МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Факультет «Социально-гуманитарный»
Кафедра «Документоведение и языковая
коммуникация»
Курсовая работа
по дисциплине «Документоведение и документационное обеспечение управления»
Тема: «Характеристика российских
систем электронного документооборота»
Выполнила: студентка группы ГДУ41 М.А.Федулова
Руководитель: ст.преподаватель Высоцкая Л.М.
г. Ростов-на-Дону
Содержание
Введение
1.1 Характеристика систем электронного управления документами
1.2 Выбор эффективной СЭУД
1.3 Общая характеристика автоматизированных систем
2. Выбор автоматизированной системы
.1 Анализ деятельности организации ЗАО «Bona Fide»
2.2 Работа с входящей и исходящей документацией в ЗАО «Bona Fide»
2.3 Принцип работы «Евфрат-документооборот» в организации
Заключение
Список использованных источников
Приложение
В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.
Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Цель работы - выявление основных направлений и методов совершенствования электронного документооборота на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств.
В соответствии с поставленной целью сформулированы следующие задачи:
· анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации;
· разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
· внедрение системы электронного документооборота в рамках организации.
Задачи исследования решаются на базе организации ЗАО «BonaFide»-Волгоград.
Объектом курсовой работы является система российского электронного документооборота.
Предметом курсовой работы является система российского электронного документооборота на примере организации ЗАО «BonaFide»-Волгоград.
электронный управление документация
Российское законодательство в течение последних нескольких лет начинает активно проявлять интерес к высоким технологиям. Однако пока мы идем с отставанием, по сравнению с рядом зарубежных стран, в области правового регулирования информационных технологий и документооборота в частности. Последним прямо настоящим прорывом было принятие федерального закона от 10 января 2002 «Об электронной цифровой подписи».
Кроме того, есть целый ряд ГОСТов. ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», определяющий требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях, информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы; ГОСТ 28147-89 «Системы обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритмы криптографического преобразования»; ГОСТ Р 34.10-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма».
Кроме законов и государственных стандартов, указанных в этой главе существует еще ряд постановлений, указов, писем, стандартов, для описания которых потребуется, наверное, отдельный выпуск журнала. Следует заметить, что работа в правом регулирования области информационных технологий продолжается и сейчас. Вводятся новые понятия («обладатель информации», «информационная технология», «оператор информационной системы» и другие), обеспечивающие однозначное толкование законодательных норм. За обладателем информации закрепляются исключительные права на определение доступа к информационным ресурсам и их использование.
Таким образом, подход к защите электронного документооборота должен быть
комплексным. Необходимо трезво оценивать возможные угрозы и риски СЭД и
величину возможных потерь от реализованных угроз. Как уже говорилось, защиты
СЭД не сводится только лишь к защите документов и разграничению доступа к ним.
Остаются вопросы защиты аппаратных средств системы, персональных компьютеров,
принтеров и прочих устройств; защиты сетевой среды, в которой функционирует
система, защита каналов передачи данных и сетевого оборудования, возможно
выделение СЭД в особый сегмент сети. Комплекс организационных мер играют роль
на каждом уровне защиты, но им, к сожалению, часто пренебрегают. А ведь здесь и
инструктаж, и подготовка обычного персонала к работе с конфиденциальной
информацией. Плохая организация может свести к нулю все технические меры, сколь
совершенны они бы не были.
.1 Характеристика систем электронного управления документами
Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие.
Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции:
· Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации.
· Широкий набор средств управления документами (регистрация документов рассылка, постановка на контроль исполнения, контроль версий, полнотекстовый поиск, ведение контрольных журналов, работа с шаблонами, уведомление об изменениях и другие)
· редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.
· Защита данных. СЭУД на базе LotusDomino предоставляет мощные средства защиты данных: средства защиты и шифрования промышленного уровня, полномасштабные средства идентификации пользователей, средства RSA и SSL.
· Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений, совместных с протоколом ODMA.
· Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения
системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала
системы.
1.2 Выбор эффективной СЭУД
Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.
Системы электронного управления документами включают:
· системы электронного документирования (делопроизводства);
· системы электронного документооборота;
· корпоративные системы электронного управления документами.
Первые системы управления документами строились как вертикальные приложения и были предназначены для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:
· Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
· Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
· Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.
· Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
· Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.
· Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
· Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
· Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.
· Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами). Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами (документами) на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования. Обеспечение полного жизненного цикла работы с документами включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.
Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются
внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства
формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром
возможностей по распространению документов и информации в рамках всей
организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий,
обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов.
1.3 Общая характеристика автоматизированных систем
«CompanyMedia». Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст».
Программное обеспечение «CompanyMedia» позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.
Проблемой российских предприятий на данном этапе является несовершенство коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры.
Задачи «CompanyMedia»:
· подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и через «тонкий» клиент InternetExplorer - в составе системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);
· прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы «CompanyMedia-Делопроизводство»)
· планирование, подготовку и проведения заседаний, а также контроль за исполнением принятых по их итогам решений (в составе системы «CompanyMedia-Заседания»);
· подготовка договоров (в том числе и по шаблонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»)
Кроме того, все системы «CompanyMedia» представляют:
· разграничение доступа к документам, базирующееся на основе структуры организации;
· механизмы замещения при работе с документами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»);
· возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;
· единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.
«БОСС-Референт».Система разработана компанией «АйТи» на базе продукта LotusNotes компании IBM.
Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.Система обеспечивает поддержку следующих процессов: