· подготовка и согласование документов;
· подготовка, и исполнение и контроль поручений
· обработка входящей и исходящей корреспонденции.
Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.
Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;
· управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
· хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
· поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;
· поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.
Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» - персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.
« Optima Workflow». Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы «OptimaWorkflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.
Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
· централизованное хранение документов в электронном виде;
· формализацию процедур создания и обработки документов;
· наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
· единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.
Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одномэкземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителями соисполнителей.
Система «OptimaWorkflow» содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.
« Documentum». Данная система - это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.обладает следующими возможностями:
· масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
· рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты;
· поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией «ПРОМТ»;
· сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);
· управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
· управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
· печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
· потоковый ввод документов через сканер и распознавание.
Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.
«Дело». Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Функциональные возможности :
· отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
· единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
· регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией,путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
· направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
· пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов
· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов
· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
· выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
· ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
· получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
· хранение электронных образов документов.
Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов
регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под
MSSQL.Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на
моно структурную организацию.
2.
Выбор автоматизированной системы
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
· Российские системы, в основе которых лежит LotusDomino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» - Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» -ИРМ, «Эксадо Интерпроком» - ЛАН;
· полностью российские разработки: «1С:Архив» - 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.
Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота.
Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.
Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур.
Автоматизированная система должна:
· выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;
· быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;
· помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;
· быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;
· уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число
систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами
и компьютерно-коммуникационными средствами реализации.
2.1
Анализ деятельности организации ЗАО «Bona Fide»
ЗАО «Bona Fide»-Волгоград предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Головная компания находится в Москве (ЗАО «Bona Fide»-Москва).
Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: Бухгалтерия, Секретариат, Юридический и Аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании. Структура предприятия представлена в Приложении 1.
Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне - являясь филиалом Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами происходило на базе уже внедренных систем внутри Волгоградского филиала.
Предприятие использует автоматизированную систему «Евфрат-Документооборот» - это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота предприятия на высокий технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств.
Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, так и в
рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
2.2
Работа с входящей и исходящей документацией в ЗАО «Bona Fide»
В данной организации офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание, то есть: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, а также контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.
Работа с входящей (внешней) документацией:
· получение документа;
· экспедиционная обработка;
· рассмотрение документа;
· регистрация;
· передача адресату (конкретное подразделение);
· рассмотрение руководителем подразделения;
· назначение и передача исполнителю;
· исполнение документа;
· контроль за исполнением;
· направление документа в дело.
Для работы с полученной (входящей) документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее) одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста.
Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения и использующейся в нашей организации, является программа FineReader.
После получения документа офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки. При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие.