Материал: Облік касових операцій

Отже, установлений порядок для здійснення операцій з готівкою - це касова дисципліна. Касові операції - це операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, що пов'язані з прийманням і видачею готівкових коштів при проведенні розрахунків через касу підприємства з відображенням цих операцій у касовій книзі, книзі обліку розрахункових операцій [5].

Розділ 2. Облік касових операцій

2.1 Документування операцій за розрахунками готівкою

Касові операції оформлюються документами, типової форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України за згодою Національного банку України та Міністерства фінансів України, і які повинні застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності. Даним наказом затверджено до використання по обліку касових операцій наступні форми документів:

КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;

- КО-2 «Видатковий касовий ордер»;

- КО-4 «Касова книга»;

- КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей».

Гроші в касі оприбутковують за прибутковими касовими ордерами (ф. № КО-1), підписаними головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, на те уповноваженою, і касира, завірена печаткою підприємства.

З метою своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки підприємство повинно у встановлені банком терміни (як правило, за день до одержання коштів) попередити (письмово або усно) установу банку про суму коштів у банкнотах і розмінній монеті, яка передбачається для одержання.

Видача готівки з каси підприємства провадиться за видатковими касовими ордерами (ф. № КО-2) або платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу грошей повинні бути підписані керівником та головним бухгалтером підприємства або уповноваженими ними особами. До видаткових ордерів можуть додаватися заявки на видачу готівки, рахунки і т.ін. У тому разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках тощо є довільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах є необов'язковим.

При видачі окремій особі грошей за видатковим документом касир вимагає пред'явлення документа, який засвідчує особистість одержувача (паспорт громадянина України, військовий квиток, службове посвідчення військовослужбовця тощо), записує його найменування і номер, ким і коли він виданий і забирає розписку одержувача.

Якщо видатковий документ складено на видачу готівки на декількох осіб, то одержувачі також пред'являють документи, що засвідчують їх особистість, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.

Касир видає готівку лише особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошей проводиться за довіреністю, оформленою у встановленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені, по батькові одержувача грошей бухгалтерією записується прізвище, ім'я, по батькові особи, якій доручено одержання готівки. Якщо готівка видається за відомістю, перед розписом в отриманні грошей касир робить надпис «За дорученням». Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера або відомості.

Оплата праці, виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності, стипендій і премій здійснюється касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача. На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться довільний надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера підприємства, із зазначенням термінів видачі готівки і суми прописом. Після закінчення встановлених термінів видачі оплати праці та інших виплат касир повинен: у платіжній відомості напроти прізвищ осіб, яким не виплачена зарплата, допомога, премії поставити штамп або зробити відмітку від руки «Депоновано»; скласти реєстр депонованих сум; у кінці відомості зробити напис про фактично виплачену суму і суму, яку необхідно депонувати; звірити суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і завірити надпис своїм підписом; проставити на відомості штамп «Видатковий касовий ордер №».

Депоновані суми підлягають здаванню до установ банку, і на здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи повинні бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилами темного кольору, пастою кульковоь ручки, за допомогою друкарської машинки, принтеру та іншими способами, які б забезпечили збереженість цих записів протягом встановленого терміну зберігання документів (3 роки). У прибуткових і видаткових касових ордерах вказується підстава для їх складання і перераховуються додані до них документи. Видачу касових ордерів і видаткових документів на руки особам, які вносять або одержують гроші, заборонено. Приймання і видача готівки за касовими ордерами може здійснюватися лише в день їх складання. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання чи видачі на їх підставі грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або надписом «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

правильність оформлення документів;

наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік) [7].

У прибуткових та видаткових касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, за платіжними картками, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Отримувач» або «Від кого» не заповнюється [2, С. 438].

Усі прибуткові й видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. № КО-3 або № КО-За). Видаткові касові ордери, які оформляються на основі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплату зарплати, реєструються після її видачі.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов'язково повернені. Довідки за касовими документами видаються відповідним органам за їх вимогами у випадках, передбачених чинним законодавством, що підписані керівником і головним бухгалтером.

Усі надходження і видачі готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі, типова форма якої затверджена наказам Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51 [7, С. 215].

Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу, аркуші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані і опечатані сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства.

У разі, якщо підприємства - юридичні особи мають відокремлені підрозділи, які здійснюють касові операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку, і розташовані окремо від юридичної особи, то незалежно від того, виділені ці підрозділи на самостійний баланс чи ні, з метою повного врахування здійснюваних касових оборотів вказані підрозділи мають також вести касову книгу, яка оформлюється за взірцем касової книги підприємства і видається цим підрозділам.

Записи в касовій книзі проводяться у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темного кольору.

Кожний аркуш касової книги складається з двох рівних частин: одна з них (з горизонтальним лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник та залишається у книзі, друга (без горизонтального лініювання) заповнюється з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір і як звіт касира є відривною частиною аркуша. Перші та другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.

Записи касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини аркуша (після рядка «Залишок на початок дня»).

Спочатку аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під частину, яка залишається у книзі. Для ведення записів після «Перенос» відривну частину аркуша накладають на лицьовий бік невідривної частини та продовжують записи по горизонтальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша.

Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається.

Підчистки та невмотивовані виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його заміщує.

Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в касовій книзі.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому документі, на вмотивування залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира. Готівка, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується в дохід підприємства.

При наявності на підприємстві кількох касирів, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей. Касири в кінці робочого дня зобов'язані скласти звіт перед старшим касиром в одержанні авансу і грошей, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки і касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

За аванси, одержані для оплати праці і виплати стипендій, касир зобов'язаний скласти звіт в строк, вказаний у платіжній відомості для їх виплати. До закінчення цього строку касири зобов'язані щоденно здавати в касу залишки готівки, не виданої за платіжними відомостями. Ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо старшому касиру під розписку з зазначенням оголошеної суми.

За наявності на підприємстві тільки одного касира, облік прийнятих і виданих грошей ведеться цим кассиром [7, С. 219]. У кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число та передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства і бухгалтерію, і є відривним листком Касової книги з додатком прибуткових і видаткових касових документів [2].

Бухгалтерія після одержання звіту касира здійснює перевірку обґрунтованості всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків на кожному документі і заповнює Журнал-ордер № 1 по кредиту рахунка 30 «Каса» і відомість № 1 по дебету цього рахунка, в яких реєструє одержані і видані кошти за цільовим призначенням. Крім того, у відомості вказується залишок готівки на початок і кінець місяця. Операції з однаковою кореспонденцією рахунків об'єднують і записують в обліковий регістр однією сумою. Кожному касовому звіту відводиться окремий рядок. По закінченні місяця підводять підсумки за дебетом і кредитом рахунка 30 «Каса» і звіряють з оборотами кореспондуючих з ним рахунків, що відображені в інших журналах-ордерах і відомостях. Після цього кредитові обороти по касі за місяць із журналу-ордера № 1 переносять у Головну книгу (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Схема обліку касових операцій за журнально-ордерною формою

Обороти за дебетом рахунка 30 «Каса» в Головну книгу будуть відображені при рознесенні даних інших журналів-ордерів (№ 2, 3, 4, 7, 8, 11 та ін.). Залишок готівки на кінець місяця за відомістю повинен відповідати залишку останнього в даному місяці касового звіту касира і даним Головної книги [8, С. 90].

.2 Синтетичний та аналітичний облік касових операцій

Рахунок 30 «Каса» призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів у касі підприємства [10]. Це рахунок активний, балансовий, основний, призначений для обліку оборотних активів. Рахунок 30 «Каса» має такі субрахунки:

«Каса в національній валюті»;

«Каса в іноземній валюті».

За дебетом рахунка 30 «Каса» відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом - виплата (витрачання) готівки.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв’язку, обмін валют тощо), відкриваються субрахунки 303 «Операційна каса в національній валюті» та 304 «Операційна каса в іноземній валюті».

Аналітичний облік може вестися за кожною операційною касою або касиром, що забезпечує реалізацію функції збереження майна власника, а також за видами валют. Найбільш достовірний аналітичний облік ведеться в звіті касира, де відображається кожна господарська операція з руху грошових коштів у касі.

Касова книга є регістром аналітичного обліку. Кожне підприємство веде одну касову книгу (ф. № КО-4), аркуші якої повинні бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства. Але якщо на підприємстві є інші види валют, крім національної, то касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.

Записи у касовій книзі здійснюються в день одержання або видачі грошей за кожним документом під копірку у двох примірниках. Другі примірники відриваються і є звітами касира. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Наприкінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, визначає залишок готівки в касі на наступний день і передає до бухгалтерії відривний листок касової книги з копіями записів за день та доданими прибутковими й видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.