Совет 19: Подготовьте все печатные материалы в соответствии с требованиями журнала и репортеров.
Если вы в чем-то сомневаетесь, лучше уточните. Нет ничего хуже новости о том, что ваш релиз был урезан или же вовсе убран из печати из-за несоответствующих параметров.
Совет 20: Будьте этичны.
Данное правило относится ко всем действиям пиарщиков, а не только к их взаимодействиям со СМИ. Не ставьте под угрозу ваши жизненные ценности во имя быстрой наживы. Это как минимум не прагматично. Если об этом пронюхают, вы поставите под удар уважение к вашей компании, которое вы так долго и мучительно завоевывали. (Если вы всё-таки совершили ошибку, лучше признайтесь в ней и принесите свои извинения.).
Медиа-кит, или пресс-кит, представляет собой пакет информационных материалов (комплект). Это второе средство PR после пресс-релиза. Он содержит несколько видов информационных материалов, представляющих интерес для прессы.
Включает в себя: пресс-релиз, бекграундер*, фотографии и др. материалы.
· Бекграундер - представляет текущую информацию, не содержащую сенсаций. Они оформляются и отправляются регулярно. Чем крупнее организация, тем более постоянным должен быть поток подобных сообщений. Он может содержать информацию, выполняющую роль дополнения к пресс-релизам. Например, одна страница пресс-релиза о слиянии двух или более компаний может иметь существенное дополнение в форме 5-страничного бэкграундера с более полной информацией о каждой компании отдельно.
Медиа-кит может включать факт-листы, а также опросные листы. Все материалы пресс-кита должны быть подобраны по тематике. Их комплектность должна полностью удовлетворить запросы редакции по поводу заявления организации. Основные требования к схемам, графикам, фотографиям: четкость, выразительность, отражение сущности.
2. Презентация - что это?
Презентамция (от лат. praesento - представление) - документ или комплект документов, предназначенный для представления чего-либо (организации, проекта, продукта и т.п.).
Цель презентации - донести до аудитории полноценную информацию об объекте презентации в удобной форме. Презентация является одним из маркетинговых и PR инструментов.
Презентацией называется информационный документ, созданный на компьютере, планшете или телефоне (хотя это могут быть и визуальные материалы на бумажном носителе, но в наш век это редкость).
Он состоит из определенного количества фрагментов - слайдов, которые последовательно воспроизводятся на экране во время выступления докладчика. Но есть и такие презентации, которые предназначены для рассылки и просматривания в онлайн-режиме.
Каждый слайд может включать:
- текст;
- таблицу;
- диаграмму;
- изображение (фото, картинки, инфографика).
При желании презентация может сопровождаться звуком, видеороликами, и даже движущейся анимацией. Все это воспринимается намного легче, чем сухой текст выступающего. Поэтому сегодня такой формат подачи информации очень популярен и считается стандартом для всякого рода семинаров и лекций.
Удобно то, что такой мультимедийный документ можно с легкостью сохранять, копировать, распространять и показывать практически на любом устройстве. Помимо этого, открыв к ней доступ, можно создавать и редактировать презентацию в онлайн-режиме.
Основные виды презентаций
Самый простой и незатейливый вариант - когда на слайдах виден только текст. Здесь ставка делается не на то, чтобы удивить слушателей яркими красками и изображением, а на смысл. Чтобы лишний раз не отвлекать их внимание, выбирается лаконичный фон в спокойной цветовой гамме.
Однако, если вам нужно впечатлить зрителей и тем самым побудить их к какому-то действию, в ход идут различные дополнения.
К примеру, в нее можно внедрить видеофайлы, качественные изображения, движущиеся объекты. Есть и такие презентации, которые состоят только из видеороликов. Они больше напоминают фильм и создаются для трансляций в торговых или выставочных залах с большим потоком людей.
В последнее время все большую популярность набирает 3D-презентация - это по сути такой же набор слайдов, но дополненный трехмерными объектами и анимацией.
Также их делят по типу воспроизведения:
- Управляемые по щелчку. Этим процессом управляет сам докладчик, сопровождая каждый слайд своими комментариями.
- Самовоспроиводимые презентации, которые демонстрируются автоматически с заданным промежутком времени.
Электронная презентация чаще всего создается в одном из двух форматов: Microsoft PowerPoint (PPTX) и Adobe Reader (PDF). Если в нее включены видеофайлы, используется WMV и AVI. Самым технологичным считается формат Flash (SWF), который поддерживает векторную, растровую графику, анимацию, видео, звук, скрипты.
Так же к информационным материалам можно отнести:
Факт-лист - это короткий документ, отражающий профиль организации, сжатую характеристику должностного лица или события. Обычно выполняется в форме необходимого дополнения к бекграундерам, пресс-релизам и служит для редактора дополнительным справочным источником материалов для статей.
Кейс-история, представляет собой рассказ, содержащий положительную оценку потребителями популярных продуктов, услуг компании или же положительный опыт разрешения проблемных ситуаций. Часто по содержанию напоминает обзорную статью, посвященную проблемам формирования концепции нового продукта этапам его разработки, результатам реализации на рынке сбыта. Необходимо чтобы содержание кейс-истории было актуальным, отражало опыт успешного решения проблемы.
Обзорная статья. Многочисленные периодические издания публикуют материалы, обобщающие отраслевой опыт нескольких компаний или фирм. Подобным образом обзорные статьи способствуют инициированию прогрессивного опыта даже в самых небольших фирмах малого и среднего бизнеса.
Авторская статья. Содержание подготавливается специалистом PR по волнующим фирму проблемам в целях привлечения внимания общественности и основных контактных аудиторий. Статья должна быть подписана конкретным лицом. Использование корпоративных рекомендаций придает публикации престижность, повышает репутацию организации.
Занимательная статья (feature) - это материал, цель которого не столько информировать, сколько развлекать. Стиль его неформальный, легкий, иногда юмористический. Статья может начинаться с примера-иллюстрации, анекдота, а суть излагается позднее. Занимательная статья строится по схеме: описание - объяснение - оценка и служит для информирования читателя в увлекательной форме.
Пресс-досье (медиа досье) - подбор статей и других информационных материалов СМИ по специально оговоренной тематике. Подборка вырезанных или ксерокопированных статьей, а также сообщений информационных агентств получила название пресс-клиппинг. Медиа-досье включает в себя не только пресс-клиппинг, но и копии записанных на пленку или CD телепередач и радиорепортажей (аудио / видеотекст).
Интервью (interview) - беседа, предназначенная для опубликования в прессе, к передаче по радио или телевидению. Задача интервью - показать некоторое лицо в определенном ракурсе, продемонстрировать четкие политические или экономические принципы, создать интригу и т.д.
Существует несколько форм интервью:
- интервью-монолог, когда выбранному для беседы человеку задается один важный вопрос, на который он подробно отвечает;
- интервью-диалог - беседа в вопросах и ответах; коллективное интервью дает представление о мнениях нескольких людей;
- интервью-зарисовка, отличается значительным расширением роли журналиста, который не только задает вопросы, но и высказывает свое мнение по обсуждаемой теме, приводит дополнительные сведения о собеседнике, делает исторические отступления и т.д.;
- анкетирование, специально разработанная анкета публикуется для всех читателей издания либо рассылается отдельным целевым аудиториям, либо вопросы транслируются по радио или телевидению с предложением звонить в студию и давать на них ответы. Собранные результаты обрабатываются и на их базе составляются аналитические материалы.