Управление изменениями в проекте
Кузнецова А.С. Хусаинова Э.Э. Шибанова Д.А.
Аннотация
Данная статья посвящена управлению изменениями в проекте. Рассмотрены виды изменений в проекте, этапы прохождения изменений, а также рекомендованы основные подходы, которые могут предотвратить риск появления изменений.
Ключевые слова: управление изменениями, общий контроль, внутренние источники, анализ, риск.
Annotation
This article is devoted to managing changes in the project. The types of changes in the project, the stages of changes are considered, and the main approaches that can prevent the risk of changes are recommended.
Key words: change management, general control, internal sources, analysis, risk.
В современной сфере бизнеса, которая характеризуется быстрыми изменениями и неопределенностью, успешное управление проектами является критическим фактором для достижения целей организации [1]. Однако, проекты часто сталкиваются с неожиданными изменениями, которые могут негативно сказаться на результативности и достижении целей. Поэтому важным элементом проектного управления является управление изменениями, направленное на адаптацию к новым условиям и эффективное реагирование на изменения в окружающей среде.
Актуальность данной темы обусловлена необходимостью разработки эффективных инструментов и подходов к управлению изменениями, которые помогут минимизировать риски и обеспечить устойчивость проектов к переменам.
Управление изменениями - это функция управления проектом, обеспечивающая корректировку проекта на протяжении его жизненного цикла в связи с изменением параметров проекта из-за критических воздействий внешней и внутренней среды [2].
Процесс управления изменениями включает инициацию изменений, формализацию регистрации всех запросов на изменение, детальный анализ с целью оценки ожидаемых последствий, одобрение или отклонение предложений по изменениям, внесение в случае одобрения изменение соответствующих корректировок в проектные документы и процедура реализации, а также организация мониторинга и координация деятельности исполнителей, реализующих принятые изменения.
Внутренние источники изменений возникают внутри проекта в процессе взаимодействия между участниками проекта или членами проектной команды [3]. Внешние источники изменений могут быть связаны с окружающей средой (политическими, экономическими, демографическими и социальными факторами, научно-техническим прогрессом) или ближайшей средой проекта (изменения, происходящие в материнской компании).
Виды изменений в проекте:
а) изменения содержания проекта, т.е. состава и содержания работ по проекту;
б) изменения содержания продукта проекта;
в) изменения сроков и стоимости проекта;
г) изменения процедур управления проектом.
Общий контроль изменений включает:
* поддержание и обновление базового (целевого, директивного, опорного и т.д.) плана (графика) проекта, используемого для сопоставления с планами, создаваемыми в процессе выполнения проекта;
* исправление базисного плана связано главным образом с изменениями содержания проекта, но не с иными изменениями, которые должны учитываться при расчёте в текущем плане проекта при его исполнении;
* необходимое изменение содержания проекта при исправлении содержания его результата (продукта, товара, услуги и т.д.);
* координацию и согласование изменений во взаимосвязанных видах информации, функциях, процессах и процедурах управления проектом.
Прохождение изменений включает пять основных стадий:
1. Описание.
На начальной стадии необходимо понять и описать предлагаемое изменение. Любой внутренний участник проекта (в случае внутренних изменений) или кто-то из стейкхолдеров подает запрос на внесение изменений в проект. Запрос должен быть формально оформлен в виде документа, который носит название «Запрос на изменение в проекте»
2. Оценка.
Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются.
3. Одобрение.
В третьей стадии рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются.
4. Реализация. Изменение вносится в план проекта и реализуется.
5. Подтверждение исполнения.
Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля. Каждая стадия выполняется в соответствии с утвержденным регламентом и предполагает определенное распределение ролей среди участников проекта [4].
Таким образом, в идеальном случае контроль реализации изменений представляет собой комплексную технологию управления проведением изменения проекта с соответствующим набором документации и распределением обязанностей.
Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходимо применять следующий перечень подходов:
* Анализ и планирование изменений.
Этот подход предполагает проведение анализа текущего состояния проекта и определение потенциальных изменений, которые могут возникнуть.
* Реализация эффективной взаимосвязи между участниками проекта.
Важным аспектом управления изменениями является обеспечение открытой и эффективной коммуникации с заинтересованными сторонами проекта.
Разграничение ролей и ответственности, связанных с каждым изменением.
В процессе управления изменениями необходимо учитывать возможное сопротивление со стороны сотрудников или других заинтересованных сторон.
* Управление рисками.
Подход управления рисками включает в себя идентификацию, анализ и оценку рисков, связанных с изменениями, а также разработку стратегий для их минимизации или устранения.
* Мониторинг и оценка.
Чтобы убедиться в успешной реализации изменений, необходимо проводить мониторинг и оценку процесса изменений. Это позволяет выявить проблемы или неожиданные последствия изменений и принять соответствующие меры.
Управление изменениями в проекте является ключевым аспектом успешной реализации проекта. Для эффективного управления изменениями организации могут использовать различные подходы, такие как методологии управления проектами, команды по управлению изменениями, технологии, обучение и развитие персонала, вовлечение заинтересованных сторон и мониторинг и оценка процесса изменений.
Использованные источники
изменение проект
1. Белый Е.М. Управление проектами (с практикумом): учебник.- М.: КНОРУС,2019.-264с.
2. Саратовцев Ю.И. Управление изменениями: Учебник и практикум для академического бакалавриата / Ю.И. Саратовцев. - М.: Юрайт, 2019. - 409 с.
3. Макурина А.А., Костанян А.А. // Управление проектами: зарубежный и отечественный опыт применения // Экономика и бизнес: теория и практика. 2022. №12-1
4. Блинов А.О. Управление изменениями: Учебник для бакалавров / А.О. Блинов, Н.В. Угрюмова. - М.: Дашков и К, 2020. - 303 с