Работа со списком с помощью форм
Формы позволяют упростить работу по созданию и редактированию списка. К моменту использования формы структура списка должна быть сформирована.
По команде Данные→Форма появляется диалоговое окно с названием того листа, на котором расположен список, перечнем имен полей и кнопками. Кнопка Добавить позволяет начать работу по созданию новой записи. После того как введены поля, следует щёлкнуть по кнопке Добавить для формирования следующей записи, либо щёлкнуть кнопку Закрыть (если все записи внесены). Кнопки Вперёд и Назад используются для просмотра списка. Для удаления выведенной в форму записи используется кнопка Удалить.
С помощью формы легко организовать поиск записей. Для этого надо щёлкнуть кнопку Критерии, ввести в нужные поля искомые значения и щёлкать кнопку Далее, пока поочерёдно не будут выведены все записи, удовлетворяющие записанным критериям. В режиме поиска можно переходить к предыдущей и последующей записям с помощью кнопок Назад и Вперёд.
Microsoft Excel – это программа управления электронными таблицами, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных.
Оптимизация — модификация системы для улучшения её эффективности.
Оптимизационные модели применяются в экономической и технической сфере. Их цель – подобрать сбалансированное решение, оптимальное в конкретных условиях (количество продаж для получения определенной выручки, лучшее меню, число рейсов и т.п.).
В Excel для решения задач оптимизации используются следующие команды:
Подбор параметров («Данные» - «Работа с данными» - «Анализ «что-если»» -
«Подбор параметра») – находит значения, которые обеспечат нужный результат.
Поиск решения (надстройка Microsoft Excel; «Данные» - «Анализ») – рассчитывает оптимальную величину, учитывая переменные и ограничения.
Диспетчер сценариев («Данные» - «Работа с данными» - «Анализ «что-если»» - «Диспетчер сценариев») – анализирует несколько вариантов исходных значений, создает и оценивает наборы сценариев.
Для решения простейших задач применяется команда «Подбор параметра». Самых сложных – «Диспетчер сценариев».
Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Excel выполняется при помощи встроенных функций.
Встроенная функция – это специальные тематические формулы, дающие возможность быстро и качественно выполнить любое вычисление.
Сама функция состоит из двух компонентов: имя функции (например, СУММ, ЕСЛИ, ИЛИ), которое указывает на то, что делает данная операция; аргумент функции - он заключен в скобках и указывает, в каком диапазоне действует формула, и какие действия будут выполнены.
С помощью аппроксимаций данных можно производить приблизительные подсчеты и вычислять планируемые показатели, путем замены исходных объектов на более простые. Но данный метод можно использовать не только для прогнозирования, но и для исследования уже имеющихся результатов.
Главный инструмент, с помощью которого проводится сглаживания в Excel – это построение линии тренда. Суть состоит в том, что на основе уже имеющихся показателей достраивается график функции на будущие периоды. Основное предназначение линии тренда, как не трудно догадаться, это составление прогнозов или выявление общей тенденции.
Но она может быть построена с применением одного из пяти видов аппроксимации: линейной; экспоненциальной; логарифмической; полиномиальной; степенной.
Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Главная цель информационной системы – это производство и распространение профессиональной информации.
Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области.
Информационные системы помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты, а так же предназначены для долговременного хранения, обеспечения эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам. В этом смысле их обычно называют системами обработки и хранения информации.
Информационная система является системой информационного обслуживания пользователей и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она формируется и функционирует в регламенте, определённом методами и структурой, принятыми в конкретной предметной области и даже на конкретном объекте, реализуя цели и задачи, стоящие перед ним.
Свойства информационных систем:
1) любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
2) информационная система является динамичной и развивающейся;
3) при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
4) выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
5) информационную систему следует воспринимать как человеко-машинную систему обработки информации.
Классификация информационных систем.
По характеру представления и логической организации хранимой информации
Фактографические информационные системы накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (информационных объектов). Каждый из таких экземпляров или некоторая их совокупность отражают сведения по какому-либо факту, событию отдельно от всех прочих сведений и фактов.
В документальных (документированных) информационных системах единичным элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе (входной документ), как правило, не структурируется, или структурируется в ограниченном виде. Для вводимого документа могут устанавливаться некоторые формализованные позиции (дата изготовления, исполнитель, тематика).
В геоинформационных системах данные организованы в виде отдельных информационных объектов (с определенным набором реквизитов), привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Геоинформационные системы применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеет пространственно-географический компонент (маршруты транспорта, коммунальное хозяйство).
1) по масштабам применения - настольные и офисные.
2) по признаку структурированности задач структурированные (формализуемые), не структурируемые (не формализуемые), частично структурируемые.
3) по функциональному признаку – производственные, маркетинговые (анализа рынка, рекламные, снабженческие и т.п.), финансовые (бухгалтерские, статистические, и т.п.), кадровые.
4) по квалификации персонала и уровням управления – стратегические (топ-менеджеров), функциональные (менеджеров среднего звена) и оперативные (специалистов).
5) по характеру обработки информации: системы обработки данных, системы управления, система поддержки принятия решений.
6) по оперативности обработки данных – пакетной обработки и оперативные.
7) по степени автоматизации -ручные, автоматические, автоматизированные.
8) по характеру использования информации - наинформационно-поисковые, информационно-справочные,информационно-решающие,управляющие, советующие и т.п..
9) по степени централизации обработки информации — на централизованные, децентрализованные, информационные системы коллективного использования.
10) по характеру использования вычислительных ресурсов –локальные и распределенные;
11) по сфере деятельности – на государственные, территориальные (региональные), отраслевые, объединений, предприятий или учреждений, технологических процессов
12) по классу реализуемых технологических операций-на системы с текстовыми редакторами, системы с табличными редакторами, СУБД, СУБЗ, системы с графикой, мультимедиа, гипертекстом
13) по месту в процессе управления предприятия–на АРМ специалиста, ИС руководителя, ИС внешнего контролера, интегрированные системы, объединяющие в себе часть или все из этих функций.
14) по концепции построения – файловые, автоматизированные банки данных, банки знаний.
15) по режиму работы - пакетные, диалоговые и смешанные.
Совокупность информации по какому-либо объекту называется информационной базой. Информационная база присуща любому объекту независимо от уровня управленческой техники. Она делится на подсистемы, массивы, показатели, реквизиты.
Информационная база, записанная на машинные (электронные) носители информации и используемая для решения задач на ЭВМ, называется базой данных.
Понятие и назначение базы данных.
Понятие «база данных» возникло в результате стандартизации и унификации данных, универсально организованных и хранящихся с помощью ЭВМ с целью использования для многих приложений.
Структурирование данных – объединение данных по определенным параметрам.
База данных – это реализованная с помощью компьютера информационная структура (модель), отражающая состояние объектов и их отношения.
Автоматизированная информационная система (АИС) – это информационная система, которая использует ЭВМ на этапах ввода информации, ее подготовки и выдачи, то есть является неким развитием ИС, которые занимаются поиском, используя прикладные программные средства. Автоматизированные информационные системы можно смело отнести к классу очень сложных систем и, как правило, не столько с большой физической размерностью, а в связи с многозначностью различных структурных отношений между компонентами системы.
Примеры. 1С Предприятие, Гарант, Консультант-Плюс.
Автоматизированная информационная система может быть легко определена как целый комплекс современных автоматизированных информационных технологий, которые предназначены для какого-либо информационного обслуживания. Без внедрения самых современных методов управления, которые базируются на АИС, невозможно и повышение эффективности функционирования предприятий.
Современные АИС позволяют:
1.Повысить производительность работы всего персонала;
2. Улучшить качество обслуживания клиентской базы;
3. Снизить напряженность и трудоемкость труда персонала, а также минимизировать количество ошибок в его действиях;
На сегодняшний день, автоматизированная информационная система, является совокупностью технических (аппаратных), математических, телекоммуникационных, алгоритмических средств, методов описания и поиска объектов программирования и сбора и хранения информации.
Автоматизированные информационные системы представляют, с одной стороны, разновидность информационной системы, а с другой стороны, являются автоматизированной системой, вследствие этого их часто называют АС или ИС.
В автоматизированных информационных системах за хранение любой информации отвечают:
1.На физическом уровне: 1) внешние накопители; 2) встроенные устройства; 3)памяти (RAM); 4) массивы дисков.
2. На программном уровне: 1) СУБД; 2) файловая система ОС; 3) системы хранения мультимедиа, документов и т. д.
Функции:
1. собирают и оценивают данные технического процесса, то есть проводят мониторинг.
2. управляют некоторыми параметрами технического процесса.
3. связывают входные и выходные данные, то есть осуществляют обратную связь, управление в автоматическом режиме.
Экспертная система — это автоматизированная система, реализующая признаки и средства искусственного интеллекта, содержащая базу знаний с набором правил решения определенного круга задач и программно-технические средства, позволяющие на основе вводимых в нее данных о текущем состоянии объекта управления или анализируемой ситуации поставить диагноз и сформировать предложение или варианты альтернативных предложений (рекомендаций) для выбора решения пользователя системы.
Работа экспертных систем основана на алгоритмах искусственного интеллекта и предполагает использование информации, полученной от специалистов-экспертов. Экспертные системы используют логику принятия решений человеком, они возникли как практический результат в применении и развитии методов искусственного интеллекта. Практическое использование экспертных систем на предприятиях способствует эффективности работы и повышению квалификации специалистов.
Особенности экспертных систем:
• компетентность - в конкретной предметной области экспертная система должна достигать того же уровня, что и специалисты-люди; при этом она должна пользоваться теми же эвристическими приемами, также глубоко и широко отражать предметную область;
• символьные рассуждения-знания, на которых основана экспертная система, представляют в символьном виде понятия реального мира, рассуждения также происходят в виде преобразовании символьных наборов;
• глубина - экспертиза должна решать серьезные, нетривиальные задачи, отличающиеся сложностью знаний, которые экспертная система использует, или обилием информации; это не позволяет использовать полный перебор вариантов как метод решения задачи и заставляет прибегать к эвристическим, творческим, неформальным методам;
• самосознание - экспертная система должна включать в себя механизм объяснения того, каким образом она приходит к решению задачи.
На этом этапе по проведенному выше анализу необходимо выбрать определенную модель БД. Далее рассматриваются достоинства и недостатки каждой модели, сопоставить их с требованиями и задачами вашей БД и выбрать ту модель, которая сможет максимально обеспечить реализацию поставленной задачи. После выбора модели необходимо нарисовать ее схему с указанием связей между таблицами или узлами.
После создания модели необходимо, в зависимости от выбранного программного продукта, определить форму представления информации. В большинстве СУБД данные можно хранить в двух видах:
С использованием форм; Без использования форм.
Форма – созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в базу.
После рассмотрения инструментальных возможностей выбранного программного продукта можно приступить к реализации БД на компьютере.
В процессе создания компьютерной модели можно выделить некоторые стадии, типичные для любой СУБД.
Стадия 1. Запуск СУБД, создание нового файла базы данных или открытие созданной ранее базы.
В процессе выполнения данной стадии необходимо запустить СУБД, создать новый файл (новую базу) или открыть существующую.
Стадия 2. Создание исходной таблицы или таблиц.
Создавая исходную таблицу, необходимо указать имя и тип каждого поля. Имена полей не должны повторяться внутри одной таблицы. В процессе работы с БД можно дополнять таблицу новыми полями. Созданную таблицу необходимо сохранить, дав ей имя, уникальное в пределах создаваемой базы.
Стадия 3. Создание экранных форм.
Первоначально необходимо указать таблицу, на базе которой будет создаваться форма. Ее можно создавать при помощи Мастера форм или самостоятельно, указав, какой вид она должна иметь (например, в виде столбца или таблицы). При создании формы можно указывать не все поля, которые содержит таблица, а только некоторые из них. Имя формы может совпадать с именем таблицы, на базе которой она создана. На основе одной таблицы можно создать несколько форм, которые могут отличаться видом или количеством используемых из данной таблицы полей. После создания форму необходимо сохранить. Созданную форму можно редактировать, изменяя местоположение, размеры и формат полей.
Стадия 4. Заполнение БД.
Процесс заполнения БД может проводиться в двух видах: в виде таблицы и в виде формы. Числовые и текстовые поля можно заполнять в виде таблицы, а поля типа МЕМО и OLE–в виде формы.
Работа с БД включает в себя такие действия, как:Поиск необходимых сведений;Сортировка данных;Отбор данных;Вывод на печать;Изменение и дополнение данных.
Система управления базами данных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.
Примеры СУБД – Oracle, Microsoft Access, Paradox, Firebird, Sqlite, еще очень много.
Назначение СУБД:
1. Компактное хранение данных (без дублирования)
2. Оптимизация доступа к данным
3. Логическая целостность (согласованность данных)
4. Универсальный интерфейс (язык или протокол), позволяющий задавать структуру данных, изменять и извлекать их неизвестному заранее алгоритму.