Материал: Business Communication and Correspondence Деловая коммуникация и коммерческая корреспонденция. Меркулова Н.В

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

«Воронежский государственный архитектурно-строительный университет»

Н.В. МЕРКУЛОВА

BUSINESS COMMUNICATION AND CORRESPONDENCE

ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ

И

КОММЕРЧЕСКАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Учебное пособие

Рекомендовано научно-методическим советом Воронежского ГАСУ в качестве учебного пособия для студентов 3-го и 4-го курсов специальности

«Переводчик в сфере профессиональной коммуникации»

Воронеж 2013

1

УДК 802.0(044.4)(07)

ББК 81.2Англ-923:65.050.2

М523

Рецензенты:

Л.И. Зубкова, д.ф.н., профессор; кафедра иностранных языков АОНО ВПО Института менеджмента, маркетинга и финансов;

С.В. Моташкова, д.ф.н., профессор Воронежского государственного педагогического университета

Меркулова, Н.В.

М523 Business Communication and Correspondence / Деловая коммуникация и коммерческая корреспонденция : учеб. пособие /

Н.В. Меркулова; Воронежский ГАСУ – Воронеж, 2013. - 100 с.

ISBN 978-5-89040-471-8

Данное учебное пособие представляет собой материалы к лекционнопрактическим курсам на английском языке по деловой коммуникации и коммерческой корреспонденции.

Пособие содержит обширный перечень рекомендаций и примеров выполнения различных видов деловой активности, предполагаемых в ходе изучения: проведение презентаций, составление резюме, написание деловых писем и пр. Наличествуют коммуникативные и творческие задания с привлечением современных информационных технологий.

Предназначено для студентов 3-го и 4-го курсов, обучающихся по специальности «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации».

Ил. 17. Библиогр. : 30 назв.

УДК 802.0(044.4)(07)

ББК 81.2Англ-923:65.050.2

ISBN 978-5-89040-471-8

© Меркулова Н.В., 2013 © Воронежский ГАСУ, 2013

2

ВВЕДЕНИЕ

Настоящее учебное пособие представляет собой систематизированный тематический подбор материалов к лекционным курсам на английском языке по деловой коммуникации и коммерческой корреспонденции для студентов 3-го и 4-го курсов специальности «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации».

Пособие состоит из 2-х разделов, первый из которых посвящен деловому общению (из расчета 18 лекционных и 18 семинарских часов), а второй – коммерческой корреспонденции (из расчета 17 лекционных и 17 семинарских часов).

Данное пособие содержит обширный перечень практических рекомендаций и примеров выполнения различных видов деловой активности, предполагаемых в ходе изучения вышеназванных курсов: проведение бизнеспрезентаций, встреч и переговоров, составление резюме, написание деловых писем и пр. Также наличествуют условно-коммуникативные и творческие задания с привлечением современных информационных технологий.

Актуальность издания обеспечивается его четкой направленностью в сторону тематики и практик деловой коммуникации XXI века: применение современных технических средств, использование электронной почты и интернет-ресурсов, создание веб-страниц и пр.

Огромное внимание при составлении пособия было уделено социальнокультурологическим аспектам взаимопонимания и взаимодействия бизнесагентов в современных условиях глобализации и мультикультурализма, особенно, в экономической сфере, реализуемых на базе английского языка как средства международного делового общения.

Каждый тематический блок данного учебного пособия сопровождается тестовыми заданиями для проверки понимания пройденного материала, а также снабжен английским глоссарием по изучаемой проблематике, что способствует более полному освоению обучающимися предложенных лекционнопрактических курсов.

Учебное пособие рекомендовано как для аудиторной, так и для самостоятельной работы студентов. Данное издание также может представлять интерес для более широкого круга лиц: преподавателей, аспирантов, магистрантов, студентов экономических и иных специальностей, - желающих повысить свой уровень английского языка в сфере деловой коммуникации и коммерческой корреспонденции

3

PART I: ВUSINESS COMMUNICATION

THEME 1: BUSINESS PRESENTATIONS &

PUBLIC SPEAKING IN ENGLISH

A presentation is a formal talk to one or more people that "presents" ideas or information in a clear, structured way. People are sometimes afraid of speaking in public, but if you follow a few simple rules, giving a presentation is actually very easy.

LECTURE 1: Introduction & Preparation

All presentations have a common objective. People give presentations because they want to communicate in order to:

inform

train

persuade

sell

A successful presentation is one of the most effective ways of communicating your message. And because English is so widely used in international business, a working knowledge of the vocabulary and techniques used in an English language presentation is a valuable asset.

The most important thing when giving presentation is preparation.

With good preparation and planning you will be totally confident and less nervous. And your audience will feel your confidence. Your audience, too, will be confident. They will be confident in you. And this will give you control. Control of your audience and of your presentation. With control, you will be 'in charge' and your audience will listen positively to your message.

1) Objective

Before you start to prepare a presentation, you should ask yourself: "Why am I making this presentation?" Do you need to inform, to persuade, to train or to sell? Your objective should be clear in your mind. If it is not clear in your mind, it cannot possibly be clear to your audience.

2) Audience

"Who am I making this presentation to?" Sometimes this will be obvious, but not always. You should try to inform yourself:

-How many people?

-Who are they? Business people? Professional people? Political people? Experts or non-experts?

-Will it be a small, intimate group of 4 colleagues or a large gathering of 400 competitors?

-How much do they know already and what will they expect from you?

3) Venue

"Where am I making this presentation?" In a small hotel meeting-room or a large conference hall? What facilities and equipment are available? What are the seating arrangements?

4

4) Time and length

"When am I making this presentation and how long will it be?" Will it be 5 minutes or 1 hour? Just before lunch, when your audience will be hungry, or just after lunch, when your audience will be sleepy?

5) Method

How should I make this presentation?" What approach should you use? Formal or informal? Lots of visual aids or only a few? Will you include some anecdotes and humour for variety?

6) Content

"What should I say?" Now you must decide exactly what you want to say. First, you should brainstorm your ideas. You will no doubt discover many ideas that you want to include in your presentation. But you must be selective. You should include only information that is relevant to your audience and your objective. You should exclude all other ideas. You also need to create a title for your presentation (if you have not already been given a title). The title will help you to focus on the subject. And you will prepare your visual aids, if you have decided to use them. But remember, in general, less is better than more (a little is better than a lot). You can always give additional information during the questions after the presentation.

7) Structure

A well organised presentation with a clear structure is easier for the audience to follow. It is therefore more effective. You should organise the points you wish to make in a logical order. Most presentations are organised in three parts, followed by questions:

8) Notes

When you give your presentation, you should be - or appear to be - as spontaneous as possible. You should not read your presentation! You should be so familiar with your subject and with the information that you want to deliver that you do not need to read a text. Reading a text is boring! Reading a text will make your audience go to sleep! So if you don't have a text to read, how can you remember to say everything you need to say? With notes. You can create your own system of notes. Some people make notes on small, A6 cards. Some people write down just the title of each section of their talk. Some people write down keywords to remind them.

5