Материал: Оптимизация управления на предприятии

Оптимизация управления на предприятии

Введение

В отчете отражены результаты анализа основных аспектов управленческой деятельности ООО "ФАРАОН". В период практики с 11 января по 25 января 2016 года.

Практика менеджмента студентов 3 курса заочного отделения РАНХ и ГС по специальности «Менеджмент» имеет целью практическую апробацию и закрепление различных методов, изучаемых в специальных дисциплинах согласно учебного плану.

Цель учебно-ознакомительной практики состоит в обобщении и закреплении полученных теоретических знаний и практических основ изучаемых дисциплин. Для достижения намеченной цели студенту необходимо решить следующие задачи:

реализовать потребность в профессиональном самосовершенствовании;

сформировать собственное отношение к профессии менеджера организации;

продолжить отработку аналитических навыков и умения систематизировать фактический материал, необходимый для принятия управленческих решений.

Для решения этих задач студенту при прохождении учебно-ознакомительной практики необходимо выполнить следующие взаимосвязанные задания:

Ознакомиться с организацией - местом практики: местоположение организации и сфера ее деятельности; организационно-правовая форма; устав и другие учредительные документы; наличие лицензии; содержание и практика разработки бизнес-плана.

Изучить структуру управления организацией, определить ее тип, преимущества, недостатки.

Изучить особенности и отличительные черты менеджмента в организации с учетом ее основного вида деятельности.

Изучить состояние и уровень корпоративной культуры, стилей управления, трудностей в управлении организацией.

Оценить степень готовности руководства и персонала организации к применению инноваций в управленческой деятельности.

Изучить содержание двух - трех должностных инструкций сотрудников организации.

За время прохождения учебно-ознакомительной практики студент должен ознакомиться со спецификой профессиональной деятельности и получить первые профессиональные навыки и умения.

1.Общая характеристика базы практики

.1 Общая характеристика ООО "ФАРАОН"

История работы на рынке кассовой техники и весового оборудования группы компаний "ФАРАОН" начинается с 1991 года. Основной вид деятельности группы компаний - продажа, обслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин, весоизмерительной техники, счетчиков и детекторов банкнот и другого оборудования, используемого в сфере торговли и услуг населению, а так же автоматизацией торговли.

В структуру компании входят такие фирмы, как ООО "ТД "Полюс" (продажа торгового оборудования, расходных материалов и программного обеспечения); ООО "ФАРАОН" (обслуживание и ремонт кассового и весового оборудования в г. Саратове, автоматизациея торговли); ООО ЦТО "Полюс" (ремонт весоизмерительной техники) ООО "СЦ "Полюс" (обслуживание и ремонт кассового оборудования в Саратовской области.) Обширная сеть филиалов и центров технического обслуживания охватывает многие районы Саратовской области, в том числе и в таких городах как: Ал.гай, Аткарск, Балаково, Ершов, Лысые горы, Новоузенск, Петровск, Степное, Энгельс, Аркадак, Базарный Карабулак, Балашов, Балтай, Ивантеевк, Маркс, Новые Бурасы, Пугачев, Татищево.

Существующая сеть филиалов позволяет качественно и в короткие сроки решить вопросы с сервисным обслуживанием торгового оборудования. Филиалы располагаются в специально оборудованных помещениях, оснащенных необходимыми техническими средствами, в большинстве своём обеспечены автотранспортом, средствами мобильной и компьютерной связи.

Во всех филиалах работают мастера, которые способны решить все вопросы связанные с торговой техникой. Диагностику, программирование, замену узлов и деталей оборудования, по возможности, наши мастера производят на месте, ремонт требующий применения компьютерной и другой техники, используемой в мастерской - производится в стационарных условиях.

Высококвалифицированные мастера по ремонту и обслуживанию оборудования всегда находятся на связи с диспетчерской службой, которая координирует действия обслуживающего персонала в г. Саратове. Имеющийся штат сотрудников оформляет продажу техники, выдачу всех необходимых документов, постановку техники на гарантийное обслуживание и на учёт в налоговых органах, осуществляет ремонт, решает вопросы, возникающие в процессе эксплуатации оборудования. Оказываются консультации специалистами как на месте, так и по телефону (горячей линии 486-111, 980-100).

Во всех офисах продаж имеются выставочные залы оборудования, где опытные консультанты помогут вам подобрать весь спектр интересующего Вас оборудования, для успешного ведения Вашего бизнеса.  В центральном офисе компании имеется демонстрационный зал, позволяющий ознакомиться с новинками торгового оборудования и средствами автоматизации торговли. ООО "ФАРАОН", являясь партнёром фирмы 1С, предлагает комплексные решения автоматизации на базе этого программного продукта.

.2 Изучение и анализ функций ООО "ФАРАОН"

Учебно-ознакомительная практика проходила на базе ООО "ФАРАОН" с 13 декабря по 24 декабря 2015 года (см. Приложение 1).

Проанализируем структуру организационной деятельности в ООО "ФАРАОН", (см. рисунок 1).

В ООО "ФАРАОН" состоят 16 человек. Это: директор, заместитель директора, главный бухгалтер, менеджеры -6 человек, мастер - 4 человека, монтажники-2человека, водитель - 2 человека.

Из приведённой организационной схемы видно, что ООО "ФАРАОН", имеет небольшое количество сотрудников. В результате чего все сотрудники агентства тесно взаимодействуют друг с другом. Генеральный директор является основным руководителем данной фирмы. На него возлагаются все основные обязанности по руководству рекламным агентством, а также он всегда в курсе всех событий компании. Генеральный директор выполняет оперативную, консультативную, координационную и финансовую работу, включающую административно-хозяйственное руководство предприятием в целом и основными его структурными подразделениями.

Рисунок 1-Структура ООО "ФАРАОН"

В обязанности директора входит руководить и координировать работу агентства; организовывать работу и эффективно взаимодействовать со всеми структурными подразделениями цехов и производственных единиц, направлять их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышать эффективность работы предприятия; также рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.

Также директор ставит целевые задания подчиненным и контролирует их выполнение; обеспечивает выполнение агентством всех обязательств перед бюджетом, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров; решает вопросы, касающиеся финансово- экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия; в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам - заместителям директора, руководителям производственных единиц и филиалов предприятий, а также функциональных и производственных подразделений.

В обязанности заместителя директора входит: выполнять обязанности директора в отсутствие его на рабочем месте; руководить финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, контролировать материально-техническое обеспечение предприятия, финансовыми и экономическими показателями деятельности предприятия, за правильным использованием банковского кредита, выполнением договорных обязательств по поставкам продукции. Также в его обязанности входит координация работы подчиненных ему служб и подразделений; обеспечение своевременной выплаты заработной платы рабочим и служащим; организация рекламы выпускаемой продукции; взаимодействие с другими предприятиями (организациями, учреждениями и т.п.) в процессе выполнения своих обязанностей; создание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.

Бухгалтер подписывает и ведет бухгалтерскую отчетность; формирует учетную политику предприятия; занимается отчетами о прибыли, убытках, ежемесячных затратах; обобщает и анализирует финансовую информацию для подготовки записей на счетах; устанавливает поддержку и координацию бухгалтерского учета; анализирует и рассматривает бюджет и расходы местных, государственных, федеральных и частных средств, договоров и грантов. В его обязанности также входит мониторинг и анализ бухгалтерского учета и связанные с ними системы отчетов; подготовка и рассмотрение бюджета, доходов, расходов, выплаты заработной платы, счетов и других бухгалтерских документов; анализ доходов и расходов для обеспечения контроля за расходами; учет персонала, поставщиков и клиентов; решение проблем с несоответствием счетов.; контроль ввода и обработки финансовых данных и отчетов; взаимодействие с внутренними и внешними аудиторами во время проверок; обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

В обязанности менеджера входит участие в планировании товарооборота и поставок товара от производителей; участие в маркетинговом анализе; подготовка планов рекламных и маркетинговых мероприятий по продвижению закрепленных брэндов. Менеджер осуществляет постоянное взаимодействие с поставщиками, готовит и участвует в переговорах.

Обязанности менеджера по работе с клиентами: поддерживает и развивает клиентскую базу; обеспечивает поступательный рост объемов продаж ключевым клиентам; обслуживает клиентов в офисе.

Обязанности менеджера по производству и размещению рекламы: следит за качеством дизайна, изготовления продукции; оформление документации; общение и заключение договоров с клиентами; проводит документальное оформление покупки в точном соответствии с принятыми правилами; организует резервирование товара по заявкам клиентов.

В обязанности монтажника входит: согласовывать с технологом «производственное задание», вносить предложения по улучшению изделия и упрощению монтажа; принимать заказ на производстве и проверять правильность его изготовления; производить монтаж изделия заказчика выполнять дополнительный сервис: уборка после монтажа, вынос мусора, окончательная подготовка изделия к эксплуатации и т.п. Монтажник подписывает от имени компании «акт приема - передачи» изделия, «анкеты о работе компании»; после окончания работы докладывает администратору о проделанной работе и получает задание на следующий монтаж; несет ответственность за сохранность инструмента и имущества компании, находящегося в его пользовании.

Все обязанности отображены в должностных инструкциях (см. Приложение 2,3,4).

Руководство ООО "ФАРАОН" работает с предпринимателями-изготовителями и с крупными фирмами.

Товар у поставщиков отбирается менеджером по согласованию с директором после ознакомления с Прайс-листами на предлагаемую продукцию.

Как правило при оптовой покупке предусмотрена система скидок. При покупке на сумму:

·   от 20 тыс. руб. до 50 тыс. руб - скидка 2%;

·   от 51 тыс. руб. до 100 тыс. руб. - скидка 5 %;

·   от 101 тыс. руб и выше - 7%.

Продукция закупается предпринимателем на основании договора купли-продажи. В договоре предусмотрено, что отгрузка товаров производится железнодорожным транспортом в контейнере, либо багажом с соблюдением минимальной нормы отгрузки (один контейнер, одно место багажа) или по согласованию сторон автомобильным транспортом, с оплатой покупателем провозной платы, страховки, охраны, упаковки груза. Допускается самовывоз товаров покупателем со склада продавца.

Покупатель несет ответственность за товарный вид и сохранность товара с момента его приемки.

Переход рисков на товар происходит с момента передачи товара, покупатель вправе производить реализацию товаров с момента получения.

Цена поставляемых по договору товаров определяется на основании накладных и счетов-фактур, включая НДС - 18%.

Оплата товаров покупателем производится перечислением денежных средств платежным поручением на расчетный счет продавца равными частями 5, 15 и 25 числа каждого текущего месяца в течение 30 дней с момента отгрузки со склада продавца или наличными денежными средствами в кассу продавца, с соблюдением предельных размеров, установленных ЦБ РФ.

В платежных поручениях покупатель обязан указать номер договора, по которому производится оплата. Право собственности на товар покупатель приобретает после оплаты товара в соответствии со сведениями о продажах, по согласованной форме, которые обязан предоставить в письменном виде в течение 3 дней со дня оплаты, но не позднее 5 числа месяца следующего за месяцем платежа.

При расхождении предоставленных сведений о продажах с товарными остатками, находящимися у покупателя, покупатель обязан уточнить сведения о продажах по требованию продавца до 15 числа того же месяца.

В случае не предоставления сведений о продажах в установленные сроки либо предоставление не достоверных данных, продавец вправе зачесть произведенные покупателем платежи за товары в оплату накладной, первой по времени отгрузки с переходом права собственности к покупателю.

Товары, по которым право собственности перешло к покупателю, возврату не подлежат.

Отгрузка покупателю последующей партии товара производится только после представления покупателем сведений о продажах по предыдущей партии товара.

Возможна замена ассортимента товара до 10% от каждой партии, отгруженной покупателю в случае: оплаты покупателем не менее 90% стоимости и представлении покупателем сведений о продажах.

Возврат товара производится силами и средствами покупателя с сохранением упаковки и товарного вида. В случае нарушения покупатель на основании Акта приемки товара, обязан возместить убытки связанные с переупаковкой, доработкой и уценкой товара.

Доставка товаров из-за рубежа осуществляется либо самовывозом, либо железнодорожным транспортом (контейнерные перевозки).

Налаживание хозяйственных связей с предпринимателями напрямую, без посредников позволило ООО "ФАРАОН" устанавливать вполне приемлемые цены на товары и минимальной торговой наценкой. Это позволяет формировать ассортимент в различном ценовом диапазоне.

Организация учета и контроля за оптовыми закупками - важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки осуществляет товаровед в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

Поэтому актуальной задачей коммерческой работы ООО "ФАРАОН" является механизация и автоматизация учета поставок с помощью современной компьютерной техники.

.3 Изучение стиля и методов управления конкретного менеджера

Главную роль в карьере менеджера играет стиль руководства, который применяет менеджер в своей работе. Каждый руководитель в процессе управленческой деятельности выполняет свои обязанности в свойственном только ему стиле. При изучении стиля руководства в ООО "ФАРАОН" «руководителю базы практики был представлен тест, состоящий из 35 вопросов. По результатам тестирования составляется решетка менеджмента, характеризующая стиль, применяемый в управлении.