Материал: Оптимизация распределения работ и загруженности службы управления персоналом на основе матрицы РАЗУ

Оптимизация распределения работ и загруженности службы управления персоналом на основе матрицы РАЗУ

Исследовательская работа на тему:

Оптимизация распределения работ и загруженности службы управления персоналом на основе матрицы РАЗУ

Содержание

Введение

1. Теоретические основы анализа рациональности разделения и кооперации труда в управлении

. Оптимизация распределения работ и загруженности работников службы управления персоналом ООО «Сервико»

. Анализ и рекомендации по распределению работ и загруженности работников службы управления персоналом

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

В современных условиях управленческий труд выделился в особую категорию общественного труда с последующей дифференциацией по видам и подвидам работ и основывается на понимании управления как вида профессиональной деятельности, присущей всякому совместному труду. Если в одном общем процессе труда участвует группа лиц, то обязательно возникает необходимость координации их трудовых усилий.

Управленческий труд имеет свои специфические особенности:

) носит информационный характер непосредственного предмета и продукта его труда, обусловленный принципиальным различием трудового процесса по его содержанию и результатам от других видов труда, необходимых для производства продукции и услуг. Результаты труда персонала управления оцениваются не по количеству изданных распоряжений и выпущенных документов, а по их влиянию на деятельность коллектива предприятия;

) участвует в создании материальных благ не прямо, а через труд других лиц;

) в качестве предмета управленческого труда выступают управленческий процесс и люди, участвующие в нем;

) его результатом являются управленческие решения;

) средствами труда служит организационная и вычислительная техника;

) это труд умственный, поэтому прямое измерение его производительности возможно лишь в отношении технических исполнителей и отчасти специалистов.

Актуальность темы определяется тем, что управленческий труд настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично.

Цель и задачи исследования. Целью данной исследовательской работы является рассмотрение организации труда службы управления персоналом. То есть, как организовать работу специалистов по управлению персоналом, чтобы их труд был наиболее эффективным; разработка приемлемых и эффективных для руководства организации ряда новых решений в сфере управления.

Для достижения цели исследования в работе поставлены следующие основные задачи:

         рассмотреть особенности управленческого труда;

         выбрать метод для анализа и диагностики рациональности разделения и кооперации управленческого труда;

         провести оптимизацию распределения работ и загруженности работников службы управления персоналом ООО «Сервико»;

         проанализировать и разработать рекомендации по организации труда службы управления персоналом ООО «Сервико».

. Теоретические основы анализа рациональности разделения и кооперации труда в управлении

Анализ и диагностика рациональности разделения и кооперации труда в управлении осуществляется с помощью матричных таблиц - матрица распределения ответственности, матрица функционального взаимодействия, матрица распределения административных задач управления.

Объектом анализа при изучении функциональной структуры являются состав и соотношение между различными службами, подразделениями и структурными единицами, находящимися на одном или на разных уровнях аппарата управления. Анализ функциональной структуры направлен на заявление возможностей концентрации однородных работ в рамках определенных подразделений, углубления их специализации и рационализации разделения труда между функциональными подразделениями разных иерархических уровней и между специалистами разной квалификации в одном звене.

Анализ проводится обычно в такой последовательности:

1.      достаточность набора функций для полной реализации главной экономической цели организации;

.        полнота охвата функций всеми подразделениями аппарата управления;

3.      степень соответствия структуры органов содержанию работ аппарата управления;

.        уровень концентрации работ в функциональных подразделениях аппарата управления;

5.      уровень специализации работ в функциональных подразделениях;

6.      соотношение - централизованного и децентрализованного выполнения работ в функциональных подразделениях.

Объем и содержание работ по управлению объектом определенного класса предопределены составом процессов воспроизводства, осуществляемых им. Вместе с тем распределение этих работ между отдельными подразделениями аппарата управления во многом зависит от особенностей каждого конкретного объекта, задач, стоящих перед ним в конкретный период времени, состава кадров руководителей и специалистов.

В этой связи при анализе функциональной структуры выявляется степень ее соответствия с общими критериям построения аппарата управления. Такой подход более оправдан, чем простое сопоставление действующей и регламентируемой структур. При этом сопоставление действующей структуры с регламентируемой служит дополнением для оценки ее правильности.

Разделение труда в управлении считается рациональным, если достигается:

.        полное использование рабочего времени в течение рабочего периода

.        равномерная загруженность управленческих работников

.        использование работника в соответствии с его квалификацией и трудовым потенциалом

.        отсутствие дублирования и параллелизма в работе различных служб и исполнителей

.        отсутствие выполнения работ, несвязанных с должностью работника

.        обеспечивается рост квалификации

.        увязка во времени выполнения различных видов работ.

Особым направлением анализа функциональной структуры является изучение организации работ по обслуживанию функционального аппарата управления. В современных условиях закрепление за каждым функциональным подразделением необходимой ему системы обслуживания (хранение и передача информации, выполнение расчетных, множительных и других работ) нерационально. Оправдывает себя создание централизованного банка данных, общего подразделения по размножению документации, информационно-вычислительных и других обслуживающих звеньев. Удельный их вес в общем объеме соответствующих видов работ свидетельствует об уровне рационализация построения этой части аппарата управления.

Схема функциональных взаимосвязей отражает горизонтальные связи функциональных подразделений аппарата управления. Ее можно представить в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формируются функции управления, выполняемые конкретным функциональным подразделением, а вверху по горизонтали перечисляются все функциональные подразделения аппарата управления и должности высших руководителей.

На пересечении строк и столбцов проставляются символы, отражающие степень участия отдельных функциональных подразделений и руководителей в выполнении конкретных функций данного подразделения.

Анализ полного охвата функций управления структурными подразделениями аппарата обычно проводится при помощи матричной таблицы, в которой перечень работ сопоставляется с номенклатурой действующих структурных подразделений. Перечень работ составляется на основе типового их классификатора для объектов определенного класса с дополнением его специальными работами, обусловленными специфическими задачами и особенностями данного объекта и его взаимоотношениями с другими звеньями общественного производства. Это сопоставление выявляет круг работ, не закрепленных ни за одним подразделением, закрепленных за несколькими подразделениями одновременно (дублирование) и отнесенных по частям к компетенции разных подразделений.

Качественный анализ этой матрицы путем рассмотрения содержания работ, закрепленных за каждым подразделением, показывает соответствие номенклатуры работ, отнесенных к кругу деятельности каждого подразделения, его основному профилю. При этом выделяются работы, которые следует передать из одних подразделений в другие, где их выполнение наиболее оправдано.

Существуют следующие матричные таблицы:

·        Матрица распределения ответственности

·        Матрица функционального взаимодействия

·        Матрица распределения административных задач управления.

Матрица распределения ответственности - таблица, по горизонтали которой располагается структура (оргструктура, должностные лица и отделы), по вертикали - перечень целей (функций), на полях матрицы фиксируется вид ответственности.

Матрица распределения ответственности позволяет выявить цели:

.        не имеющие организационного обеспечения

.        с нечетким распределением ответственности

.        закрепленные за несоответствующими по специализации структурными подразделениями.

Таблица 1

Фрагмент матрицы распределения ответственности

Условные обозначения: Е - исполнение, А - утверждение; С - согласование. В таблице нижний индекс означает сотрудника, от которого поступает информация. Верхний индекс означает сотрудников, которым информация передается.

Матрица функционального взаимодействия используется для более подробного изучения разделения и кооперации труда. Представляет собой способ изучения разделения труда и степени участия структурных подразделений в реализации общих функций управления.

Методика построения основана на матрице аналогичной матрице распределения ответственности. Только на полях матрицы более подробно раскрывается степень участия каждого подразделения в реализации каждой функции по средствам установленных символов.

Матрица функционального взаимодействия позволяет выявить наличие дублирования функции в разделении труда, отсутствие необходимого участия в реализации функций, наличие излишних функциональных связей.

Таблица 2

Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей отдела управления персоналом с другими подразделениями организации

Применяются следующие символы:

О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет окончательный документ;

П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;

У - участвует в выполнении данной функции;

С - согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функций;

Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.

Матрица распределения административных задач управления - наиболее усложненный матричный подход, принцип построения аналогичный предыдущим матрицам, но еще более глубоко и подробно изучается степень участия и взаимодействия различных структурных единиц, но позволяет с помощью расширенного перечня используемых символов, отражающих те или иные действия, функции.

Все символы делятся на три группы. Список обозначений, символизирующих те или иные аспекты деятельности по осуществлению функций, предлагается следующий:

I  группа - ответственность за решение той или иной задачи управления.

·   Я - единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью)

·   ! - персональная ответственность за решение задачи при коллегиальной форме принятия решения (с подписью)

·   Р - участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи

II - Содержание деятельности исполнителя по реализации задачи.

·   П - планирование

·   О - организация

·   К - контроль

·   X - координация совместных усилий участников процесса

·   А - активизация

III      - Содержание деятельности исполнителя по подготовке и техническому
обслуживанию реализации задачи.

·   С - согласование, визирование

·   Т- исполнительство

·   М - подготовка предложений

- -- в работе не участвует

Таблица 3

Фрагмент матрицы РАЗУ