) формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности университета, его имущественном положении, доходах и расходах;
) учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
) своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
) учет материальных затрат, исполнения смет расходов, выполнения работ и услуг, результатов финансово-хозяйственной деятельности университета, а также финансовых и расчетных операций;
) своевременное и правильное оформление документов;
) начисление, учет и выплата заработной платы штатным сотрудникам, совместителям и почасовикам, а также стипендии студентам, магистрантам, аспирантам, докторантам и др. функции, обязанности, которые предусмотрены должностной инструкцией
Возглавляет бухгалтерию главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно ректору университета.
Главный бухгалтер назначается и освобождается от занимаемой должности приказом ректора университета по согласованию с Министерством образования Республики Беларусь. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и стаж работы на должности заместителя главного бухгалтера не менее 5 лет. В период отсутствия руководителя подразделения его обязанности исполняет заместитель главного бухгалтера.
На должность штатного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее специальное (экономическое) образование, стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним специальным образованием в области учета и контроля, не менее 3 лет.
Бухгалтер обязан:
выполнять работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и подрядчиками, за предоставленные услуги и.т.п.);
участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины;
осуществлять прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам работы бухгалтерского учета и подготавливать их к счетной обработке;
отражать на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и т.д.;
производить начисление и перечисление налогов и сборов в бюджет, платежей в банковские учреждения, заработной платы сотрудников, других выплат и платежей;
выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных;
отвечать за достоверность предоставления данных для составления бухгалтерской и статистической отчетности;
участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществлении режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота; в формировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники; в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники; в проведении годовой инвентаризации в структурных подразделениях университета по вопросам сохранности материальных ценностей.
разрабатывать формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности.
С целью организации эффективного бухгалтерского учета с учетом специфики видов деятельности организации, эффективного использования труда работников, исключения ошибок при отражении хозяйственных операций, своевременного получения объективной информации для принятия управленческих решений проводится внедрение автоматизации бухгалтерского учета
Автоматизация учета - это программное обеспечение, а также процесс его внедрения в деятельность организации. Необходимым требованием при установке программ автоматического учета является комплексность подхода, т.е. внедрение систем одновременно во все подразделения и отделы, настройка их на возможность обработки максимально большого количества информации и контроля.
Компьютерные методы обработки уже надежно вошли в технологию бухгалтерского учета и сейчас на белорусском рынке большую популярность завоевали такие программные продукты, как «1С-Бухгалтерия», «Анжелика», «Галактика». Основная идея развития программного обеспечения на сегодняшний день - решение не только непосредственно бухгалтерских задач, но и анализ, планирование деятельности организации, реализация оперативного учета.
2.2 Характеристика плановых показателей, утвержденных сметы расходов, сметы доходов и расходов по внебюджетной деятельности
Как ранее отмечалось, Белорусский государственный экономический университет является некоммерческой организацией, финансируемой из республиканского бюджета и подчиняется непосредственно Министерству образования Республики Беларусь. УО «БГЭУ» является непосредственно получателем бюджетных средств.
Получателем бюджетных средств является бюджетная или иная организация, индивидуальный предприниматель, имеющие право на принятие и (или) исполнение бюджетных обязательств в соответствующем финансовом году и отвечающие за целевое и эффективное использование полученных бюджетных средств (пп. 1.44 статьи 2 в ред. Закона Республики Беларусь от 26.10.2012 N 429-З).
Деятельность Белорусского государственного экономического университета финансируется из бюджета. Его деятельность финансируется из бюджета, причем расход государственных средств осуществляется по целевому назначению, что предполагает строгое соблюдение финансовой дисциплины. Основой разработки плановых, программных и прогнозных документов являются показатели, позволяющие всесторонне описать социальные и экономические процессы и явления, сформировать, представить и обосновать задания плана, программы, прогноза на проектируемый период.
Плановые показатели представляют собой определенные конкретные задания по развитию народного хозяйства в целом или отдельных предприятий (организаций, учреждений) на определенные периоды времени.
Плановые показатели (по экономическому содержанию) могут быть сведены в две основные группы - натуральные (для характеристики материально-вещественных структур) и стоимостные (для определения общих темпов развития, создания и использования доходов и т.п.).
Основным плановым финансовым документом, в котором отражаются объем, целевое направление и поквартальное распределение средств, выделяемых из бюджета на содержание университета, является смета расходов.
Бюджетная смета - финансовый план, устанавливающий объем, целевое направление и распределение бюджетных средств в соответствии с бюджетной росписью (в ред. Закона Республики Беларусь от 26.10.2012 N 429-З).
Зафиксированные в сметах ассигнования являются предельно допустимыми, расход сверх этих сумм не допускается. Форма сметы, расценки для определения размера расходов сообщаются вышестоящими органами.
Бюджетные ассигнования - полномочия на использование суммы бюджетных средств, определенной распорядителем бюджетных средств получателю бюджетных средств в соответствующем финансовом году для исполнения бюджетных обязательств (пп. 1.9 статьи 2 в ред. Закона Республики Беларусь от 26.10.2012 N 429-З). Форма сметы, расценки для определения размера расходов сообщаются вышестоящими органами.
Изменения в сметах доходов и расходов внебюджетных средств бюджетных организаций осуществляются руководителем бюджетной организации с обязательным согласованием с распорядителем бюджетных средств, утвердившим сметы доходов и расходов внебюджетных средств бюджетных организаций.
Следует отметить, что Белорусский государственный экономический университет имеет право на:
использование бюджетных средств в соответствии с бюджетной сметой и расчетами, перечнями к ней;
своевременное получение информации о бюджетных ассигнованиях.
Также Белорусский государственный экономический университет обязан:
своевременно представлять документы, подтверждающие право на получение бюджетных средств;
эффективно использовать бюджетные средства в соответствии с их целевым назначением;
своевременно представлять бухгалтерскую отчетность и иные сведения об использовании бюджетных средств в составе и порядке, определяемых Министерством финансов;
возвращать неиспользованные бюджетные средства в соответствующий бюджет, в том числе в государственный целевой бюджетный фонд;
принимать бюджетные обязательства только в пределах предусмотренных бюджетных ассигнований, уменьшенных на сумму незаконченных расчетов, сложившихся на 1 января текущего финансового года и др.
Также одним из источников финансирования деятельности университета являются внебюджетные средства Белорусского государственного экономического университета и средства, получаемые по хозяйственным договорам, заключенным с различными заказчиками.
2.3 Последовательность обработки документов, связь бухгалтерской службы с другими подразделениями
Эффективная работа бухгалтерской службы невозможна без организации соответствующего регулирования порядка и сроков поступления первичных документов, их обработки, составления сводных документов и так далее. Следовательно, главным элементом является график документооборота (направление движения документов, сроки их представления в соответствующие подразделения).
Бухгалтерские документы в рамках предприятия (организации) осуществляют документооборот. Под документооборотом понимается движение документов от момента составления до сдачи их в архив. Чем быстрее и качественнее проходят документы свой путь, тем эффективнее их роль в системе экономического управления организацией. Этот путь складывается из следующих этапов: составление документа, его исполнение, представление в бухгалтерию, проверка и обработка в бухгалтерии, передача в архив.
Учитывая большую роль документации в системе бухгалтерского учета, разрабатывают план-график документооборота, который утверждается руководителем организации и является обязательным для выполнения всеми работниками, связанными с первичными учетными документами.
Документооборот должен быть организован с соблюдением следующих требований:
минимальное количество стадий прохождения документа;
максимальное использование информации на каждой стадии движения;
разработка графика документооборота;
использование в процессе обработки компьютерной техники.
Начальная стадия документооборота - составление документа, который должен удовлетворять следующим требованиям:
должны быть заполнены все реквизиты, которые несут качественную и количественную информацию о хозяйственной операции;
в документе должны быть подписи лиц, ответственных за совершение операции, а также печать организации;
некоторые документы должны быть заполнены на бланках типовой утвержденной формы.
Первым этапом обработки документов после их составления является приемка документа (поступившие в бухгалтерию документы должен предоставляться в определенном порядке и сроки, которые устанавливает главный бухгалтер).
Следующий этап - проверка документов, поступивших в бухгалтерию, состоит из:
формальная проверка (проверка формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печатей), отсутствия подчисток и неоговоренных исправлений);
по существу (проверке законности и целесообразности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь);
Далее некоторые документы таксируются, если в них дано количество в натуре, но отсутствует цена и сумма хозяйственной операции.
Затем они группируются по объектам учета, названиям операций, месту составления, отчетному периоду и другим признакам.
На их группе делается так называемая контировка, т.е. бухгалтерская проводка, указывающая корреспонденцию счетов по данному виду хозяйственных операций и ее запись на этих счетах.
После прохождения всех этапов документы в определенной форме передаются в текущий архив бухгалтерии до конца отчетного года, а затем переплетенные в книги - в стационарный архив организации.
Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно ректору университета.
В своей деятельности бухгалтерия взаимодействует со всеми структурными подразделениями и службами, имеющими отношение к учету и сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств, в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений. Степень и характер взаимодействия бухгалтерии с другими подразделениями определяется в соответствии с законодательством и локальными нормативными документами предприятия.
3. Состояния складского хозяйства, форм первичных документов, отражающих движение материальных ценностей на складе
В ходе практики было посещено и изучено состояние складского хозяйства Белорусского государственного экономического университета.
В Белорусском государственном экономическом университете имеются складское помещение, здание архива и другие хозяйственные объекты.
Складское помещение размещается в специально обособленным помещении, которое оборудовано средствами охранно-пожарной сигнализации, огнетушителями, а также другими предметами пожарной безопасности.
Складское помещение также оснащено весоизмерительной техникой и необходимым оборудованием для приема, хранения и выдачи материальных ценностей.
Материалы на складе размещены и расформированы так, чтобы обеспечить быструю их приемку, отпуск и проверку наличия, то есть на стеллажах и так далее.
Белорусский государственный экономический университет также оснащен архивным помещением. Оно представляет собой одноэтажное строение; данное здание разбито на отсеки со стеллажами, в которых различные документы. Они хранятся в упорядоченном виде. Все документы также собраны в папки, как правило, в хронологическом порядке.
Архивное помещение оборудовано пожарно-охранной сигнализацией. Ключи от данного помещения хранятся у главного бухгалтера, его заместителя.