Делопроизводство вотчинных контор помещичьих хозяйств России второй половины XIX - начала ХХ века: состав документации
Руслан Магометомич Житин, Алексей Геннадьевич Топильский; ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина»
Аннотация
Актуальность исследования заключается как в недостаточной разработке в отечественной историографии проблемы делопроизводства в помещичьих хозяйствах, так и в необходимости рассмотрения особенностей крупного рыночного хозяйства с возможностью обращения к опыту прошлого. Проанализирован состав вотчинной документации помещичьих имений второй половины XIX - начала ХХ века. Дана характеристика мнений ряда исследователей данной проблемы. Разработаны законодательные аспекты Российской империи, регулировавшие делопроизводство в помещичьих хозяйствах. Выявлены особенности итальянской формы двойной бухгалтерии, особенности документирования информации промышленными объединениями помещиков.
Установлено, что все (без исключения) записи в документах шли на основании положений, указов о приходе и расходе денежных средств, объявлений, доверенностей, деклараций, записок, прошений, уведомлений и т. п. Приведен порядок трудоустройства (со стороны нанимаемых) и привлечения работников на производство (со стороны нанимателей) во владельческие хозяйства, охарактеризованы процессы, влиявшие на их экономическое развитие. На основании отложившихся материалов появляется возможность комплексного анализа торговых и компаративных связей помещиков, изучения основных этапов и результатов модернизации комплексов, выявления сроков амортизации затрат предпринимателя.
Ключевые слова: документооборот; вотчинная контора; помещичье хозяйство; исторические источники.
помещичий бухгалтерия делопроизводство
Abstract
Patrimonial bureaus procedures of the landlord farms in Russia during the second half of the 19th - early 20th century: the documentation structure
Ruslan M. Zhitin, Aleksey G. Topilskiy; Tambov State University named after G.R. Derzhavin
The relevance of the study lies in the insufficient development in the domestic historiography of the problem of patrimonial bureau procedures in landlords farms, and the need to consider the features of a large market economy with the possibility of referring to the experience of the past. We analyze the composition of patrimonial documentation of landlord's estates of the second half of the 19th - early 20th century. The characteristic of opinions of some researchers of this problem is given. The legislative aspects of the Russian Empire regulating paperwork in landowner farms are developed. We highlight the features of the Italian form of double-entry bookkeeping, features of the information documentation by industrial associations of landlords. It is established that all (without exception) entries in the documents were based on the provisions of the ordinances of income and cash flow, announcements, powers of attorney, declarations, briefs, petitions, notifications, etc.
We present the order of employment (from employees' side) and the involvement of employees in manufacturing (from employers' side) at the owners' farm, we also characterize the processes that affect their economic development. On the basis of the deposited materials there is a possibility of the complex analysis of trade and comparative communications of landowners, studying the main stages and results of modernization of complexes, identification of terms of depreciation of the businessmen's expenses.
Keywords: document management; patrimonial bureau; landlord farm; historical sources.
Огромные комплексы делопроизводственной документации вотчинных контор пореформенных имений практически не введены в научный оборот. Источниковедческая разработка данных материалов осложняется огромным количеством разнообразной, плохо структурируемой информации с дублированием одних и тех же сведений в разных документах. Вместе с тем вотчинные архивы содержат уникальные материалы о структуре земельных угодий владельческих хозяйств, размере землевладения, системах полеводства, характеристиках наемных работников. По словам И.Д. Ковальченко с соавторами, речь идет об источнике данных как «о всей совокупности компонентов организации конкретных помещичьих хозяйств» [1, с. 32] .
Как правило, управление собственностью в помещичьих хозяйствах подчинялось унифицированной схеме. В ее основе - система последовательного подчинения вотчинных контор начальникам главных контор (главноуправляющим), подотчетных непосредственно владельцам.
Формально правила, регулирующие администрирование в имениях, отсутствовали. Отдельные аспекты документирования информации содержались в «Своде Уставов Счетных» (Т. 8. Ч. 2. Свода законов Российской империи), однако, они предназначались в первую очередь для регламентирования делооборота коронных учреждений и носили для частных имений лишь рекомендательный характер Свод законов Российской империи. Том восьмой. Часть 2. Уставы счетные. Спб.: Тип. Второго От-деления Собственной Е.И.В. Канцелярии, 1857. 752 с.. Во многом нормы документирования информации определялись традицией конкретных имений, зависели от желаний, привычек и возможностей владельцев.
В тамбовском имении Строгоновых «деятельность всей администрации определяется планом, <...> который составляется на целый год и утверждается владельцем. План включал: <...> распределение земли, ремонт строений, постройку их и покупку машин, общий штат служащих, предположение о продаже произведений хозяйства и денежную роспись всех приходов и расходов или бюджета хозяйства <...> планы отнюдь не стесняют деятельности хозяина и по обстоятельствам изменяются им» [2, с. 4].
Особенно активно на процесс модернизации администрирования имения влияла модернизация производства. В пореформенное время помещики расширяют потенциал своих экономий за счет строительства перерабатывающих предприятий, повышения технико-технологического уровня работы, включения в штаты имений новых специалистов [3]. Естественно, что такие перемены не могли быть возможны без внедрения более качественных систем документирования информации.
Основой счетоводства в пореформенное время являлась система двойной (итальянской) бухгалтерии [4]. Ее особенность - внедрение систематического учета всех платежей путем дублирования финансовых записей. При таком подходе каждая операция заносилась не единожды, а дважды, по двум счетам: «дебет» (доход) одного счета и в «кредит» (расход) - другого. При этом на каждый платеж заводился отдельный счет (например, счет товаров - для учета движения товаров, счет имущества - для учета движения имущества и т. д.). Между счетами устанавливалась корреспондирующая связь, то есть определяли, с какими тратами связана конкретная запись.
При итальянской системе бухгалтерского учета все записи велись в специализированных книгах, делившихся на два вида: «журнал» и «главная».
Главная книга содержала все виды операций в систематической последовательности по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Для подготовки книги требовались анализ трат и разнесение суммы оборота по соответствующим операциям. Источником для подобной работы являлся журнал, представлявший хронологический порядок платежей по времени их свершения с указанием дат и сумм.
На основании записей в главной книге и журнале готовился баланс. Баланс составлялся в виде таблицы, в которой слева отражались статьи актива (отражается состав и размещение средств), а справа - пассива (показываются источники образования средств). Для подготовки документа использовались данные из главной книги (сальдо) на текущую дату. Остатки по всем бухгалтерским счетам заносились в разряд активных и пассивных.
Балансы являются не только важным средством учета, но и ценными историческими источниками для изучения хозяйственной деятельности имений. По таким записям можно понять характер экономической активности помещичьего комплекса, степень его рентабельности, обеспеченности модернизационной политики.
Законодательство определяло правильность ведения и других бухгалтерских документов, прежде всего, учетных и счетных книг.
Учетные книги подразделялись на две категории. В первую включались приходорасходные, предназначенные для учета финансового и материального капитала, то есть денежных средств и основного и оборотного фондов. Вторая категория включала неофициально называвшиеся «бухгалтерские», а официально - расчетные. Все перечисленные книги имели строго установленную форму, в которую включались определенные графы.
Существовали определенные правила заполнения бухгалтерских книг. По ним полагалось записывать каждую статью под новым номером, при этом подсчитывать итоги под каждой страницей, и осуществлялся так называемый «транспорт» (то есть перенос итога с предыдущей на новую страницу) [5].
Все (без исключения) записи в документах шли на основании положений, указов о приходе и расходе денежных средств, объявлений, доверенностей, деклараций, записок, прошений, уведомлений и т. д.
Следует отметить, что и производственная отчетность, и оправдательные документы строго фиксировались. Кроме того, на них проставлялся номер статьи книги, где они были записаны. В указанные формы включались доходы и расходы предприятия, отчетность управляющей конторы перед собственниками, материалы по исполненным заказам (предмет заказа, срок реализации, день передачи товара).
Особый интерес представляют алфавиты поставщиков продукции для владельцев. Все договоры с фирмами производителями и покупателями тщательно сохранялись. На их основе подготавливалась особая картотека с указанием наименований заказов, счетами и фактурами (указывался вес, размер, количество, место назначения условия и размер платежа).
Значимое место в алфавитных книгах занимали самоотзывы клиентов, рекомендации, рекламные буклеты, вырезки из специальных газет и журналов. Для ряда экономий (например, конторы Ново-Покровского имения Орлова-Давыдова в Тамбовской губернии) ГАТО (Государственный архив Тамбовской области). Ф. 195. Оп. 1. Д. 248-267. в картотеках отложился достаточно большой объем информации, хронологически охватывающий несколько лет без сколько-нибудь существенных перерывов. Проводимая владельцем модернизация обусловливала постоянные обращения управляющего к подобной информации, ее пополнение новыми данными.
Периодически возникающая подготовка финансовых отчетов являлась обязательным условием работы вотчинных контор. Помещики обязывали своих подчиненных представлять месячные и годовые отчеты, составляемые на основании первичных финансовых документов. В отчетах должны были показываться приходы и расходы, остатки и долги капиталов. Объем работ, выполняемый служащими неторных имений, был высок. Переписка управляющего Ново-Покровского поместья Орловых-Давыдовых с Главной конторой содержит просьбы о привлечении в штат служащих дополнительных работников, компетентных в работе с бумагами и отчетами. Как доказательство важности подобных просьб, И.Г. Печаткин обычно утверждал, что команда из трех человек «вынуждена была работать круглый год по 12 часов в день» и только ради того, чтобы заполнить всех отчеты и бумаги для Главной конторы [6].
Важная часть работ администрации экономий - привлечение работников на производство. Характер отношений между рабочими и владельцами определялся Положением о найме на сельские работы от 12 июня 1886 г. Полное собрание законов Российской империи. Собрание 3. Т. 6. Спб.: Государственная типография, 1888. № 3803. Помещик мог предложить наймиту словесный и письменный договор (ст. 12, 13). Устные соглашения по желанию сторон могли подписываться в полиции или волостном правлении (ст. 15). В случае с наймом по договору составлялся расчетный лист, в который вносилась информация о выданных деньгах, вещах или припасах, а также вычетах и штрафах.
Вступать в трудовые отношения могли как отдельными рабочие, так и целые артели (ст. 7). Запрещалось привлекать в имение специалистов, не имевших видов на жительство, а также несовершеннолетних и замужних женщин без согласия родителей (опекунов) и мужей. Исключение составляли лишь местные жители, которые могли отлучаться от постоянного места проживания без паспортов и билетов (ст. 8, 9).
Расширение производственной базы имений предполагало внедрение новых форм хозяйствования. В начале ХХ века владельцы стали активно развивать акционерные формы производства. Данный вид деятельности - весьма специфическая форма экономической активности помещиков. Она практиковалась у наиболее крупных владельцев с целью привлечения капитала в бюджет. Часть новых образований так и оставалась в составе акционерных обществ, часть переходила процедуру разакционирования.
Основным типом организации совместных хозяйств в дореволюционной России являлись акционерные общества (АО) или товарищества на паях [7, с. 30]. Главном органом деятельности каждого общества было общее собрание его членов. В период между собраниями деятельность объединения подчинялась правлению, выбираемому из числа акционеров. Законодательство полностью регламентировало нормы документирования деятельности общества.
Переписка по операциям составляла особую категорию материалов в документации акционерных предприятий. Причем в каждом отдельно взятом имении формировался уникальный состав документов, входивших в состав так называемого досье. Справочный отдел специализировался на целенаправленном сборе информации как о вкладчиках, так и о заимодавцах. Написанные самими клиентами характеристики, полученные от других учреждений и лиц сведения, материалы прессы - все это составляло основной массив получения данных.
Промышленные объединения имели иную структуру делопроизводства: в них особую роль играли материалы, устанавливающие порядок реализации готовой продукции, а также выполнения заказов. В книге правления (на предприятие именно через правление поступала большая часть заказов) указывались день передачи заказа, наименование товара, тип заказчика (физическое либо юридическое лицо), а также срок исполнения заказа. Велись книги заказов и в управлении заводов - причем, как правило, для отдельных цехов, для каждой номенклатуры изделий, для местных, иногородних и заграничных вкладчиков и кредиторов. Благодаря указанным характеристикам имеется возможность проследить все этапы выполнения заказа от момента заключения контракта до его исполнения.