Реферат
"Организация и технология документационного обеспечения управления"
Оглавление
Введение
1. Понятие службы документационного обеспечения управления
2. Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации
3. Цели, задачи и функции службы ДОУ
4. Права и ответственность службы ДОУ
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
6. Нормы условий труда в отделе документационного и информационного обеспечения
7. Порядок организации делопроизводства в ООО "МТК "Милком"
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Цель работы: рассмотрение организации и структуры службы документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия ООО "Молочная Торговая Компания "Милком" ("МТК "Милком") и изучение основных функций службы делопроизводства.
Задачи работы: описать организацию и структуру службы делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком" и рассмотреть основные функции службы делопроизводства.
Основными нормативными материалами являются: положение об Отделе документационного и информационного обеспечения; должностные инструкции сотрудников организации; так же Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб.; ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" расшифровывает основные термины в области делопроизводства и архивного дела.
В статьях А.Н. Сокова "Перспективы развития правил оформления управленческих документов" предложена дополнительная информация об основных положениях и составлении инструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников.
Янковая В.Ф. выделяет три формы организации делопроизводства и предлагает соответствующую им структуру службы ДОУ.
Кирсанова М.В. определяет структуру и функции службы ДОУ в зависимости от штатной численности работников предприятия и объема документооборота.
1. Понятие службы документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником (секретарь-референт).
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования.
документационное обеспечение управление делопроизводство
2. Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации
Деятельность учреждения фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организация издает уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.
Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.
Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль.
Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия. Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.
Штатное расписание - основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
. Общие положения;
. Правила подготовки и оформления документов;
. Требования к реквизитам документов;
. Организация документооборота;
.1 Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;
.2 Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;
.3 Организация контроля исполнения документов;
.4 Поисковая система по документам;
.5 Составление номенклатуры дел;
.6 Формирование и оформление дел;
.7 Экспертиза ценности документов;
.8 Передача дел в архив.
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.
3. Цели, задачи и функции службы ДОУ
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Служба ДОУ решает следующие задачи:
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;
контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота, количества форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
Функции службы ДОУ:
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
·организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;
разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации;
повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;
организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
Служба ДОУ имеет право:
) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;
) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил;
) запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;
) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников;
) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
Служба ДОУ несет ответственность за:
) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
Служба ДОУ взаимодействует:
) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;
) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
6. Нормы условий труда в отделе документационного и информационного обеспечения
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение; устранение шумов; вентиляция воздуха; температура воздуха; установление правильного режима труда и отдыха.
Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Помещения, где эксплуатируются компьютерами, должны иметь естественное и искусственное освещение.