командный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды;
корпоративный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.
Пример ТМ-профиля команды топ-менеджеров.
Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность.
ТМ-диагностика позволяет оценить общую ситуацию с тайм-менеджментом в команде менеджеров. Одновременно или раздельно с ней может применяться методика ТМ-аттестации, служащая для оценки личных ТМ-навыков каждого руководителя или специалиста. В основу методики положены принципы «360-аттестации».
Для аттестации применяется вопросник, который анонимно заполняют несколько коллег аттестуемого. Структура вопросов отражает структуру «ТМ-заповедей», что делает результаты ТМ-диагностики и ТМ-аттестации сопоставимыми и позволяет применять их в едином комплексе.
Ключевым моментом аттестации является ознакомление сотрудника с результатами его оценки коллегами в форме структурированной беседы с его непосредственным руководителем. В ходе беседы заполняется личный план повышения эффективности, исполнение которого регулярно контролируется.
Диагностикой и аттестацией внедрение тайм-менеджмента в компании может не ограничиваться. Для закрепления техник планирования времени могут разрабатываться корпоративные ТМ-стандарты. Их можно разделить на несколько логических уровней. Результаты внедрения стандартов тайм-менеджмента в организации приведены в приложении 5.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В первой главе «Современные подходы к управлению временем в организации» были раскрыты понятие «тайм-менеджмента» как фактора повышения эффективности труда в организации. Даны его основные принципы.
Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) -- это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире
Принципы менеджмента - это фундаментальные истины (или то, что считается истиной в настоящий момент), на которых строится система управления в целом или отдельные ее части. Самый главный принцип - это принцип целесообразности, который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно. Планирование - второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств. Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько, в результате чего, каждое дело должно иметь продолжительность 30-90 минут. Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы. Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней. Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач. Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами - это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве. Принцип Парето, согласно с которым 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий - только 20% результата. В применении к тайм-менеджменту этот принцип звучит как «20% дел и затраченного времени дают 80% результата, а 80% дел и затраченного времени - лишь 20% результата.
Во второй главе «Анализ корпоративных стандартов по управлению временем в Сбербанке России» раскрывается общая характеристика Сбербанка России, дан анализ использования рабочего времени и анализ специфики управления временем в Сбербанке России.
В третьей главе «Совершенствование тайм-менеджмента в Сбербанке России» обосновывается необходимость и возможные механизмы совершенствования корпоративного стандарта по управлению временем в Сбербанке России. Обозначена специфика информационного обеспечения компании. Выделены особенности процесса разработки повышения эффективности организации рабочего времени персонала. Дана оценка эффективности предложенных мероприятий.
В заключении сделаны выводы по каждой главе, подведены итоги курсовой работы.
Подводя итоги работы, можно сделать следующие выводы:
Тема внедрения технологий тайм-менеджмента в деятельность предприятия по мере развития социума и экономики, повышения динамичности изменений, увеличения в конечном продукте «информационной составляющей», становится значимым фактором эффективности организации. Выделим три основных подхода к вопросам тайм-менеджмента: научный менеджмент, классический тайм-менеджмент и современный самоменеджмент.
В управлении временем можно выделить следующие процессы:
Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
Реализация -- конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
Контроль достижения цели и выполнения планов.
Место и роль тайм-менеджмента в системе управления организацией следует рассматривать в трех основных направлениях: тайм-менеджмент как средство самоменеджмента, тайм-менеджмент как элемент корпоративных стандартов, тайм-менеджмент как инструмент организационного развития.
Тайм-менеджмент как составляющая системы менеджмента организации должен быть рассмотрен в следующих направлениях: тайм-менеджмент как средство самоменеджмента, как элемент корпоративных стандартов, как инструмент организационного развития. Организационный тайм-менеджмент необходимо определить как совокупность технологий внедрения и адаптации технологий тайм-менеджмента в систему менеджмента предприятия, а именно, как путь от персональной организации труда сотрудника к эффективности фирмы или ее структурного подразделения или проекта.
Перед сотрудниками и руководителями современных предприятий стоит задача коррекции ментальности, адаптации (прежде всего, психологической) к той временной реальности, которая создана в их организации, на характерном для их организации рынке, в экономике страны, в мировой экономике в целом.
5) Конкретные технологии тайм-менеджмента (такие как «принцип Эйзенхауэра», «система Франклина», «принцип Парето», «Анализ А, Б, В», «тест SMARTS», «семь R тайм-менеджмента», методики планирования, делегирования, использования «краеугольного времени» и т.п.) направлены на преодоление или нивелирование факторов, приводящих к неэффективному использованию времени. Рассмотрены основные причины, приводящие к потерям времени, которые благодаря систематическому использованию методик тайм-менеджмента можно ликвидировать.
В настоящее время к основным ограничениям наиболее широко распространенных систем самоменеджмента, обобщенных под названием «классический тайм-менеджмент», можно отнести: жесткость планирования, неадекватная динамично изменяющейся бизнес-среде с высокой степенью неопределенности; существующая система технологий внедрения и применения методов самоменеджмента в корпоративном контексте нуждается в доработке и развитии для достижения целей по превращению методов тайм-менеджмента в часть системы управления организацией, ее развития и повышения эффективности.
Внедрение тайм-менеджмента в организацию приводит повышению эффективности труда сотрудников.
Единые стандарты управления временем - обязательная часть системы управления современной компании. Все корпоративные решения включают три элемента:
Обучение сотрудников эффективным техникам планирования времени.
Настройка представлений IT-систем (Outlook, Lotus и т.п.) (см. приложение).
Разработка корпоративных регламентов тайм-менеджмента.
В Сбербанке России не было единого стандарта личного тайм-менеджмента. Outlook, как и в большинстве российских компаний, использовался как почтовая программа и отчасти как календарь; задачи применялись реже. Планирование с использованием только раздела «Календарь» (жесткое планирование) не обеспечивает гибкости в условиях изменчивой внешней среды.
Для оптимизации командного тайм-менеджмента можно применить методику контекстного планирования, дополняющую классическое жесткое (календарное) планирование. Гибкие задачи распределяются по контекстам, к которым привязано выполнение этих задач: людям, местам, проектам и т.п. При таком подходе задачи выполняются гораздо быстрее, при этом не нужно загонять себя в рамки жесткого плана, который все равно не осуществится. Возможности настройки панели задач в Outlook позволяют, придерживаясь общей идеологии планирования, адаптировать обзор задач под себя.
Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно приблизительно оценить как минимум в 10-15%. Прямой финансовый эффект мы не подсчитывали, но для нашего подразделения Сбербанка, управляющего многочисленными проектами с бюджетами в десятки и сотни тысяч долларов, потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превысит затраты на внедрение тайм-менеджмента.
Одним словом, тайм-менеджмент помогает многое успеть и многого добиться. У сотрудников появляется время на спорт, путешествия, увлечения, чтение книг, дополнительное обучение. Время - это комфортная среда, которым можно распоряжаться по своему усмотрению.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Адамс, Б. Время: секреты управления. - М.: АСТ Астрель, 2004. - 304 с.
Азарова, О.Н. Тайм-менеджмент за 30 минут. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 160 с.
Аллен, Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. - М.: Вильямс, 2007. - 368 с.
Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент в системе управления организацией: автореф, дис. канд. эконом. наук / МИПК Российской экономической академии им. Г.В.Плеханова. - М.: МИПК, 2005. - 16 с.
Архангельский, Г. Тайм-менеджмент для офисных работников / Глеб Архангельский // Секретарское дело. - 2008. - N 8. - С. 6-8
Архангельский, Г.А. Организация времени. - СПб.: Питер. - 2006. - 448 с.
Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - М.: АиСТ-М, 2003. - 190 с.
Банк сегодня. Официальный сайт Сбербанка [официальный сайт Сбербанка России] // http://www.sbrf.ru/tatarstan/ru/about/today/,
Бишов, А., Бишов, К. Самоменеджмент. Эффективно и рационально. - М.: Омега-Л, 2005. - 125 с.
Вронский, А.И. Как управлять своим временем. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007, - 224 с.
Захарова О. Управление временем. Матрица Эйзенхауэра [Электронный ресурс] // http://college.ru/timemanagement/index.html,
Как пополнить счет в Сбербанке без очереди? Сеть электронных терминалов. 2010 [Электронный ресурс] // http://www.e-moneynews.ru/popolni-svoj-schet-v-sberbanke-cherez-novye-bankomaty/,
Принципы тайм-менеджмента. Помощник руководителя. Современные подходы к менеджменту: бережливое производство, управление проектами, таймменеджмент [Электронный ресурс] // http://help4manager.ru/osnovnyie-printsipyi-taym-menedzhmenta/,
Стратегия развития Сбербанка России на период до 2014 года, [официальный сайт Сбербанка России] // http://www.sbrf.ru/common/img/uploaded/ir/pics/strategy_rus.pdf,
Управление временем [Электронный ресурс] // http://www.master-class.spb.ru/trtimemen,
Управление временем. Википедия. Свободная энциклопедия [Электронный ресурс] // http://ru.wikipedia.org/wiki,
Я +результат [Электронный ресурс] // http://www.topexpert.ru/business-training/info.aspx?article=0cf6f2d2-98e3-4be1-824e-f308bb4ffa92,
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Матрица Эйзенхауэра
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта (также называемая «ленточной»), содержит набор интервалов, расположенных на оси времени и отражает использование объектами (точками) ресурсов (серий). Этот вид диаграммы широко используется для визуализации хода выполнения задач, планирования ресурсов, графика рабочего времени и других данных, которые представляются не конкретными числовыми значениями, а набором временных интервалов:
В типичной диаграмме Ганта отдельные задачи и операции проекта перечислены с левой стороны диаграммы, шкала времени отображается сверху, а длительности каждой задачи и операции показаны горизонтальными полосками (лентами) от даты начала до даты завершения.
Диаграмма Ганта имеет гибкую структуру данных. Как точки, так и серии представляют собой иерархические коллекции, что позволяет, например, представить проект как набор связанных, иерархических задач.
Множество серий позволяет на одной и той же диаграмме отображать различные данные, например отпуска, командировки и отсутствие по болезни. Поддерживается возможность установки связей между различными интервалами диаграммы, таким образом окончание одного интервала может быть связано с началом следующего интервала диаграммы.
Диаграмма Ганта предоставляет гибкие программные и интерактивные настройки масштаба представления. Существует возможность, независимо от текущих размеров диаграммы, отображать заданный интервал времени (который может автоматически определяться в зависимости от текущих данных), или отображать в видимой области любой указанный интервал.
Поддерживается возможность интерактивного перемещения и растягивания интервалов диаграммы в режиме 1С: Предприятие при помощи мыши:
В любой момент времени можно динамически добавлять и удалять уровни шкалы времени и управлять их представлением. Для каждого уровня можно указывать градацию шкалы, формат текстового представления меток и вид линий сетки. На шкале времени можно использовать непериодические метки для обозначения, например, некоторых контрольных точек:
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Линейка решений на базе Outlook / SharePoint / LotusNotes
1. Система контроля оперативных поручений руководителя высшего звена.
2. Корпоративный стандарт управления задачами: единые правила делегирования задач через Outlook, отчетности, удобные формы обзора и контроля задач.
3. Автоматизированное формирование планов и отчетов в Word / PowerPoint.