Контрольні питання
Історія розвитку адміністративного управління.
Охарактеризуйте етапи розвитку теорії адміністративного управління.
Які проблеми розглядає теорія адміністративного управління.
У чому полягає суть структурно-функціонального аналізу в
адміністративному управлінні.
Ситуаційний підхід в адміністративному управлінні.
Назвіть методи аналізу адміністративних завдань.
Лекція 2. Система адміністративного менеджменту та апарат управління
Зміст Лекції
Система адміністративного управління.
Адміністративні органи управління та їх різновиди.
Сутність і значення процесу адміністративного менеджменту.
Вимоги до сучасного менеджера-адміністратора.
1. Система адміністративного управління.
Система адміністративного управління – AdministrativeManagementSystem (AMS) – є основою ефективного управління для будь-яких компаній світу. На думку багатьох експертів, усі великі, середні і малі компанії на Заході й в Азії, у тому числі такі відомі компанії, як Toyota, Honda, Ford, BMW, Volkswagen, Sony, Samsung, Coca-Сola, McDonaldђs, у своїй практиці управління спираються на систему адміністративного управління.
Система адміністративного управління за 100 років настільки увійшла в практику управління на Заході й в Азії, що сучасні західні фахівці з управління і керівники навіть не уявляють, що десь управління може будуватися інакше – може бути безсистемним.
Дана система є базисною, значно спрощує процес управління й істотно підвищує ефективність будь-яких підприємств, дозволяючи їм прогресивно розвиватися. Система адміністративного управління дозволяє істотно підвищити ефективність будь-якого підприємства, його прибутковість і конкурентоспроможність. Підвищується довгострокова конкурентоспроможність підприємств без суттєвих вкладень у модернізацію виробництва.
AMS також дозволяє вирішувати проблеми управління і мотивації персоналу на підприємстві, що у свою чергу сприяє підвищенню виконавської дисципліни і продуктивності праці на кожному робочому місці, ліквідації втрат і браку, суттєвому зниженню собівартості, ритмічній роботі всього підприємства. Опора на сучасну систему адміністративного менеджменту дозволяє впевнено і гідно конкурувати на вітчизняних і закордонних ринках.
Початково система адміністративного управління спрямована на якісне вирішення двох основних задач управління:
раціональна організація праці на кожному робочому місці;
мотивація кожного працівника підприємства до продуктивної і якісної праці.
Відповідно до цього, цілісна система адміністративного управління складається з двох взаємозалежних підсистем:
підсистема I – Система адміністративного управління підприємством, або Організаційна система управління;
підсистема II – Система адміністративного управління персоналом, або Раціональна модель трудових відносин, що базується на ефективній системі оплати праці.
ПІДСИСТЕМА I: Система адміністративного управління підприємством "Організаційна система управління"
Організаційна система відповідає на питання: хто, що, як і коли повинен робити у підприємстві для виконання її цілей і задач.
Задача організаційної системи: за рахунок правильної постановки планування, організації праці і контролю забезпечити раціональний рух матеріальних і інформаційних потоків у межах усього підприємства з метою отримання максимально можливого прибутку.
Складові частини організаційної системи:
прозора система планування і бюджетування, що охоплює всю діяльність підприємства;
ретельно пророблена структура управління;
положення про підрозділи і посадові інструкції;
штатно-посадовий розклад;
маршрутні карти руху документообігу;
форми документів, необхідних для виконання всіх процедур даного документообігу.
Принципи регулювання виробничих відносин:
горизонтальний і вертикальний поділ праці;
єдність дирекції;
централізація управління;
ПІДСИСТЕМА II: Система адміністративного управління персоналом "Раціональна модель трудових відносин"
Раціональна модель трудових відносин відповідає на питання:
як слід кожному працювати;
як працівникам будувати відносини з керівниками і колегами;
як оплачується праця;
як керівникам правильно керувати персоналом.
Задача Раціональної моделі трудових відносин: забезпечити високий рівень продуктивності і якості праці, трудової, виробничої і виконавської дисципліни на кожному робочому місці, за рахунок правильного регулювання трудових відносин і використання ефективної системи оплати праці.
Складові частини Раціональної моделі трудових відносин:
Уніфікована тарифна система;
Уніфікована результуюча система;
Уніфікована система участі персоналу у доходах (прибутках);
Принципи регулювання трудових відносин:
єдиноначальність (у кожного працівника тільки один начальник — безпосередній керівник);
неухильне підпорядкування кожного працівника своєму безпосередньому керівнику;
сувора дисципліна і порядок;
єдині правила співробітництва для всього персоналу;
відповідність грошової винагороди витратам праці;
персональний підхід до заробітної плати кожного працівника.
Система адміністративного управління — це базисна система управління підприємством, і всі сучасні новації в управлінні є надбудовою над цим базисом:
Адміністративна система і бережливе виробництво;
Адміністративна система та ERP-системи;
Адміністративна система та ISO 9000;
Адміністративна система і процесний підхід.
Насправді, управління на Заході й в азіатських країнах розвивалося у такому порядку: спочатку у всіх компаніях була впроваджена і налагоджена система адміністративного управління (AMS), потім вони налагодили ощадливе виробництво (leanproduction), потім автоматизували систему адміністративного управління шляхом впровадження ERP-систем, далі ввели сертифікацію системи управління якістю за стандартами ISO.
Таким чином, система адміністративного управління первинна. Все удосконалення управління в будь-яких компаніях світу починається тільки після постановки і налагодження даної системи.
Ощадливе виробництво — це американська назва виробничої системи Toyota. Творець ощадливого виробництва Таїті Оно розпочав перші досліди з оптимізації виробництва ще у 1950-х роках. У ті післявоєнні часи Японія лежала в руїнах і країні потрібні були нові автомобілі. Але проблема полягала у тому, що попит був не настільки великий, щобвиправдатизакупівлюпотужноївиробничоїлінії, на кшталтFord. Потрібнобулобагаторізнихвидівавтомобілів (легкові, мало-і середньотонажнівантажівкитощо), але попит на конкретний вид машин був невеликий. Японцямдовелосявчитисяефективнопрацювати, створюючибагаторізних моделей в умовахневисокогопопиту на кожну модель. Такого завдання до них не вирішувавніхто, оскількиефективністьрозглядаласявиключно у термінахмасовоговиробництва. Власне, звідси і народивсятермінlean, який за кухлем пива придумав Джон Крафчик, один з американськихконсультантів. Адже як щеназвати систему, яка здатнаефективностворюватибагатовидівпродукції при низькихпитомихвитратах? Lean, тобто «ощадливе».
За данимиІнститутуощадливоговиробництва, впровадженняпідходівконцепціїощадливоговиробництвадозволяєскоротити в середньому: тривалістьвиробничого циклу — на 50%, обсягинезавершеноговиробництва — на 60%, кількістьвипадківпереробленняпродукції — на 70%, необхідніплощі — на 30%, необхідний для переналаштуванняобладнання час — на 65%.[4]
Таїті Оно (1912—1990), батько-засновниквиробничоїсистемиToyota, а отже й ощадливоговиробництва, якийбувзатятимборцемізвтратами, виділивсімвидіввтрат:
Втрати через перевиробництво;
Втрати часу через очікування;
Втрати при непотрібномутранспортуванні;
Втрати через зайвіетапиобробки;
Втрати через зайві запаси;
Втрати через непотрібніпереміщення;
Втрати через випускдефектноїпродукції.[5]
Згодомбуло додано ще один тип «муда»:
Проектуваннятоварів, які не відповідають потребам споживачів.[6]
ДжеффріЛайкер, який разом з Джимом Вумеком і Деніелом Джонсом активно досліджуваввиробничийдосвідТойоти, вказав у книзі «Дао Toyota» восьмий вид втрат:
Нереалізованийтворчийпотенціалспівробітників. Втрати часу, ідей, навичок, можливостейудосконалення та набуттядосвіду через неуважнеставлення до співробітників, яких вам ніколивислухати.
У самому загальному контексті до адміністрації звичайно відносять посадових осіб, керуючий персонал якої-небудь установи, підприємства. Це визначення суб'єкта управління (адміністрування) є найбільш широким, пов'язане з організаційною діяльністю адміністрації в сфері управління організаціями публічного і приватного права.
Таким чином, адміністрація (від лат. administratio – управління) стосовно до державного управління – сукупність державних органів, що здійснюють функцію управління; стосовно до управління іншими організаціями – сукупність посадових осіб і органів, що очолюють організацію.
Існують різні точки зору щодо співвідношення понять адміністрації і менеджменту підприємства. Ряд дослідників і практиків відносить до адміністрації керівників усіх рівнів, що перекликається зі складом менеджменту підприємства. Однак, слід погодитися з підходом, відповідно до якого існують розходження між складом адміністрації і менеджменту підприємства:
в адміністрацію підприємства входять не всі керівники: ні офіційно, ні неформально до складу адміністрації не входить ряд лінійних і функціональних керівників середнього і практично всі керівники виробничих і управлінських підрозділів нижнього рівня;
до складу адміністрації підприємства входять усі фахівці і виконавці, що забезпечують функціонування керівників верхнього рівня управління;
керівники верхнього і частково середнього рівнів входять до складу як менеджменту, так і адміністрації підприємства.
Адміністрація підприємства – це вище керівництво, керівники підрозділів підприємства, їх заступники, що мають право приймати рішення:
1. До вищого керівництва відносяться перші керівники (директор, генеральний директор, начальник, керуючий та їх заступники, президент, віце-президент і т.д.).
2. Керівники підрозділів підприємства звичайно поділяються на керівників лінійних і функціональних підрозділів.
2.1. До лінійних керівників відносять керівників виробничих або операційних підрозділів. Крім того, у залежності від ролі, що виконується підрозділами в діяльності підприємства, їх керівники можуть розділятися на керівників основних і допоміжних виробничих або операційних підрозділів.
2.2. До функціональних керівників відносять керівників всіх інших підрозділів (служб), діяльність яких пов'язана з технічною підготовкою виробництва, комерційною роботою, плануванням, організацією праці і заробітної плати, фінансами, обліком і т.д.
Власник наймає адміністрацію для створення, а потім для управління належного йому підприємства.
Саме адміністрація, гіпотетично представлена як найбільш узагальнений суб'єкт управлінського процесу, виконує досить необхідну задачу - закладає основи організаційної діяльності в сфері управління (незалежно від того, яка формальна організація мається на увазі).
Адміністрація забезпечує підбір, оформлення й організацію діяльності працівників управлінських і виробничих підрозділів підприємства. У процесі функціонування підприємства адміністрація здійснює загальні, системозабезпечуючі виконавчі повноваження: формує підприємство, спрямовує і супроводжує його функціонування, контролює і представляє встановлену звітність, забезпечує, у разі потреби, реформування підприємства.
Деталізація й адаптація цілей підприємства стосовно до підрозділів, постановка і вирішення конкретних задач, як правило, делегуються адміністрацією нижчестоящим керівникам управлінських і виробничих підрозділів підприємства. Адміністрація не замінює діяльність конкретних виробничих і управлінських підрозділів підприємства, але, насамперед, забезпечує оперативний супровід цієї діяльності.
Адміністрація також покликана здійснювати офіційне представлення підприємства у зовнішньому середовищі, керувати його цілеспрямованим функціонуванням, забезпечувати взаємодію з підвідомчими йому організаціями.
Апарат управління підприємством (апарат підприємства) – сукупність функціональних підрозділів і (або) посадових осіб підприємства, що виконують штабну адміністративну функцію, необхідну для управління підприємством.
Адміністрування (від лат. Administro – керую, завідую) стосовно державного управління – діяльність держави з управління; стосовно управління іншими організаціями – використання в управлінні бюрократичних, адміністративних форм і методів.
Адмініструванняможна визначити як комплекс необхідних будь-якому суб'єкту досить універсальних дій, способів впливу з формалізації, регламентації, розпорядництва, контролю і забезпечення виконання запланованого. Для цього необхідна організація документообігу і діловодства, а також інформаційне забезпечення процесів управління.
Адміністрування припускає наявність у підприємстві:
систематизованого зведення положень, регламентів і правил (пакет документів, що розподіляють і регламентують права, обов'язки і відповідальність підрозділів і співробітників підприємства);
основних підходів, принципів, порядків (пакет штатних процедур функціонування підрозділів і співробітників підприємства, що забезпечує досягнення поставлених цілей), якими постійно керується управлінський персонал підприємства у своїй практичній діяльності.
Важливим є те, що у всіх цих документах узагальнюється і закріплюється накопичений кращий досвід встановлення і досягнення цілей підприємства. Одним з визначальних обґрунтувань виділення і застосування адміністрування в якості інструменту забезпечення функціонування підприємства є необхідність забезпечення чіткого дотримання встановлених правил діючим механізмом контролю виконання і відповідальності.
Комплекс установчих документів і внутрішніх положень, затверджених структур і процедур, діючих регламентів і правил підприємства формує основи встановлення і досягнення його цілей. Стабільність його складу й адекватність змісту створює необхідні методичні умови для швидкої й ефективної адаптації кожного нового фахівця, у тому числі і менеджера. Разом з тим можливість модифікації адміністративного комплексу дозволяє врахувати особливості бізнесу, специфіку підприємства й індивідуальні якості менеджера. У реальних умовах у залежності від статуту, форми й інших визначальних факторів у підприємстві формується досить різноманітний склад і відповідний зміст адміністрування.
Конструкційно-інтеграційні прояви адміністрування в менеджменті, що найбільш часто зустрічаються, реалізуються у вигляді таких процедур, як:
1) регламентація системи і процесу цілеполягання, що забезпечує розробку, побудову і реалізацію дерева цілей підприємства;
2) розподіл функціонального виконання змісту професійних операцій і універсальних дій між працівниками і підрозділами підприємства;
3) організація побудови і реалізація процесу менеджменту шляхом послідовного об'єднання дій, операцій, стадій, етапів, фаз і циклів у процес;
4) вироблення, адаптація і застосування моделі організації функціональної взаємодії в ході розробки і здійснення впливу менеджера.