Материал: Анализ закупочной деятельности торгового предприятия

Анализ закупочной деятельности торгового предприятия

Оглавление

Введение

. Понятие и содержание закупочной деятельности предприятия

.1 Понятия закупочной деятельности предприятия, основные этапы

.2 Этапы работы с потенциальными поставщиками

.3 Формирование и управление ассортиментом в торговом предприятии

. Анализ закупочной деятельности торгового предприятия на примере ООО «НОВЭКС»

.1 Характеристика предприятия

.2 Оценка работы с поставщиками по закупке товаров в ООО «НОВЭКС»

.3 Анализ факторов, формирующих ассортимент в предприятии

.4 Эффективность закупочной работы на предприятии

Заключение

Список используемых источников

Введение

Торговля является одной из основных отраслей народного хозяйства, поскольку она обеспечивает обращение товаров, их движение из сферы производства в сферу потребления.

В зависимости от цели, с которой приобретаются товары, торговлю делят на два вида:

оптовую (торговля товарами с последующей их перепродажей или профессиональным использованием);

розничную (торговля товарами и оказание услуг покупателям для личного, семейного, домашнего использования, не связанного с предпринимательской деятельностью).

В процессе развития российской экономики особую значимость приобретает такая важная форма реализации товаров как, розничная торговля.

Розничная торговля - это торговля продовольственными и непродовольственными товарами поштучно или в небольшом количестве для личного (некоммерческого) использования потребителя. Осуществляется деятельность по реализации товаров и услуг конечным покупателям.

Основной задачей розничной торговли является доведение товаров до населения и организация торгового обслуживания покупателей, предоставление им услуг.

Правильная организация коммерческой работы в рамках розничной торговли способствует росту товарооборота, достаточно полному удовлетворению совокупного спроса населения и получению коммерческого успеха. Процесс торговли, то есть процесс купли-продажи товаров является функцией торгового предприятия, которое осуществляет свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета. Розничные торговые предприятия в условиях функционирования рыночной экономики представляют собой самостоятельное звено торговли и сферы услуг.

Тема курсовой работы является актуальной, так как закупочная деятельность является одной из основных коммерческих функций торговых организаций. Она заключается в приобретении товаров, предназначенных для их последующей реализации.

Правильная организация закупочной деятельности не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

Работа по закупкам товаров состоит из следующих операций:

Изучение и прогнозирование покупательского спроса.

Определение потребности в товарах.

Выявление источников товаров и выбор поставщиков.

Установление хозяйственных связей с поставщиками.

Контроль над исполнением договоров.

Изучение и прогнозирование покупательского спроса является необходимым условием эффективного использование маркетинга для успешной коммерческой работы по закупочным товарам.

1. Понятие и содержание закупочной деятельности предприятия

.1      Понятие закупочной деятельности предприятия. Основные этапы

Закупочная работа- выгодное приобретение товара с целью удовлетворения потребительского спроса.

Этапы процесса закупок на предприятии:

Определение масштаба проекта (определение объема производства и продаж, оценка величины затрат). Добываются, анализируются и оцениваются данные о поставщике (параметры бюджета, предложения, подготовленные спецификации, невыполненные заказы, справочные списки потребителей).

Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции.

В графике предусматривается время:

на подготовку спецификаций;

на запросы продавцу;

на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств;

на утверждение проектной документации поставщика;

на изготовление и отгрузку к месту получения.

разработка предварительного графика закупки на основании известной требуемой даты поставки. Для этого устанавливается дата начала и завершения той или иной работы по формированию плана закупок, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации от поставщика по каждому виду продукции.

размещение объявлений о подаче предложений.

оценка предложения.

окончательные переговоры.

составление документации.

поставка и контроль качества.

обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

Показатели, характеризующие деятельность службы закупок предприятия:

совокупный торговый оборот;

общий объем закупок;

закупочные цены на продукцию;

средние цены на закупаемую продукцию;

размеры отдельных (единичных) закупок;

затраты на оформление и передачу заказов на поставку;

количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок);

количество договоров на поставку;

количество сотрудников службы закупок;

количество поставщиков;

условия платежа;

условия поставки;

аккуратность поставок;

количество поставок за определенный период времени;

срок поставок;

надежность поставок.

Операции, осуществляемые в рамках функции закупок:

анализ рынка;

позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;

получение и оценка предложения поставщика;

выбор поставщика;

согласование стоимости обслуживания и заключение договора;

проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;

проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;

размещение заказа;

делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;

установление единой политики в отношениях с поставщиками;

выработка методов учета продукции;

сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции;

ускорение оплаты продукции;

экономия ресурсов предприятия, например, путем консолидации заказов и установления стандартов запаса;

поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;

анализ ценности и возможностей поставщика;

разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок.

Факторы, влияющие на статус службы закупок на предприятии:

объем закупаемой продукции и сопутствующего обслуживания. Значительная доля закупок в общих расходах предприятия подчеркивает важность функции закупок для логистической системы предприятия;

особенности приобретаемой продукции. Приобретение комплексных компонентов или необходимость широкого применения подрядных отношений представляют собой трудную задачу для сотрудников службы закупок;

ситуация на рынке продукции, жизненно важной для функционирования предприятия. Если на рынке доминируют продавцы, то значимость службы закупок повышается.

Планирование закупок сырья - планирование общего количества основных и значимых видов сырья, необходимых для производства конечной продукции в конкретные периоды времени (обычно по неделям).

.2 Этапы работы с потенциальными поставщиками

закупочный покупательский ассортимент поставщик

Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:

конкурсные торги

изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.

посещение выставок и ярмарок

письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и переговоры поставщиков с потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Они проводятся в случае закупок сырья, материалов, комплектующих на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны поставщику, так как он получает представление об условиях работы с потребителем, а также выгодны потребителю, так как он совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

реклама

разработка тендерной документации, которая инструктирует участников тендера о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров и услуг, устанавливает критерии для оценки предложений и определяет условия будущего контракта

публикация тендерной документации

приемка и вскрытие тендерных предложений

оценка тендерных предложений, которая ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Например, члены тендерного комитета рассматривают только те предложения, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации, а также не вступают в переговорах с участниками торгов.

В процессе письменных переговоров между поставщиком и потребителем официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика может быть организовано двумя способами. Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара.

Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты), включающие в себя следующие реквизиты:

наименование товара

количество и качество товара

условия и срок поставки,

условия платежа

характеристику тары и упаковки

порядок приемки - сдачи

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить условия. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение оферты. При обращении потенциального покупателя к своим постоянным контрагентам вместо запроса высылается заказ.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

Второй этап выбора поставщика - анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании основных критериев:

стоимость приобретения продукции или услуги

качество обслуживания - соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки

удаленность поставщика от потребителя

сроки выполнения текущих и экстренных заказов

Основными критериями выбора поставщика являются стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания. Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения стоимость, к которой можно отнести изменение имиджа организации, перспективы роста и развития производства и т.п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Надежность оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Западные фирмы для сбора информации, как правило, прибегают к услугам специализированных агентств, которые готовят справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов. Отечественные предприятия в основном полагаются на собственную информацию. В любом случае, при несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Поэтому при сборе информации для снижении риска необходимо пользоваться несколькими источниками информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой информации, а также использовать хотя бы один независимый источник информации (т.е. незаинтересованный в возможных последствиях использования предоставленной им информации).

Третий этап выбора поставщика - оценка результатов работы с поставщиком.

На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. При расчете рейтинга поставщика учитывается важность того или иного критерия (удельный вес критерия) в зависимости от значимости товаров, сырья и комплектующих с точки зрении производственного или торгового процесса. Отсутствие некоторых комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле - к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку дл данного поставщика. Рассчитывая рейтинг для разных поставщиков и, сравнивая полученные значения, определяют наилучшего партнера.

.3 Формирование и управление ассортиментом в торговом предприятии

Показатели ассортимента - это качественное выражение свойств ассортимента.

Для характеристики ассортимента применяются основные показатели, представленные

Рисунок 1 - Основные показатели для характеристики ассортимента:

широта ассортимента характеризуется числом ассортиментных групп товаров, имеющихся в продаже.

Показателем широты ассортимента является коэффициент широты - К_ш (формула 3):

где: Ш факт.

Количество групп, подгрупп товаров, имеющихся в наличии в организации или выпускаемых промышленностью; Ш_6аз - количество групп, подгрупп товаров, разрешенных к применению в стране и представленных в Государственном реестре J1C и изделий медицинского назначения. Например, если среди ассортиментных групп товаров в аптечном учреждении имеется в наличии 3 (отсутствует медицинская техника), а возможно наличие 4 групп (см. классификацию), то: К =3/4 = 0,75.