его уникальным опытом, умением следовать вкусам потребителя, научили неизменно обращать внимание на качество продукции, заботиться о повышении технологического уровня производства. Благодаря тщательному соблюдению всех технологических требований продукция хлебокомбината всегда востребована и конкуретноспособна.
Предприятие имеет несколько филиалов, один из них расположен в Республике Коми в городе Сыктывкаре. Сыктывкарский филиал по сути распределительным центром хлебобулочных и кондитерских изделий, производства ТМ ЧудоХлеб для жителей Республики Коми. В филиале трудятся 6 сотрудников и привлечено ряд партнеров в сфере грузоперевозок. Руководителю и менеджерам филиала часто, по долгу службы приходиться выезжать в деловые поездки.
3.2 Организация подготовки и планирования деловой поездки на СФ АО «КЧХ»
СФ АО «КЧХ» является весьма удаленным структурным подразделением от головного офиса.
Деятельность филиала направлена на сохранение текущих позиций на рынке хлебобулочных и кондитерских изделий, его развития, расширения географии продаж, поддержании конкурентоспособности в регионе, контроля своевременной доставки свежего продукта на прилавки магазинов.
Логистика распространяется вплоть до крайних границ города Ухты. Это обусловлено частыми деловыми поездками. При подготовке к ним связь с функциональным центром и непосредственно секретарем приходится «держать» по телефону и по электронной почте.
При возникновении необходимости деловой поездки всю необходимую информацию руководитель филиала передает секретарю устно; секретарь все согласовывает.
Приведем пример деловой поездки руководителя филиала в город Ухта. Цель поездки как правила едина, улучшить свои позиции в регионе. Исходя из его выставляются ряд задач и составляется план поездки (Приложение 1).
Когда план поездки составлен и утвержден руководителем, необходимо позаботиться о технической составляющей деловых поездок.
Секретарь, договаривается о времени и месте встреч с партерами, составляет график переговоров и передает сведения и необходимые контакты руководителю. Часто одной из задач поездки является дегустация и презентация новых видов продукции. Для этого секретарь организует предоставление дегустационных образцов, рекламного материала и прайс-листов по презентации.
Для мобильности своих передвижений руководитель и другие сотрудники СФ АО «КЧХ» в служебных поездках по деловым вопросам используют личный автотранспорт, таким образом, поиск средства передвижения в командировке и способа прибытия на место командирующего отпадает.
Секретарь, подыскивает место проживание, обязательно, удобное по расположению, и бронирует его. Для материального обеспечения руководителя и другие сотрудника, секретарь составляет бюджет деловой поездки. Полученную сумму сотрудники филиала получает по средствам перевода на зарплатную банковскую карту.
3.3 Документирование деловой поездки в СФ АО «КЧХ»
СФ АО «КЧХ» документирование деловых поездок осуществляется следующими документами:
- докладной запиской;
- служебным заданием;
- приказом;
- командировочным удостоверением.
В рамках организации деловой поездки секретарю необходимо позаботиться о документальном оформлении такой поездки.
Сначала составляется докладная записка (Приложение 2).
Для того, чтобы направить специалиста в деловую поездку, обязательно сделать пометку о том, что сотрудник филиала едет на личном автомобиле.
На основании этой записки составляются служебное задание, приказ (распоряжение); командировочное удостоверение (Приложения 3, 4, 5).
В командировочном удостоверении по прибытии и выбытии необходимо поставить отметки, указав город прибытия (убытия), организацию, что отмечает сотрудника, должность и подпись ответственного за отметку и печать.
Для получения денежных средств для деловой поездки необходимо написать заявление (Приложение 6).
В бюджет поездки, чаще всего входит:
- суточные;
- расходы на топливо;
- расходы на проживание.
По прибытию на место работы, руководитель или другой командированный сотрудник оформляют путевой лист (Приложение 7) и авансовый отчет (Приложение 8).
К авансовому отчету прилагаются подтверждающие денежные траты документы - чеки и квитанции.
Вывод. Очень важным моментом в работе секретаря является, напомнить руководителю или другому сотруднику, что находясь в деловой поездке следует очень ответственно относиться к оформлению документов. Особое место имеет командировочное удостоверение, так как если не оформить его своевременно и правильно в момент нахождения в месте командирования, весьма затруднительно будет переделать на верный вариант. Понимая, что вернуться в город (или страну) где был в деловой поездке, для исправления или до оформления командировочного удостоверения специалист будет внимателен. Секретарь по прибытии, все перепроверяет, указывает на недочеты и помогает их исправить.
Заключение
В современных рыночных условиях деловые поездки способствуют развитию успешного бизнеса - содействуют его интеграции в экономический рынок.
Деловые поездки являются важной и неотъемлемой частью работы предприятий и организаций, поэтому требуют соблюдения особых правил. Деловые поездки - это одно из важнейших условий успешного бизнеса.
Можно без преувеличения заключить, что качество и эффективность подготовки деловой поездки во многом определяется умением секретаря профессионально выполнять свои обязанности.
Пищевая промышленность России - отрасль российской промышленности, занимающаяся производством готовых пищевых продуктов или полуфабрикатов, безалкогольных напитков и ликероводочной продукции.
Пищевая промышленность рассматривается как системообразующая сфера экономики страны, формирующая агропродовольственный рынок, продовольственную и экономическую безопасность. Отсюда уровень организации деловых поездок руководителей в данной сфере весьма высок и требует детальной и значительной подготовки.
В данной работе был изучен и представлены опыт других сфер бизнеса в части подготовки деловых поездок. Детально обобщен процесс такой работы в СФ АО «КЧХ».
Тема курсовой работы раскрыта. Цель и задачи достигнуты в полном объеме.
Список используемых источников и литературы
Источники
1. Трудовой кодекс Российской федерации.
2. Письмо Минфина России от 06.12.2002 N 16-00-16/158
3. Постановление ФАС Уральского округа от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2
Литература
4. Лавриненко В.Н., Чернышова Л.И. -- «Психология и этика делового общения» -- 2017. 592 с.
5. Измайлова М.А. «Делово общение». -- Москва "Дашков и К", 2018. -344 с.
Периодические издания
6.Свистунова Н.И. Журнал"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2019, № 26/1 ст. «Оформляем командировку»
7. Трофимов В.П. Журнал "Главная книга", 2018, № 22 ст. «Служебные записки»
8. Коновалова О. И. Журнал "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2018, № 1 ст. «Авансовые отчеты, сложности»
9. Огорев И. С. Журнал "Российский налоговый курьер", 2019, № 23 ст. «Вести. Деловые поездки»
10. Панасенко Д.Н. Журнал "Современный предприниматель", 2018, № 12 ст. «Планирование деловых поездок»
11. "Финансовая газета", 2017, N 6, № 8