Материал: Аудит первичных учетных документов

Аудит первичных учетных документов

Аудит первичных учетных документов

1. Теоретические аспекты учета и аудита первичных документов

1.1 Организация первичного учета

В Федеральном законе №402-ФЗ, который введен в действие с 01.01.2013 года, особое внимание уделено первичным учетным документам. В соответствии с данными нормативными документами:

каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом;

первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания [16. С. 22].

Первичный учетный документ может быть представлен не только на бумажном носителе, но и в электронном виде с электронной подписью. На пути перехода к массовому использованию электронных документов много трудностей, в том числе отсутствие электронных подписей, но вектор задан, а проблемы постепенно будут решаться. Видимо, для переходного периода и предусмотрено следующее положение: в случае, если законодательством РФ или договором установлено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.

Согласно ст. 5 Закона о бухгалтерском учете к объектам бухгалтерского учета экономического субъекта относятся факты хозяйственной жизни. В свою очередь, каждый такой факт должен быть оформлен первичным учетным документом в силу п. 1 ст. 9 указанного Закона. Не должны приниматься к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Если такой документ все-таки будет принят к бухгалтерскому учету, в учете и отчетности, по сути, будет допущена ошибка [1].

Факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Обязанность по утверждению форм первичных учетных документов возложена на руководителя экономического субъекта (организации). Таким образом, с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, а вот документы, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, кассовые документы), продолжают оставаться обязательными для применения. При этом экономическим субъектам не запрещено использовать формы первичных учетных документов, которые предусмотрены рекомендациями в области бухгалтерского учета, принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета, и содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработкой форм может заняться должностное лицо организации, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, например главный бухгалтер (именно он представляет документы для утверждения руководителю). Необходимо учитывать, что первичные учетные документы, как и раньше, должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

подписи вышеприведенных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц [16. С. 23].

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105, основными этапами документооборота являются создание (получение) первичных бухгалтерских документов, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

В указанном разделе учетной политики следует закрепить используемые формы первичной учетной документации, определить порядок контроля правильности заполнения, порядок и сроки передачи документов в бухгалтерию для обработки и на хранение и составить единый график документооборота в форме таблицы. По отдельным участкам учета, где задействовано большое число лиц, ответственных за составление и движение первичного документа, должны быть предусмотрены схемы движения, наглядно представляющие документооборот.

Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

Отсутствие в первичном учетном документе реквизитов, определенных законодательством о бухгалтерском учете, считается нарушением правил бухгалтерского учета. Все формы первичных учетных документов, не являющихся типовыми, унифицированными, описываются в учетной политике организации (назначение, порядок составления, подписания) и прикладываются к ней.

В соответствии с п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы наряду с регистрами бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетностью подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению в течение пяти лет. Исчисление срока производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством [1].

1.2 Методика аудита первичных документов

Проведение аудита системы первичного учета в качестве значимой составляющей является в связи с тем, что:

первичный учет является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичного учёта на 70-80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии;

в процессе проведения аудита первичного учета в конкретных числовых показателях определяются объёмы первичной учётной документации, уровень автоматизации их создания и обработки, что позволяет оценить масштабы и характер предстоящей проверки;

выявляются наиболее слабые участки учета, что влияет на состав и содержание процедур при проведении аудиторской проверки;

исследование качеств аудиторских доказательств в значительной степени является страховкой для аудитора, проверяющего конкретный раздел учёта.

Аудитор определённо будет знать о том, с каких позиций ему подходить к предоставляемой подтверждающей документации по каждому разделу учёта и какой объём выборки достаточен при аудите конкретного участка.

Цель аудита первичных учетных документов - оценка системы бухгалтерского учёта и внутреннего контроля системы первичных учетных документов, законности и обоснованности документального оформления совершаемых хозяйственных операций.

Методика проведения аудита первичного учета позволяет решить ряд научных и практических задач:

проанализировать и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учета на предприятии и обосновать её оптимальную структуру и задачи;

выявить влияние факторов, прямо или косвенно воздействующих на организацию первичного учета;

сформулировать основные принципы исследования состояния первичного учета на предприятии, соблюдение которых позволит обоснованно оценивать внутрихозяйственный риск, риск средств контроля, а также риск необнаружения существенных нарушений при аудите первичных документов;

раскрыть необходимость и целесообразность предварительного аудита системы организации первичного учета с выявлением в процессе аудита сбоев и нарушений в этой системе на основе аналитических процедур;

систематизировать типичные ошибки и нарушения, обнаруженные в ходе аудита первичного учёта, и предложить рекомендации по их устранению [16. С. 18].

Методика проведения аудита первичных учетных документов по отдельным участкам учета осуществляется по алгоритму, представленному на рисунке 1.

Рисунок 1 - Алгоритм проведения аудита первичных документов

При аудите первичного учёта необходимо изучить и проанализировать законодательные акты и нормативные документы, регулирующие аудиторскую деятельность и определяющих правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Надо отметить, что в настоящее время отсутствует системный подход к проведению аудита системы первичных документов. Теория российского аудита ограничивается анализом документооборота и правильность оформления первичных учётных документов. При этом графики документооборота (а точнее их наличие) подвергаются проверке на этапе аудита учетной политики (и прочих общих вопросов), а проверка контроля за их соблюдением и правильностью оформления первичных документов - в ходе проведения аналитических процедур по разделам бухгалтерского учёта. В результате аудит системы организации первичного учёта носит локальный характер, тогда как комплексная проверка этой системы могла бы принести гораздо больше пользы как на этапе планирования аудита, так и в ходе проведения аудиторских проверок и оказания сопутствующих аудиту услуг. Ведь помимо отсутствия графиков документооборота, их несоблюдения и неправильно оформленных документов в системе первичного учёта существует целый ряд факторов, способных оказать негативное влияние на достоверность учёта и отчётности.

Перед началом проверки аудитор должен ознакомиться с правилами оформления первичных учетных документов, содержащимися в нормативных актах.

При проведении формальной проверки документы проверяются, с точки зрения, оформления их в соответствии с установленными правилами. Обращается внимание на наличие и обоснованность подписей лиц, ответственных за оформление документов. Выявленные нарушения фиксируются в рабочем документе аудитора.

Документы, вызывающие сомнение у аудитора, должны быть проверены с особой тщательностью. Ксерокопии таких документов целесообразно прилагать к рабочему отчету аудитора.

Проверенные аудитором первичные учетные документы организации записываются в рабочие документы аудитора следующим образом:

документы, по которым выявлены нарушения и по которым у аудитора возникли в ходе аудита вопросы, записываются в рабочий документ аудитора по всем его графам;

документы, проверенные аудитором, по которым нарушения не выявлены, по которым у аудитора вопросов не возникло, записываются в рабочий документ аудитора единым пакетом однородных документов с указанием их наименования, номеров и даты составления.

Рабочие документы аудитора составляются раздельно по результатам формальной и арифметической проверок [16. С. 22].

Характерными ошибками, выявляемыми в ходе аудита первичных документов, являются следующие.

. Несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации. Данные ошибки могут повлечь за собой значительные налоговые последствия в случае, когда операция, отражённая первичным документом не вовремя, относится к прошлым отчётным периодам. Почти всегда в подобных случаях приходиться корректировать бухгалтерскую и налоговую отчётность, а иногда, во избежание санкций, и уплачивать пени (в случае, если такая ошибка повлекла за собой недоначисление в соответствующем периоде каких-либо налогов).

. Отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу. Отсутствие некоторых реквизитов (наименование документа, код формы, наименование должностей) не влечёт за собой каких-либо серьёзных последствий. Отсутствие любого из остальных обязательных реквизитов может привести к разногласиям с налоговыми органами и иными заинтересованными лицами.

. Нарушения, допущенные при оформлении первичного документа. Заполнение документа средствами, которые не могут обеспечить его долговременное хранение, а также невыполнение формальных процедур при исправлении документов могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу содержания документа, кто и что имел в виду, подписывая этот, и какая именно операция была совершена.

. Отсутствие графиков документооборота. Отсутствие таких графиков само по себе не влечёт каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разного рода взысканий, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия.

. Ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документов в учётные регистры). Эта группа ошибок относится, как правило, к техническим ошибкам (очень редко - намеренное искажение данных). Для организаций, где система внутреннего контроля работает эффективно, данный вид ошибок очень редкий.

. Несвоевременная регистрация документа в учётном регистре (либо отсутствие данных в учётном регистре по отдельным первичным документам).

. Нарушения сроков хранения документации в архиве. Данный вид ошибок может привести к серьёзным затруднениям в работе проверяющих органов, если при проверке за определённый период какие-либо документы не будут обнаружены. В этом случае предприятию грозит штраф за нарушение правил учёта доходов и расходов, а также начисление налогов исходя из обычного уровня доходов предприятия.

. Уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению. Предприятие уничтожает без акта документацию с истёкшим роком хранения, поэтому негативных последствий это не несёт, но в противном случае последствия будут те же, что и в предыдущем случае.

. Нарушения при оформлении дел с первичной учётной документацией (касается кассовых и банковских документов). При несоблюдении необходимых условий оформления подобных документов велика вероятность утери и злоупотреблений. Кроме того, существует возможность привлечения предприятия и должностных лиц к ответственности за несоблюдение порядка ведения кассовых операций. Рекомендации по исправлению. При возможности следует указанную первичную документацию оформить в соответствии с требованиями нормативных актов (переплести, подобрать в хронологическом порядке и т.д.).

2. Организация первичного учета в ООО «Союз»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Объектом исследования курсовой работы является общество с ограниченной ответственностью «Союз» (сокращенное наименование ООО «Союз»). Юридический адрес предприятия: г. Красноярск, ул. Семафорная, д. 80, офис 6.

Основным видом деятельности ООО «Союз» является производство, фасовка, хранение и реализация колбасных изделий, продуктов быстрого приготовления, в том числе разработка, производство и реализация новых видов.

Уставный капитал организации составляет 135 тыс. руб. Учредителями ООО «Союз» является пищевой концерн «Вентокальдо» (25%) и физическое лицо (75%).

По ассортименту продукция учитывается ежедневно при поступлении на склад готовой продукции. Качественными показателями продукции ООО «Союз» являются процентное содержание в составе продукции начинки, надежная упаковка, правильная наклейка этикетки, полное соответствие изделий рецептуре. Качество продукции регламентируется ГОСТами и ТУ. В процессе производства качество контролируется лабораторией качества. Если изделие не соответствует этим показателям, вся партия снимается с производства, а также изымается со склада готовой продукции. Номенклатура товарной продукции включает в себя: