Материал: Краткая характеристика Microsoft Access

Рисунок 2 - Таблица «Контрагенты»

Рисунок 3 -Таблица «Товары»

Рисунок 4 -Таблица «Накладные»

.2 Создание схемы данных

access база данных реляционный

Для дальнейшей работы с созданными таблицами необходимо создать схему данных.

Схема базы данных используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему базы данных можно использовать для просмотра связей между таблицами. При создании новой схемы базы данных пользователь начинает работу с пустой схемой.

Для того что бы создать схему данных нужно выбрать вкладку «Работа с базами данных» и нажать кнопку «Схемы баз данных».

Пустая схема базы данных появляется с диалоговым окном «Добавление таблицы».

Далее выбираем все таблицы, т.к. они нужны для дальнейшей работы. Появляются три окна - таблицы и поля.

Теперь нужно соединить ключевые поля посредствам перетаскивания одного на другое. При каждом таком действии открывается диалоговое окно «Изменение связей».

В итоге получается схема данных (рис 5.)

Рисунок 5 - Схема данных

Если необходимо переместить объекты в другие части схемы, например, выровнять таблицы или уменьшить количество перекрывающихся линий связи, сначала выделите объекты, а затем перетащить их в новое расположение.

Если выделить линию связи, можно сдвинуть сегмент линии в положение, параллельное начальной позиции. Если линия связи имеет более одного сегмента, можно перетащить угол по диагонали для одновременного изменения ее горизонтального и вертикального положения.[6 стр.129]

2.3 Заполнение таблиц

Данный этап работы можно было совершить между предыдущими пунктами- от этого суть работы совсем не изменится.

В этом шаге необходимо вернуться к раннее созданным таблицам. И в «Режиме таблицы» заполняем таблицу данными.

.4 Создание запроса с помощью SQL

SQL (Structured Query Language) - это язык программирования, предназначенный для работы с наборами фактов и отношениями между ними. В программах управления реляционными базами данных, таких как Microsoft Office Access, язык SQL используется для работы с данными. В отличие от многих языков программирования SQL удобочитаем и понятен даже новичкам. Как и многие языки программирования, SQL является международным стандартом, признанным такими комитетами по стандартизации, как ISO (на английском языке) и ANSI(на английском языке).

На языке SQL описываются наборы данных, помогающие получить ответы на вопросы. При использовании SQL необходимо применять правильный синтаксис. Синтаксис - это набор правил, позволяющих правильно сочетать элементы языка. Синтаксис SQL основан на синтаксисе английского языка.

Предложения SQL

Инструкция SQL состоит из нескольких частей, называемых предложениями. Каждое предложение в инструкции SQL имеет свое назначение. Некоторые предложения являются обязательными. В приведенном ниже списке указаны предложения SQL, используемые чаще всего, однако обязательными являются только первые два предложения.

4  SELECT (определяет поля, которые содержат нужные данные).

4  FROM (определяет таблицы, которые содержат поля, указанные в предложении SELECT).

4  WHERE (определяет условия отбора полей, которым должны соответствовать все записи, включаемые в результаты).

4  ORDER BY (определят порядок сортировки результатов).

4  GROUP BY (В инструкции SQL, которая содержит статистические функции, определяет поля, для которых в инструкции SELECT не вычисляется сводное значение).

4  HAVING (В инструкции SQL, которая содержит статистические функции, определяет условия, применяемые к полям, для которых в предложении SELECT вычисляется сводное значение.

Для создания запроса с помощью языка SQL нужно выбрать вкладку «Создание» и нажать на кнопку «Конструктор запросов». В появившемся диалоговом окне «Добавление таблицы» добавить все таблицы. Далее необходимо перейти в «Режим SQL». Окно режима представляет собой чистый лист, на котором вручную нужно набрать запрос на языке SQL (рис.6)

Рисунок 6 - Создание запроса

.5 Создание отчета

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые стоимости.[7]

Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов, идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

В данной работе отчет должен представлять график товаров (рис. 7). [8 стр.57]

Рисунок 7 - Создание отчета

Заключение

Преимущества использования БД

Рассмотрим, какие преимущества получает пользователь при использовании БД как безбумажной технологии:

· Компактность

Информация хранится в БД, нет необходимости хранить многотомные бумажные картотеки

· Скорость

Скорость обработки информации (поиск, внесение изменений) компьютером намного выше ручной обработки

· низкие трудозатраты

Нет необходимости в утомительной ручной работе над данными

· применимость

Всегда доступна свежая информация

Дополнительные преимущества появляются при использовании БД в многопользовательской среде, поскольку становится возможным осуществлять централизованное управление данными.

Современные системы управления базами данных обеспечивают как физическую (независимость от способа хранения и метода доступа), так и логическую независимость данных (возможность изменения одного приложения без изменения остальных приложений, работающих с этими же данными).

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Популярные СУБД - FoxPro, Access for Windows, Paradox. Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:

· хранение большого объема информации;

· добавление, удаление и изменение хранимой информации;

· вывод ее в удобном для человека виде.

Список используемых источников

1.      Акишкин А.М., Федорова Г.В. Основы программирования на персональных ЭВМ. М.: Экономическое образование, 1996. - 27 стр.

.        Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2007. - 480с.

3. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. - СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. - 754с.

4.      Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2. С. - Петербург: «Питер Пресс», 1996. - 856 стр.

.        Глушаков С.В. - Microsoft Access 2007: Теория баз данных

6. Гончаров А. Access в примерах. [Текст] / Гончаров А.-С.-Петербург: Питер, 2008. - 302с.

7.      Информатика в экономике: Учебное пособие./ Под ред. проф. Б.Е. Одинцова, проф. А.Н. Романова. - М.: Вузовский учебник, 2008. - 478с.

.        Мамаев Е. Microsoft SQL Server 2000 - СПб.: БХВ-Петербург, 2002

.        Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие Н. Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П. Макаров

.        Материалы сайта http://www.microsoft.ru

.        Шевченко Н. А.; Access 2003. Искусство создания базы данных - М.: НТ Пресс, 2005 - 160с.