Содержание
Введение
1. Системный подход к управлению предприятием
1.1 Проект - система управления предприятием
1.2 Человеческий фактор в управлении проектами
2. Управление проектом
2.1 Планирование ресурсов проекта
2.2 Контроль реализации проекта
2.3 Завершение проекта
Заключение
Список использованной литературы
Введение
На сегодняшний день в деятельности организации очень большое значение приобретает ограниченность ресурсов. И дело не в том, что на фирме не хватает финансовых либо иных ресурсов, а в том, что результаты деятельности помещаются во временные рамки: не успел сегодня - проиграл конкурентную позицию сегодня.
Время в наши дни является основным критерием эффективности работы организации. Именно оно ограничивает фирму в человеческих, сырьевых, финансовых и прочих ресурсах.
Проектное управление организацией приходит на помощь высшему руководству в конкурентной борьбе с другими предприятиями. Это означает применение современных технологий управления, делегирование полномочий, распределение ресурсов и ответственности между членами руководства, определение приоритетов развития организации и других методов успешной борьбы на рынке на практике.
Организация проектного управления предпринимателями недооценивается, другие подходят к этому вопросу слишком формализовано. На деле это выливается либо недостаточной эффективностью проектирования на предприятии, либо к высоким затратам на реализацию проекта. И те, и другие допускают серьезные погрешности в своем отношении к руководству бизнесом.
Целью данной курсовой работы мы поставим изучение системного подхода к управлению проектами.
Как следствие мы имеем следующие задачи для научной работы:
· изучение современной литературы на данную тематику;
· обоснование необходимости проектного подхода к управлению;
· изучение критериев и условий реализации
проекта.
Проект разными специалистами понимается различно.
Проект - некоторая задача с определенными исходными данными и способ ее решения.
Проект - замысел, идея, образ, воплощенные в форму описания, обоснования, расчетов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации.
Проект - это совокупность определенных элементов (объектов материального и нематериального характера) и связей между ними, обеспечивающая достижение поставленных целей.
Проект есть система взаимосвязанных элементов внутренней среды (руководство, подчиненные, ресурсы, сроки, цели, методы), взаимодействующих между собой и с элементами внешней среды (государство, конкуренты, поставщики, потребители, природа).
Причем по общей теории систем каждый элемент системы может выступать отдельной открытой системой точно так же, как и исследуемая система является частью более крупной системы.
Так в организации может быть необходимо ведение инновационной политики, расширение рынка сбыта, увеличение доли рынка и решение прочих конкурентных задач. Но для руководства эти процессы не должны быть хаотичны. Каждый шаг на внешнем рынке или внутренней среде должен быть осознанным предприятием от исполнителя до высшего руководства организации.
Все эти шаги имеют определенную целесообразность, а значит направлены на решение какой-то проблемы, задачи. В свою очередь решение проблемы влечет за собой использование ресурсов, методов и иные средства реализации путей решения.
Отсюда мы имеем проект, который состоит из основных элементов: замысел (проблема, задача), ресурсы (решения), цели реализации (результаты решения) .
Проект с точки зрения системного подхода определяется следующими своими свойствами:
· сложность структуры. Каждый проект имеет в своей системе отдельную иерархию, в которой определяются отношения соподчинения и подчинения;
· взаимодействие элементов проекта между собой и с окружающей средой;
· динамичность процессов, которые зачастую имеют высокий уровень неопределенности;
· целостность проекта как системы. То есть в проекте участники имеют одну форму иерархии, а в организации совершенно иную;
· многофункциональность элементов проекта. Это когда проекта включает в себя все функции по управлению и исполнению своих целей и задач.
Данные свойства проекта определяют необходимость рассмотрения его с точки зрения общей теории систем.
Сложность проекта как системы определяется не только количеством участвующих элементов, но и сложностью, оперативностью их взаимодействия, различностью интересов участников. В данных условиях одной из задач проекта становится упрощение многозадачности его участников, сведение частных интересов к общим.
Наиболее интересным свойством любой системы является управляемость. Конечно, управлять проектом в полном объеме может быть невозможным для руководства в силу взаимодействия с внешней средой и недостаточным уровнем информативности о процессах внутри и вне системы.
Управлению сложной системы свойственны такие закономерности:
· управление осуществляется через сбор и обработку информации. То есть полноценный проект в зависимости от взаимодействия должен своевременно реагировать и управлять происходящими процессами;
· управление через обратную связь. То есть достижение цели определяется не измерением непосредственно внешних помех, а внутренним состоянием управляемой системы;
· управление подразумевает уменьшение дифференциации между частными интересами и общими в пользу последних.
Так как наш проект в конечном итоге является управляемой системой, то самое время обозначить важность и необходимость целей управления проектом.
Невозможно провести организацию проекта без обозначения главной цели ее создания. Четкое представление о первостепенной задаче в голове каждого участника проекта является гарантом успешного выполнения проекта.
Благодаря методике SMART процесс определения цели для проекта становится первым этапом на пути к его реализации.
Данная методика целеопределения гласит, что любая цель проекта должна быть:
· конкретной;
· измеримой;
· достижимой;
· значимой;
· в рамках определенного периода
Следующим этапом, который должно пройти руководство для составления проекта - это определение таких количественных показателей как производительность, объем инвестиций, оперативные расходы. Следовательно, любой проект, необходимый для организации, должен отвечать хотя бы одному из следующих условий:
· содействовать повышению производительности организации;
· способствовать сокращению объемов инвестиций;
· содействовать сокращению текущих расходов;
· комплексно влиять на вышеперечисленные характеристики.
Балакин в своей книге пишет, что затраты, сроки и качество реализуемого проекта диаметрально противоположны друг другу. Это очевидно, если сокращать сроки, то придется увеличивать затраты, чтоб сохранить качество на неизменном уровне.
Так он пишет о "магическом треугольнике управления проектами", в котором данные характеристики находятся на разных углах. И, соответственно, изменение одного параметра треугольника влечет за собой изменение хотя бы одного другого. Так управление проектами сводится к определению рационального баланса между ограничениями в сроках, затратах и качестве.
Если целью проекта является повышение уровня качества производимого товара, снижению количества брака, то это повлечет за собой известные расходы. А также временные затраты на внедрение проекта. В данном случае, если управлению проектами удастся сохранить баланс между углами треугольника в допустимом отклонении от середины, то реализацию проекта можно считать более или менее успешной.
Но иногда менеджеру проекта приходится делать ощутимые отклонения от заданного курса. Это случается тогда, когда к организации проекта подошли заведомо в критические сроки, либо с дефицитом инвестиционного бюджета.
Далеко идти не надо, всем известно, как проект полета на Луну, осуществлявшийся NASA, был перепроектирован под более дешевые программы беспилотных полетов в космос. Либо известная подготовка к проведению Олимпийских Игр 2014 в городе Сочи, которая потребовала огромных финансовых вложений (более чем в 4 раза больше от изначально спланированных), чтобы успеть соорудить спортивные арены в необходимый срок.
Эффективное управление проектами непосредственно связано с уровнем квалификации его участников: управляющий проектом, команда проекта, вспомогательные единицы. Управление проектами - это работа группы людей, максимально сконцентрированных на достижение цели проекта.
Количество и состав участников проекта варьируются от одного до нескольких сотен и тысяч в зависимости от сложности и масштабности проекта.
Одним из важнейших лиц при реализации проекта является заказчик проекта. Обычно это бывает организация, либо отдельный человек, либо целое государство. Именно от него зависит финансирование реализации проекта.
Если финансов не хватает, то могут быть привлечены в проект банки и прочие инвесторы.
Помимо заказчика непосредственно к проекту относится управляющий проектом - лицо, принимающее все важнейшие решения по реализации и контролю за исполнением проектом.
У управляющего обычно в распоряжение создается аппарат управления. Сюда могут входить отделы бухгалтерии, маркетинга, сбыта и прочие структурные единицы при необходимости.
Далее идет группа по реализации задач проекта - непосредственные исполнители аппарата управления проектом. Чаще всего это бывают менеджеры низшего звена, работники организации, входящие в команду проекта.
При принятии данного решения стоит учитывать ряд факторов:
· опыт управления проектами;
· объем работы;
· гонорар;
· компетентность;
· репутация;
· психологическая совместимость с командой проекта.
Основные обязанности управляющего проектами является:
· формирование команды проекта и организация ее работы;
· достижение поставленных целей в определенные сроки при ограниченных ресурсах;
· принятие решений в условиях высокой степени неопределенности;
· планирование и проектирование;
· взаимодействие с другими организациями;
· обеспечение выполнения задач и контроля затрат.
Команда проекта - это группа людей, принимающих участие в реализации проекта и подчиняющихся управляющему проектом.
Состав и порядок формирования команды проекта в различных условиях могут различаться. Условия могут быть продиктованы типом проекта, его масштабом, сложностью и длительностью его реализации.
Важность взаимодействия с командой определяется самим проектом:
· проект является системой. Его реализация зависит от эффективности взаимодействия элементов системы;
· при работе над проектом проявляется эффект синергизма, когда успехов одного члена команды влечет за собой успех другого;
· успех проекта связан с атмосферой создаваемой работой в команде;
· взаимодействие и общая работа повышают коммуникативные способности сотрудников и снижают вероятность конфликтных ситуаций.
Организация работы в команде достаточно сложная задача, так как каждый человек имеет свою психологию и следует направить энергию каждого на созидание и реализацию проекта. При подборе членов команды необходимо учесть такие критерии как профессионализм, способность работать в команде и другие специфические особенности проекта.
Взаимодействие команды и руководящего проекта выливается в стиль руководства. Поведение и стиль руководителя проекта существенно влияют на команду. Необходимо, чтоб управляющий проектом проявлял этичность и честность в отношении каждого члена команды. Был лидером сформированной команды.
Лидерство может носить формальный характер, когда руководителем назначается специалист по средством приказа высшего руководства. Или неформальный характер, когда один из членов команды своим профессионализмом и высокими нравственными стандартами объединяет команду, не являясь их начальником.
Некоторые деятели теории управления проектами различают понятия руководства и управления неспроста. С управлением они ассоциируют умение управлять процессами при реализации проекта. А руководство - это умение управлять человеческими ресурсами.
До сравнительно недавнего времени признавалось, что лидерами рождаются, но не становятся. Этот миф распространялся успешными руководителями в силу своей тщеславности. Исследования показали, что лидерами не рождаются, но наука до сих пор не дала четко поставленного ответа на данный вопрос.
Нет единого мнения по повода необходимых качеств лидера в бизнесе, обществе либо военном деле. Проблеме лидерства уделено достаточно много внимания деятелями разных времен начиная от Маккиавелли и до современных ученых-менеджеров.
Причем в более поздних работах на данную тему стиль управления от ситуационного сводится к корпоративной культуре.
Ключевым фактором успешного руководства проектом является
понимание того, какой стиль управления доминирует у руководителя, а также его
гибкость и желание изменить этот стиль в зависимости от обстоятельств.
Планирование - процесс разработки и принятия целевых установок количественного и качественного характера и определения путей наиболее эффективного их достижения.
Необходимость составления планов обусловлено несколькими причинами. Наиболее значимые из них: неопределенность будущего, координирующая роль плана, оптимизация экономических последствий.
Неопределенность будущего принуждает планировать проект по количественным показателям не в строгих абсолютных значениях. Но наоборот в небольших вариациях возможного отклонения.
Планирование координирует цели и задачи проекта. Приводит деятельность участников проекта в определенную систему и позволяет осуществлять проект без существенных сбоев и отклонений.
Еще одной важной причиной планирования в организации проекта является согласование инвестиций и страховании рисковых ситуаций. Вероятность наступления рассогласования по финансовым позициям гораздо ниже, если работа осуществляется по плану, да и финансовые риски будут значительно уменьшены.
Планирование позволит руководителю проекта эффективно реализовать проект на основе систематической подготовки решений. То есть план, как таковой, является предпосылкой эффективности проекта.