4. Принцип конфиденциальности: не публиковать конкурентную информацию, запатентованные и другие данные без согласия партнера.
5. Принцип использования: использовать полученную информацию только с целью совершенствования рабочего процесса у себя в компании.
6. Принцип законности: использовать только законные методы получения информации.
7. Принцип завершенности: обследование считается завершенным при условии удовлетворенности и взаимного согласия всех участников.
8. Принцип понимания и соглашения: перед проведением обследования выяснить особенности и правила пользования информацией, которой обмениваются партнеры.
9. Бенчмаркинг с конкурентами: необходимо определить рамки конфиденциальности при взаимном обмене информацией, не следует спрашивать данные и цифры вне установленных рамок.
Этап 5. Анализ информации, определение ограничений по реализации проекта и разработка плана внедрения
Получив количественную и качественную информацию относительно деятельности эталонной компании, ее ключевых показателей, процессов, используемых методов необходимо проанализировать полученные данные и подготовить проект внедрения лучшего опыта.
Основные этапы анализа информации и их характеристика приведены ниже.
1. Сравнение текущих производственных и финансовых показателей партнера по эталонному сопоставлению:
§ систематизация и редактирование информации;
§ приведение в форму, позволяющую сопоставить показатели партнера со своими (нормализация);
§ выявление «разрывов».
2. Выявление лучших решений в управлении и факторов осуществления:
§ то, что не делаешь сам, но делает партнер;
§ то, как это делает партнер.
3. Изучение способов устранения «разрывов»:
§ оценка применимости хозяйственных решений (копирования процессов) и факторов осуществления;
§ выявление возможностей для совершенствования.
4. Определение естественных ограничений по реализации проекта.
§ выявление объективных факторов, не позволяющих внедрить эталонный процесс, реализовать стратегию или применить метод компании-партнера (отсутствие инфраструктуры, квалифицированных специалистов, географическое положение, ограниченные ресурсы и т.д.);
§ нахождение возможностей минимизации ограничений.
5. Составление плана реализации проекта
§ определить зоны полномочий и ответственности для всех участников проекта;
§ установить сроки реализации проекта;
§ определить контрольные показатели и способы их измерения.
Важно помнить, что не каждое исследование приводит к изменениям. Собранная информация может показать, что ранее планируемый проект совершенствования невозможно осуществить в силу выявленных ограничений. Анализ информации предполагает и анализ причин возникновения тех или иных барьеров. Минимизация ограничений - одна из неотъемлемых задач эталонного сопоставления.
Если минимизация ограничений все же не позволяет реализовать проект, значит, эталонная компания была выбрана не удачно, и следует искать другие варианты улучшения и опыт, который подойдет именно вашей компании.
Этап 6. Внедрение полученного опыта в деятельность организации
Внедрение эталонного опыта должно производиться в соответствии с принятым планом реализации проекта. При этом следует избегать слепого копирования, т.к. эталонный процесс разрабатывается в условиях определенной деловой среды и корпоративной культуры в ответ на потребности определенного вида бизнеса. Нет предприятий с абсолютно одинаковой бизнес-средой и культурой. Без тщательного изучения условий, которые следует изменить, чтобы они подходили под среду и культуру организации, невозможно перенести практические методы другой организации. Поэтому «беззастенчивое присвоение» вызовет проблемы, если деловая практика одной компании не «переведена» на язык другой.
Осуществлять перемены, необходимые для искоренения недостатков в работе, с помощью следующей последовательности действий:
§ Выберите различные варианты осуществления перемен.
§ Выделите ресурсы и составьте расписание.
§ Поставьте цели.
§ Разработайте план контроля.
§ Отдайте распоряжения на изменение текущей деятельности.
§ Реализуйте план.
§ Проанализируйте результаты.
Таким образом, после того как план проекта осуществлен, процессы, которые он затрагивал, должны быть измерены и проконтролированы, чтобы понять, идут ли они так, как ожидалось, или нужно вносить еще какие-то исправления.
Этап 7. Повторная самооценка и анализ улучшений
Мониторинг хода выполнения работ и оценка конечных результатов формируют пакет информации для самооценки и анализа улучшений. Корректировка результатов эталонного сопоставления и повышение эффективности нового процесса или метода производится через «обратную связь».
Корректировку и обратную связь полезно производить по принципу непрерывного совершенствования PDCA: Plan - планирование изменений (улучшений); Do - выполнение; Сheck - проверка результатов; Аct - действие, направленное на стандартизацию или перепланирование. Цикл PDCA (цикл Шухарта-Деминга) является одним из подходов к построению системы всеобщего управления качеством - TQM (Total Quality Management). Цикл символизирует принцип повторения в решении проблемы - достижение улучшения шаг за шагом и повторение цикла совершенствования много раз.
Цикл PDCA всегда изображается в виде круга, что подчеркивает непрерывную природу совершенствования (рис. 3).
Рис. 3. Цикл PDCA Шухарта-Деминга
Реализация стратегии постоянного совершенствования помогает повысить эффективность внедряемых процессов, методов, а в случае успешного осуществлении проекта и достижения запланированных результатов позволяет перейти к поиску новых возможностей сравнения.
Последний этап - это не просто контроль того, как реализован план, а возможное начало нового процесса бенчмаркинга, который повторит далее все семь ступеней.
Новая модель бизнеса, которая вживляется в компанию с приходом бенчмаркинга, способствует системному мышлению. Эталонный анализ способствует пониманию внутренней системы организации и внешней среды, которая воздействует на нее. Считаясь мощным инструментом улучшения качества, бенчмаркинг является эффективным инструментом для изучения организации. Периодическая самооценка позволяет не только узнать, каково положение компании относительно конкурентов и компаний-лидеров, но и проследить динамику улучшений.
Обобщенно суть методики эталонного сопоставления с конкретизацией методов и инструментов, используемых на каждом из семи этапов, отражает табл. 3.
Таблица 11. Методы и инструменты бенчмаркинга
|
Этап |
Используемые методы и инструменты |
|
|
1. Оценка организации и определение областей для улучшений |
Самооценка по критериям ППК* |
|
|
2. Определение предмета эталонного сопоставления |
Детализация бизнес-процесса на базе модели ППК |
|
|
3. Поиск эталонной компании и выбор формы эталонного сопоставления |
Анализ базы данных лучшей деловой практики ППК |
|
|
4. Сбор информации |
Лист эталонного сопоставления по критериям ППК «Кодекс поведения при бенчмаркинге» |
|
|
5. Анализ информации, определение ограничений по реализации проекта и разработка плана внедрения |
Минимизация ограничений по реализации проекта |
|
|
6. Внедрение полученного опыта в деятельность организации |
Адаптации эталонных процессов, методов, подходов к бизнес-среде своей компании |
|
|
7. Повторная самооценка и анализ улучшений |
Цикл непрерывного совершенствования PDCA |
__________________
* ППК - Премия Правительства РФ в области качества
Как видим из таблицы, ключевые этапы методики эталонного сопоставления опираются на инфраструктуру премии Правительства РФ в области качества: критерии и модель премии, базу данных лучших предприятий, различные формы сотрудничества компаний-участников под эгидой премии.
Условия передачи предлагаемой разработки или ее продажи
Передача материалов и прав по использованию интеллектуального продукта «Методика проведения бенчмаркинга на базе Премии Правительства РФ в области качества» в коммерческих и иных целях происходит на основании договора с авторами разработки или с их письменного согласия.