Материал: Десять шагов в Microsoft_Access

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Е. К. Белый

Десять шагов в Microsoft Access

Петрозаводск Издательство ПетрГУ

2005

ББК 32.97 УДК 681.3 Б 439

Рецензенты:

Н. А. Будникова, доцент кафедры Информатики и математического обеспечения ПетрГУ, канд. физ.-мат. наук; Н. В. Коцобан, начальник Центра информационных технологий и те-

лемедицины Республиканской больницы МЗ РК

Печатается по решению редакционно-издательского совета Петрозаводского государственного университета

Белый Е. К.

Б 439 Десять шагов в Microsoft Access: Учеб. пособие. – Петрозаводск: Изд-во ПетрГУ, 2005. – 92 с.

ISBN 5-8021-0505-4

Учебное пособие предназначено для студентов первых курсов технических факультетов, изучающих курс «Информатика», и может быть использовано как для самостоятельного изучения Microsoft Access, так и при проведении лабораторных работ. Пособие позволяет в течение десяти академических часов, проведенных за компьютером, получить первые необходимые навыки разработки приложений Access.

ББК 32.97 УДК 681.3

2

Предисловие

Результатом можно только восхищаться, а процесс можно научиться применять.

Эдвард де Боно

Подготовка квалифицированного инженера предполагает формирование навыков эффективной работы с данными. Традиционно в курсе «Информатики» для технических факультетов значительное внимание уделяется вопросам обработки данных, а вопросы разработки и построения баз данных отходят на задний план. В какой-то мере, учитывая специфику профессиональной деятельности инженера, это оправданно. Однако обработке данных всегда предшествует построение информационной модели исследуемого процесса, разработка структуры таблиц, организация сбора и обновления данных. Таким образом, без должной подготовки данных до этапа обработки можно просто не дойти. Привить необходимые для построения баз данных навыки, выполняя серию разрозненных заданий и упражнений по созданию отдельных объектов Microsoft Access, нереально, тем более в жестких временных рамках учебного процесса. Поэтому мы пошли по пути обучения в процессе разработки приложения. При таком подходе свойства таблиц, запросов, форм, отчетов и других объектов Microsoft Access будут раскрываться в их взаимосвязи. Известный французский психолог Эдвард де Боно, слова которого взяты в качестве эпиграфа, считал, что нельзя научить человека творчески мыслить, заставляя его делать последовательность правильных, безукоризненно логичных шагов. В процессе разработки приложения мы иногда будем принимать не самые лучшие решения, наблюдать, что в результате получилось, и снова возвращаться для доработки «неудачных» фрагментов приложения. В литературе большое внимание уделяется этапу проектирования базы данных, однако применить эти рекомендации на практике, в полной мере, может только человек, разработавший не одну базу. Мы будем смотреть на процесс разработки приложения Microsoft Access глазами «новичка».

3

Поскольку пособие отражает процесс разработки приложения, естественно было разбить материал на шаги, соответствующие этапам работы. Всего таких шагов десять. Средний студент в состоянии преодолеть один шаг за академический час. Если вначале читатель практически работает под диктовку автора, то далее с каждым шагом ему предоставляется все большая и большая самостоятельность.

В качестве объекта для разработки базы данных мы выбрали склад. Почему именно склад? Во-первых, эта задача позволяет достаточно полно раскрыть возможности Microsoft Access. Во-вторых, задача имеет практическую направленность, поскольку ни одно предприятие не обходится без склада. На складе завода хранятся запасы сырья, которое закупается большими партиями, а затем в процессе производства распределяется по цехам, на складе хранятся запасы готовой продукции. В любом медицинском учреждении есть фармацевтический отдел, который обеспечивает закупку медикаментов и предметов медицинского назначения у поставщиков и распределение их по отделениям. Бумага, на которой подготовлено настоящее пособие, также поступила на кафедру с университетского склада. Во всех приведенных выше примерах необходим учет прихода, расхода и наличия товаров, и все перечисленные примеры можно объединить одной информационной моделью. Приложение, которое мы собираемся разработать, предназначено для работы в среде Microsoft Access версии 97 и выше.

Пособие можно использовать как для самостоятельного изучения Microsoft Access, так и при проведении лабораторных работ по курсу «Информатика». В последнем случае задания внутри группы студентов легко можно сделать индивидуальными, предоставив каждому студенту возможность выбрать свой набор хранящихся на складе товаров.

Замечания и предложения вы можете направлять по адре-

су: belyi@petrsu.ru.

4

1. Шаг первый. Работа с таблицами и запросами

1.1. Создание новой базы данных. Для начала создайте папку. Если пособие используется в лабораторных работах, студент может включить в название папки номер своей зачетной книжки или фамилию. Например: «Склад_0350268». После первого запуска Microsoft Access в окне приложения появится диалоговое окно, в котором Вам будет предложено открыть одну из созданных ранее баз данных (если таковые имеются) либо создать новую, пока пустую.

Сохраните новую базу данных в только что созданной папке, присвоив файлу название, например, «Петров и компания» (рис. 1). Нажмите кнопку «Создать» (Create). На экране появится окно базы данных. В окне базы данных представлены основные объекты базы данных: таблицы, запросы, формы и другие. Если Вы располагаете версией Microsoft Access 97, интересующий Вас класс объектов можно выбрать, щелкнув левой клавишей мыши по соответствующей заставке в верхней части окна базы данных. В версиях, начиная с 2000-й, классы объектов располагаются в левой части окна базы данных (рис. 2).

1.2. Создание таблицы. Таблица – объект базы данных, предназначенный для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о предметах определенного типа. Перед созданием таблицы следует определить набор важных для пользователя характеристик (свойств, параметров) предмета.

Рис. 1. Создание новой базы данных

5