Бюджетними установами та організаціями вважаються такі, що повністю або частково фінансуються за рахунок коштів бюджету (державного чи місцевого) і здійснюють свої видатки відповідно до кошторису як головного планового і фінансового документа. Під поняттям "фінансування" розуміють забезпечення бюджетних установ грошовими коштами для здійсненім їхньої статутної діяльності. Останнім часом коло джерел фінансування бюджетних установ значно розширилося: крім коштів державного та місцевих бюджетів, бюджетні установи отримують грошові надходження у вигляді плати за надані послуги, гуманітарної допомоги, шефської (спонсорської) допомоги та ін. Джерела та адресність (призначення) фінансування мають для бюджетних установ досить важливе значення, оскільки визначають не тільки напрямки подальшого витрачання коштів, а й принципи фінансування.
Головні принципи бюджетного фінансування
— безповоротність надання коштів, тобто отримані бюджетною організацією кошти не повертаються до джерела фінансування, адже бюджетна організація не має власних доходів для компенсації витрачених сум;
— цільове призначення наданих коштів, тобто отримані з бюджету кошти повинні витрачатися суворо відповідно до передбачених у кошторисі статей економічної класифікації видатків бюджетних установ;
— систематичний суворий контроль за використанням наданих коштів за їх цільовим призначенням здійснюють органи державного казначейства, місцеві фінансові органи, вищі розпорядники коштів, контролюючі органи;
— зв'язок обсягу фінансування з виконанням плану бюджетною установою, тобто бюджетна установа отримує кошти не під план (заплановані заходи), а відповідно до фактичного виконання плану. При цьому чергова сума надходжень грошових коштів повністю залежить від якісного та раціонального використання попередньо наданих коштів і дотримання установою фінансової дисципліни.
Поняття бюджетного фінансування тісно пов'язане з поняттям розпорядника коштів. Розпорядниками коштів є керівники різного рівня (від міністра до керівника установи), яким надано право розпоряджатися бюджетними асигнуваннями в межах сум, виділених на проведення відповідних заходів або здійснення відповідної діяльності. Залежно від ступеня підпорядкованості та обсягу наданих прав вони поділяються на головних та нижчих.
На сьогоднішній день у зв’язку з тим, що не всі бюджетні установи перейшли на казначейське обслуговування, фінансування здійснюється як за відомчою структурою, так і через органи Державного казначейства.
За відомчою структурою фінансуються установи, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів, та інші розпорядники коштів, перелік яких затверджується Кабінетом Міністрів України за погодженням Міністерства фінансів України.
При фінансуванні за відомчою структурою Головне управління Державного казначейства перераховує бюджетні кошти на поточні бюджетні рахунки головних розпорядників коштів на підставі поданих ними розподілів бюджетних коштів.
Головним розпорядникам коштів в уповноважених установах банків відкриваються такі поточні рахунки:
· на видатки установи;
· для переказу підвідомчим установам.
Для обліку наявності та руху бюджетних коштів призначені два субрахунки рахунка 31 “Рахунки в банках”: 2311 (2321) “Поточні рахунки на видатки установи” та 2312 “Поточні рахунки для переведення підвідомчим установам”.
Субрахунок 2311 “Поточні рахунки на видатки установи” ведеться розпорядниками коштів всіх рівнів.
На субрахунку 2312 “Поточні рахунки для переведення підвідомчим установам” головні розпорядники коштів та розпорядники коштів другого ступеня обліковують кошти, призначені для переказів підвідомчим установам.
Рух бюджетних коштів на поточних рахунках здійснюється у взаємозв’язку із змінами джерел фінансування, якими є доходи загального фонду.
Для обліку доходів за загальним фондом і внутрішніх розрахунків, які виникають в процесі виконання кошторисів між вищими розпорядниками коштів і підвідомчими їм установами, призначений рахунок 70 “Доходи загального фонду” та субрахунок 6622 “Внутрішні розрахунки за загальним фондом”.
Бухгалтерські записи відображаються в щомісячних накопичувальних відомостях, об’єднаних з меморіальним ордером № 2, які складаються за кожним субрахунком рахунка 31 “Рахунки в банках”.
Аналітичний облік надходження грошових коштів ведеться за кожним субрахунком в розрізі кодів функціональної класифікації на картках аналітичного обліку грошових коштів.
Установи, що утримуються за рахунок Державного або місцевих бюджетів, фінансуються, як правило, через органи Державного казначейства України, яким в установах уповноважений банків відкривають єдиний казначейський рахунок.
Єдиний казначейський рахунок — це система бюджетних рахунків органів ДКУ в установах банків, на які зараховують надходження до державного бюджету і з яких органи ДКУ здійснюють платежі безпосередньо на користь суб'єктів господарської діяльності, які виконали або надали послуги розпорядникам бюджетних коштів, та оплачують інші видатки бюджет них установ як у безготівковому порядку, так і готівкою.
Для відкриття реєстраційних рахунків подають до відповідних органів такі документи:
— заяву на відкриття рахунків встановленого зразка за підписом керівника і головного бухгалтера установи;
— копію затвердженого положення або статуту установи, засвідчену нотаріально або вищою організацією;
— копію довідки про внесення установи до Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України (ЄДРПОУ) із зазначенням ідентифікаційного коду;
— копію документа, що засвідчує взяття клієнта на податковий облік;
— копію документа про реєстрацію клієнта в органі Пенсійного фонду України;
— копії страхових свідоцтв про реєстрацію клієнта у фондах соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань, на випадок безробіття, з тимчасової втрати працездатності;
— затверджений кошторис доходів і видатків з поквартальним розподілом;
— картку із зразками підписів осіб, яким надано право розпоряджатися рахунком і підписувати платіжні та інші розрахункові документи, а також відбитком печатки.
Відкриттю реєстраційних рахунків передує укладання договорів між органом ДКУ та розпорядником коштів на відкриття та обслуговування реєстраційних рахунків. Договір має стандартну форму і включає такі розділи: предмет договору; права і обов'язки сторін; порядок розв'язання спірних питань; строк дії договору, порядок його зміни і припинення; інші умови; юридичні адреси сторін.
Реєстраційні рахунки відкриваються у розрізі розділів бюджетної класифікації на один бюджетний рік і щорічно поновлюються. Відкриття реєстраційного рахунка стає здійсненим фактом після письмового повідомлення про це розпорядника коштів.
На реєстраційні рахунки РК, відкриті в органах ДКУ, зараховуються кошти, що надходять як від вищих та підвідомчих установ, так і від юридичних та фізичних осіб на утримання установи, поновлення касових видатків тощо.
Оплата видатків розпорядників бюджетних коштів здійснюється органами ДКУ з реєстраційних рахунків шляхом проведення платежів з цих рахунків лише за наявності в обліку органів ДКУ їх зобов'язань та залишків коштів на рахунках РК.
Підставою для оплати видатків є платіжні доручення РК та документи, що підтверджують цільове використання коштів (рахунки, рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, трудові угоди, договори на виконання робіт, акти виконаних робіт, тендерна документація, акцепти тендерних пропозицій, контракти, договори про закупівлю тощо).
Для обліку бюджетного фінансування та наявності і руху бюджетних коштів на рахунках їх розпорядників у банках (органах казначейства) планом рахунків для бюджетних організацій призначені синтетичні рахунки:
70 "Доходи загального фонду";
31 "Рахунки у банках";
32 "Рахунки в казначействі".
До рахунка 70 передбачено 2 субрахунки: 701 "Асигнування з державного бюджету на видатки установи та інші заходи";
702 "Асигнування з місцевого бюджету на видатки установи та інші заходи".
У кредит цих субрахунків записують суми бюджетних коштів, що надійшли на видатки установи, передбачені загальним фондом кошторису згідно із затвердженим державним або місцевим бюджетом.
За дебетом цих субрахунків відображають:
— суми коштів, переведені розпорядникам нижчого рівня;
— суми фактичних асигнувань, що списуються наприкінці року на рахунок результатів виконання кошторису;
— суми асигнувань, не використаних у поточному році і списаних з рахунка.
Кредитовий залишок на цих субрахунках протягом року показує суму асигнувань з бюджету наростаючим підсумком з початку року за мінусом сум, зарахованих на відновлення касових видатків бюджету. У кінці року рахунок 70 закривається і сальдо не має.
Аналітичний облік асигнувань з бюджету ведеться у спеціальних регістрах:
— картка аналітичного обліку отриманих асигнувань;
— книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам. Остання відкривається на рік у розрізі підвідомчих установ. Для кожного коду функціональної класифікації видатків відкривають окрему книгу. Записи у ці регістри здійснюють на підставі виписок з реєстраційних рахунків за кодами економічної класифікації видатків бюджету.
Бюджетні установи та організації, як і підприємства виробники сфери, більшість грошових розрахунків здійснюють у безготівковій формі, а свої вільні кошти зобов'язані зберігати на поточних рахунках у банках або реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунках в органах Державного казначейства.
Для обліку наявності цих коштів та операцій з ними у плані рахунків бюджетних установ передбачені синтетичні рахунки 31 "Рахунки у банках" та 32 "Рахунки в казначействі". Перший використовують в основному установи, які мають кошти в іноземній валюті, і яким відкривають поточні валютні рахунки у банках, а другий — установи, що обслуговуються в органах ДКУ.
До синтетичних рахунків 31 та 32 передбачені субрахунки за видами коштів згідно з рахунками, відкритими у банках або органах ДКУ. Наприклад:
313 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги";
323 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги";
315 "Поточні рахунки для обліку депозитних сум";
325 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум" і т. ін.
Безготівкові розрахунки бюджетних установ здійснюються за такими принципами:
1) бюджетна установа не має права самостійно обирати установу банку для відкриття рахунків;
2) бюджетна установа сама обирає форму безготівкових розрахунків і погоджує її у відповідній угоді (договорі, контракті), укладеній з постачальником, виходячи з умов фінансування та наявних коштів;
3) кошти з рахунка установи списуються лише за розпорядженням його власника;
4) момент здійснення платежу має бути максимально наближеним до часу надання послуг, виконання робіт, отримання матеріалів тощо;
5) платежі здійснюються в межах залишків коштів на рахунку платника;
6) платежі здійснюються лише в розмірі зареєстрованих зобов'язань платника;
7) платежі здійснюються лише на передбачені кошторисом цілі та на підставі документів, що підтверджують цільове призначення витрачання коштів.
Безготівкові розрахунки здійснюються з використанням різних видів розрахункових документів:
— платіжні доручення;
— платіжні вимоги-доручення;
— розрахункові чеки;
— акредитиви;
— документи в електронному вигляді у системі "клієнт— банк".
Види готівкових форм розрахунків бюджетних установ
Грошові кошти бюджетні установи зберігають на реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунках в органах ДКУ. Але на практиці виникає необхідність в розрахунках готівкою, наприклад при виплаті заробітної плати, допомоги з тимчасової втрати працездатності, стипендії, авансу на відрядження. Для цього бюджетні установи можуть зберігати свої грошові кошти в касі.
Касові операції - операції, що пов'язані з прийманням і видачею готівки шляхом проведення розрахунків через касу установи
Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня лімітований.
Ліміт каси - граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час.
Ліміт каси встановлюється залежно від режиму та специфіки роботи бюджетної установи, віддаленості від установи банку, що здійснює готівкове обслуговування, а також обсягу касових оборотів за всіма рахунками, термінів здачі готівки тощо.
Бюджетна установа може мати у своїй касі готівку в межах установлених лімітів (за винятком готівки для виплат, пов'язаних з оплатою праці, грошового забезпечення, стипендій, що зберігаються в касі понад ліміт упродовж трьох робочих днів).
Порядок надходження та використання готівкових коштів
Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду керівником установи.
Касир - це матеріально-відповідальна особа, яка здійснює приймання грошей до каси, видачу їх, ведення касової книги, несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих нею грошових коштів та інших цінностей та складання касового звіту, відповідає за ліміт каси.
Готівку до каси з реєстраційних рахунків касир отримує за грошовими іменними чеками, які виписують органи Державного казначейства на підставі заявки на видання готівки.