Коми Республикаса йцзцс велцдан, наука да том йцз политика министерство «Сыктывкарса сервис да связь колледж»
Уджсикасцвелцдан канму учреждение
Министерство образования, науки и молодежной политики Республики Коми государственное профессиональное образовательное учреждение
«Сыктывкарский колледж сервиса и связи» (ГПОУ «СКСиС»)
Курсовая работа
Подготовка деловых поездок руководителя и других сотрудников организации
Студент
Е.А. Шарко
г. Сыктывкар 2019 г
Содержание
Введение
1. Сущность деловых поездок
2. Функции секретаря ПРИ подготовке деловых поездок
2.1 Организация деловых поездок
2.2 Документирование деловой поездки
3. Подготовка деловой поездки на примере Сыктывкарского филиала Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината»(СФ АО «КЧХ»)
3.1 Краткое описание Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината»
3.2 Организация подготовки и планирования деловой поездки на СФ АО «КЧХ»
3.3 Документирование деловой поездки в СФ АО «КЧХ»
Заключение
Список используемых источников и литературы
Введение
Современный бизнес невозможен без активного обмена информацией, без овладения новыми технологиями, без повышения квалификации на всех уровнях делового образования, без переговоров с партнерами и потенциальными клиентами. Все это входит в сферу подготовки деловых поездок сотрудников коммерческих организаций.
Актуальность выбранной темы обусловлено тем, что документационное обеспечение управления любой организации рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления.
Благодаря этой деятельности: подготовка, организация и реализация успешных деловых поездок и роли секретаря в этой деятельности, происходит приток новых идей в развитие бизнеса, завоевываются новые рынки, т.е. осуществляется прогресс.
Объектом исследования курсовой работы являются деловые поездки Сыктывкарского филиала Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината» (далее СФ АО «КЧХ»).
Предмет исследования курсовой работы - подготовка и организация деловых поездок сотрудников СФ АО «КЧХ».
Цель исследования курсовой работы - раскрыть и изучить процессы организации и подготовки деловых поездок руководителей и других сотрудников СФ АО «КЧХ».
Исходя из поставленной цели, формулируем следующие задачи исследования:
- дать понятие деловой поездки и обобщить организацию деловых поездок в зависимости от сферы деятельности организаций;
- определить функции секретаря при подготовке и организации деловых поездок;
- представить организацию и подготовку деловых поездок на примере СФ АО «КЧХ».
Методами для написания курсовой работы явились:
- изучение и анализ литературы;
- сравнения и обобщения материала.
Структура курсовой работы включает введение, основную часть, заключение, список используемых источников и литературы, приложения.
1. Сущность деловых поездок
Деловые поездки в организациях - это своеобразная коммуникация, обмен технологиями и информацией, поиск новых рынков, поиск партнеров для инвестиций и совместных проектов, продвижение компаний через PR- акции, обучение персонала и внедрение корпоративной культуры.1
Участие в выставках и конгрессах, в бизнес-образовании в деловых поездках является одним из ресурсов интеграции и развития компаний.
Деятельность в деловых поездках охватывает путешествия со служебными или профессиональными целями без получения доходов по месту временного пребывания.
Поездки с деловыми целями рассматриваются как одна из важнейших составных частей прибыльного и успешного бизнеса. К деловым командировкам относит поездки для участия в съездах, научных конгрессах и конференциях, производственных семинарах и совещаниях, ярмарках, выставках, салонах, а также с целью проведения переговоров и заключения контрактов, монтажа и наладки оборудования.
Существенным преимуществом деловых поездок является возможность их организации вне зависимости от сезонных факторов. С каждым годом деловые, культурные и научные связи между регионами и странами становятся все более интенсивными. Деловые поездки играют в этом важную роль.
По оценкам экспертов, к 2020 г. количество деловых поездок возрастёт в три раза. Как показывают маркетинговые исследования, в отличие от других видов поездок в периоды любых экономических спадов и кризисов сфера бизнеса страдает менее всего, а порой даже увеличивает свои объемы.2
Секретарь руководителя, в отличие от обычного секретаря, выполняет ряд различных обязательств, связанных с планированием и организацией рабочего времени руководителя. Зачастую многим секретарям поручается планирование и подготовка командировки начальника. В данной работе мы рассмотрим, как правильно организовать командировку и каким нюансам следует уделить пристальное внимание. Очень часто секретарям руководителей приходится сталкиваться с необходимостью планирования и организации командировки руководителя. Особенно сложным данное поучение кажется, если вы лично никогда не были в городе назначения или требуется выполнить всю подготовку в короткие сроки. Если ваш руководитель дал вам указание провести организацию его командировки, то не стоит паниковать. Первым делом следует подробно расспросить его о целях и подробностях поездки. Прежде чем начать организацию, вам следует знать, как долго ваше начальство планирует пробыть в месте назначения, какой вид транспорта предпочитает, какое событие планирует посетить и в какой части города оно состоится. Зная предпочтения и пожелания вашего руководителя, вам останется только найти подходящие условия, но об этом по порядку.
Как правило, организация деловых поездок целиком и полностью возлагается на секретаря руководителя. В нее входят такие этапы, как покупка авиа или железнодорожных билетов, бронирование гостиницы, трансфер, налаживание контактов с принимающей стороной и т.д. В зависимости от того, с какой целью направляются сотрудники в деловую поездку, различается и степень ее подготовки. Так, например, целью деловой поездки может стать посещение конференции, выставки, повышение квалификации, обучающие курсы, переговоры с партнерами или установление новых контактов. В основном в такие поездки отправляются рядовые сотрудники компании или главы подразделений. Однако это вовсе не означает, что организации данных поездок можно не уделять должного внимания. Напротив, от качества организации деловой поездки напрямую зависит ее результат. Поэтому в работе рассмотрим все моменты более подробно. При организации деловых поездок на территории России требуется значительно меньше времени и затрат, нежели этого требуют заграничные поездки. Для начала секретарю, обязанному организовать поездку, необходимо точно знать сколько дней сотрудник или сотрудники должны находиться в другом городе. Исходя из этих дат, необходимо заказывать билеты. Следует учитывать, что поездка железной дорогой стоит дешевле, однако может занять больше времени. Как следствие, сотрудник будет дольше отсутствовать на рабочем месте. К тому же, может возникнуть ситуация, когда сотрудник прибудет на место ночью или поздно вечером (что бывает очень часто при путешествиях поездом). В этом случае потребуется бронировать гостиницу заранее. Также если в поездку отправляется руководитель подразделения, то недопустимо покупать для него билеты в обычной плацкарте. Зная дату прибытия необходимо организовать трансфер. Как правило, многие гостиницы имеют данную услугу, однако, если ее нет, то рекомендуем заблаговременно договориться с соответствующей компанией. Также не забудьте организовать трансфер для обратно дороги.
Вывод. Необходимость организации и подготовки, как корпоративных поездок, так и многочисленных мероприятий в различных сферах бизнеса послужили причиной выделения процессов подготовки к деловой поездке для разных отраслей промышленности и коммерческой деятельности. Это машиностроительный комплекс, агропромышленный комплекс, нефтехимическая и химическая промышленность, топливно-энергетический комплекс, металлургический комплекс, пищевая и обрабатывающая промышленность, деятельность в сфере продаж. В курсовой работе представлены деловые поездки и их подготовка на примере пищевой промышленности.
2. Функции секретаря ПРИ подготовке деловых поездок
2.1 Организация деловых поездок
Особое значение имеет уровень профессионализма специалистов, которые занимаются подготовкой таких поездок на предприятии такого уровня. Как правило, на предприятиях таким специалистом является секретарь и именно он берет на себя весь функционал в этой части.
Для организации успешной деловой поездки секретарю необходимо собрать всю информацию у командирующего, выяснить цель поездки.
Основные сведения должны быть о следующем:
- даты приезда и отъезда;
- список сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);
- способ передвижения (на машине, самолетом, поездом);
- удобное время прибытия/отправления;
- форма оплаты билетов.
Необходимо также выяснить пожелания руководителя относительно: уровня гостиницы, типа бронируемого номера, формы оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).
Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель деловой поездки руководителя или другого сотрудника организации. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя.
Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке, поставленное задание должно быть выполнено.3
Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия. Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута.
Какие бывают цели?
Цели рабочей поездки могут носить различный характер и условно разделяться на универсальные и специальные.
Универсальные цели направлены на развитие коммерческой составляющей производства или оказания услуг, и могут включать в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов.
Специальные цели могут быть различного характера и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например, участие в судебном деле.3
Важно отметить, что любая цель должна носить конкретный характер и содержать в своей формулировке полную информацию о задании, то есть быть конкретизированной. Например:
1) Участие представителя производства в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (прописывается предмет переговоров).
2) Представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела).
3) Проведение инспекции филиала (адрес филиала).
Цель для командированного лица также должна быть прописана в служебном задании рабочей поездки, если этого требуют локально-нормативные акты организации. Директор или другое уполномоченное лицо (секретарь) составляет и подписывает данный документ.4
План и программа командировки предназначены для облегчения работы руководителя или другого сотрудника в деловой поездке. Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного порядка действий.
План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько. В таких случаях воспринимать информацию значительно проще. В последующем работодатель не имеет права потребовать отчета о выполнении работы, не указанной в плане.
Важной составляющей в сфере производства является основная часть, которую секретарь составляет совместно с руководителем или другим сотрудником, в процессе составления командирующийся одновременно и готовиться к поездке. Перед составлением этой части имеет значение изучение тем, исходя из целей поездки.
Например, поездка, связанная с переговорами по улучшению условий контракта на реализацию хлебобулочных изделий в Федеральных сетях региона, куда командируется руководитель, подразумевает собой детальное изучение местного рынка таких изделий, изучение местных производителей, их сильные и слабые стороны, ценовую политику, спрос и т.д. Все это отмечается в плане. секретарь деловой поездка командировка
Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок: вопросы/мероприятия/задачи, подлежащие исполнению/выполнению во время нахождения трудящегося в рабочей поездке;
срок выполнения задания/мероприятия или решения вопроса, продолжительность времени, на это отведенного; результат, ожидаемый вследствие выполнения поставленной задачи, мероприятия и т.д.
2.2 Документирование деловой поездки
С 1 января 2015 года существенно упростилась процедура направления сотрудников в командировку.
Учреждение не обязано оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Работники не должны представлять отчёт о том, что задание выполнено. Однако вести документооборот в целях внутреннего контроля учреждение обязано. Рассмотрим, на что стоит обратить особое внимание.