Между тем, сложившаяся в настоящее время практика замещения мирового судьи во время его временного отсутствия либо при прекращении или приостановлении его полномочий, мировым судьей ближайшего судебного района, создает для граждан значительные трудности (отдаленность, труднодоступность района, отсутствие транспортного и иного сообщения, денежных средств и т.п.) и, тем самым, препятствует их доступу к правосудию. И не случайно, С.И.Вицин отстаивая доступность правосудия как необходимое условие его существования, подчеркивал, что судебная власть должна быть построена так, чтобы каждому гражданину обеспечить доступ к правосудию, гарантировать судебную защиту его прав и свобод[5].
Создание мировых судов придаст легитимность и полномочиям мирового судьи-организатора (мирового судьи - администратора), который будет наделен правом контроля за работой объединенного аппарата, выполнения представительских функций и являться связующим звеном между мировыми судьями и с вышестоящими судами и органами, осуществляющими организационное и материально-техническое обеспечение мировых судей, не ущемляя самостоятельности и не вмешиваясь в их процессуальную деятельность. Было бы предпочтительнее, если мировой судья - организатор будет избираться на общем собрании мировых судей с представлением протокола о результатах выборов руководителю суда субъекта Российской Федерации для издания соответствующего приказа. Должностные обязанности мирового судьи - организатора должны быть утверждены также на общем собрании мировых судей, которое вправе вносить в него изменения и дополнения. Таким образом, с одной стороны, будет соблюдена демократичность, когда из числа равных по статусу мировых судей избирается судья-организатор, а с другой, изданием приказа о возложении обязанностей мирового судьи - организатора на избранного судью, признаются его полномочия вышестоящим судом.
Срок нахождения мирового судьи в должности судьи-организатора должен быть ограничен двумя годами, что позволит увидеть его организаторские способности, умение руководить аппаратом и другие качества, необходимые для организатора. За исполнение обязанностей мирового судьи- организатора должна производиться доплата, которая должна быть предусмотрена в статье расходов на денежное содержание мировых судей, и оформляться соответствующим приказом управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.
Поскольку мировой судья входит в федеральную судебную систему и является составной ее частью, учетно-статистическая деятельность аппарата мирового судьи должна соответствовать единым требованиям и в этой области, т.е. по основным показателям формы учета и статистики по участкам мировых судей на всей территории Российской Федерации должны соответствовать формам, устанавливаемым во всей системе судов общей юрисдикции.
Кроме того, следует иметь в виду, что единство в подходах к организации делопроизводства для аппарата мировых судей необходимо также и потому, что существует единая система требований Госстандарта в области делопроизводства[6].
Как уже указывалось выше правила судебного делопроизводства единые для районных судов обязательны и для мировых судей. Закрепленные в нем положения носят императивный характер, при неукоснительном соблюдении которых в принципе невозможна утрата документа поступившего к мировому судье, несвоевременное его исполнение либо направление ненадлежащему адресату.
Таким образом, делопроизводство это, с одной стороны, информационный процесс, включающий в себя сбор, обработку, накопление, хранение, поиск и распространение информации, а, с другой, строго регламентированная нормативно правовыми актами деятельность, устанавливающая порядок регистрации, учета, движения судебных дел и других материалов, справочно - информационного поиска и контроля над исполнением документов, а также их последующего хранения и использования.
Функция делопроизводства возлагается на аппарат мирового судьи либо на единую канцелярию, образованную из аппарата мировых судей нескольких судебных участков, входящих в судебный район либо различных административно-территориальных образований.
На каждом судебном участке к началу года составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов. При составлении номенклатуры основных нарядов, которые ведутся в судебном участке, необходимо взять за базовую основу и руководствоваться Типовой номенклатурой разработанной во исполнение Постановления Совета судей Российской Федерации от 29 апреля 2005 г. № 131 «О мерах по совершенствованию организации деятельности мировых судей в Российской Федерации»[7]. При разработке номенклатуры учтены требования Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157.
Типовая номенклатура представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве мирового судьи, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Типовая номенклатура составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел и документов в делопроизводстве мирового судьи. Она определяет группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, используется также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Для заголовков дел общего делопроизводства, указанных в Типовой номенклатуре, а также для уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях сроки хранения устанавливаются в соответствии с требованиями Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
На каждом судебном участке либо в объединенной канцелярии рекомендуется номенклатура основных нарядов по распорядительной деятельности, вопросам организационного обеспечения деятельности мировых судей, систематизации законодательства, судебной статистике, судебным делам и производству: наряды по гражданским и уголовным делам, делам об административных правонарушениях, делопроизводству у мирового судьи, архиву и библиотеке.
Для заголовков дел общего делопроизводства, указанных в Типовой номенклатуре, а также для уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях сроки хранения также устанавливаются в соответствии с требованиями Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[8], и Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения[9]. В то же время для отдельных категорий дел (документов), образующихся в деятельности мировых судей, сроки хранения указаны в самой Типовой номенклатуре.
Номенклатура служит целям обеспечения сохранности в делопроизводстве и отбора документов, образующихся в деятельности мировых судей, на постоянное хранение и уничтожение.
На основе Типовой номенклатуры дел составляется индивидуальная номенклатура дел, образующихся в деятельности мирового судьи, при этом обязательно повторяя формулировки Типовой номенклатуры дел, установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел.
В соответствии с пунктом 1.4 Типовой номенклатуры дел номенклатура дел мирового судьи составляется на каждый год не позднее октября предшествующего года на основе изучения содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи.
Имеются некоторые особенности при составлении мировым судьей индивидуальной номенклатуры, поскольку она согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела в порядке, определяемом действующим законодательством, и только после этого утверждается мировым судьей. Номенклатура пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае значительных изменений функций, состава документации номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.
Сроки хранения дел и документов, установленные Типовой номенклатурой, являются обязательными для всех мировых судей.
Уничтожение документов временного хранения производится после утверждения архивным органом описей дел постоянного хранения.
На практике номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов составляется по поручению мирового судьи работником аппарата (помощником судьи, секретарем судебного участка) и утверждается мировым судьей, а в судебных участках, объединенных единым делопроизводством, такая работа организуется руководителем аппарата и номенклатура утверждается мировым судьей-организатором.
Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило, заводятся на один год в соответствии с номенклатурой.
На обложке наряда проставляются его номер и наименование согласно номенклатуре, название судебного участка, дата начала и окончания, количество листов и приложений, срок хранения в архиве. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого наряда, а на последующих томах - номер очередного тома и номер наряда.
Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них документов, запрещается.
Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за каким номером они учтены в следующем году.
В номенклатуру должны быть внесены все вновь заводимые наряды, картотеки, книги и журналы учета делопроизводства, а также наряды, книги и журналы, законченные ведением в прошлом году.
При организации делопроизводства на судебном участке мировому судье (судье - организатору) необходимо руководствоваться Положением об аппарате мирового судьи, который, как правило, разрабатывается и принимается в исполнительном органе субъекта Российской Федерации, осуществляющем материально-техническое, а отчасти и организационное обеспечение деятельности мировых судей. Поскольку такие Положения носят общий характер, они должны быть конкретизированы в должностной инструкции каждого работника аппарата, утверждаемым мировым судьей либо судьей - организатором, что, несомненно, позволит охватить все стороны судебного делопроизводства и повысить ответственность работников за порученный участок работы. При распределении функциональных обязанностей необходимо исключить дублирование и предусмотреть взаимозаменяемость работников аппарата.
Отсюда следует, что должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность работника аппарата, обеспечивающий объективность при его аттестации, при разрешении трудовых споров, поощрении, наложении взыскания.
В связи с чем можно предложить следующую унифицированную форму должностной инструкции работника аппарата мирового судьи, в которой обязательно должны быть предусмотрены следующие разделы:
- общие положения (в этом разделе указываются обобщенные сведения о должности, требования к образованию работника аппарата и его практическому опыту (как правило, под этим понимается стаж работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия, основные законодательно-правовые и локально- нормативные акты, на основании которых он осуществляет свою служебную деятельность, а также подчиненность работника аппарата и кем он руководит);
- функции (в нем указывают основные направления деятельности работника аппарата);
-должностные обязанности (в нем перечисляются конкретные функциональные обязанности работника аппарата и его взаимозаменямость в период временного отсутствия работника аппарата (болезнь, отпуск и иные уважительные причины). Этот раздел следует расписать как можно детальнее и при его составлении многие формулировки можно взять из Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде. Именно в этом разделе нужно указать не только что, но и как выполняет те или иные обязанности работник аппарата в соответствии с установленными данной Инструкцией требованиями по работе с документами;
- права - в нем закрепляются полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Здесь же можно указать на право работника аппарата к доступу к различной информации, в том числе и конфиденциальной (служебной), запроса информации и документов, право подписи определенных видов документов, доступ к печати, штампам, и т.д.
- ответственность (в этом разделе устанавливается ответственность в строгом соответствии с редакцией ст. 419 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Работники аппарата, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.