· допущены ошибки при начислении выплат по среднему заработку (отпускных, по временной нетрудоспособности и др.);
· ненадлежаще ведется учет (неправильная корреспонденция счетов, расхождения между данными аналитического и синтетического учета и т.п.).
Данный этап включает, в том числе, проверку своевременности проведения инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям организации:
· проводились ли расчеты с персоналом по оплате труда и прочим операциям организации в случаях, установленных законодательством;
· были ли соблюдены сроки проведения инвентаризации, установленные организацией самостоятельно;
· соответствует ли документарное оформление инвентаризации требованиям, установленным в приказе Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".
Если аудитор производит лишь проверку результатов инвентаризации, то данный факт необходимо отметить при составлении аудиторского отчета и аудиторского заключения.
В заключение аудитор формирует пакет рабочих документов, составляет аудиторский отчет и представляет его совместно с рабочей документацией руководителю группы (проверки).
3. Бухгалтерский учет заработной платы и расчетов с персоналом по оплате
труда в ООО «Лес»
.1 Первичный учет расчетов с персоналом по оплате труда
Учет труда и его оплата является одним из важнейших участков бухгалтерского учета, обеспечивающих накопление и систематизацию информации о затратах труда на производство продукции и оплату труда каждому работнику. Необходимым условием правильного определения оплаты труда и соблюдения принципа материальной заинтересованности работников является хорошо организованный бухгалтерский учет.
В целях упорядочения оплаты труда и обеспечения социальных гарантий работников в ООО «Лес» все условия оплаты труда и системы премирования закреплены в Положении об оплате труда и Положении о премировании. Эти положения являются основными нормативными документами, определяющими порядок расчетов с персоналом по оплате труда.
Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы в ООО «Лес» используют унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также самостоятельно разработанные формы документов, содержащие обязательные реквизиты.
Конкретный размер месячного должностного оклада (тарифной ставки) устанавливается в штатном расписании, утвержденным Генеральным директором ООО «Лес». В нем предусматривается структура, штатного состава и штатной численности работников организации. Документ содержит перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц с указанием должностных окладов и месячного фонда заработной платы.
С каждым работником ООО «Лес»при приеме на работу был заключен трудовой договор на неопределенный срок. Данный документ составляется в двух экземплярах: один остается в организации, а второй передается работнику. Форма трудового договора носит рекомендательный характер. Главное, что бы все условия труда были отражены в письменной форме. Работодатель и работники обязуются выполнять условия заключенного трудового договора. Работодатель не вправе требовать от работников выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Трудовые обязанности и права работников конкретизируются помимо трудовых договоров, в должностных инструкциях и других нормативных актах работодателя.
Основным документом для учета вновь принятых на работу по трудовому договору является приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Приказ оформлен не по унифицированной форме (ф №Т-1), но содержит все обязательные реквизиты. В нем указывается, в качестве кого может быть принят работник, с каким окладом и продолжительность испытательного срока. После оформления необходимых процедур приказ подписывается руководителем и под расписку объявляется лицу, принимаемому на работу.
На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу открывается личная карточка работника (форма №Т-2). Она заполняется на каждого работника в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике (ФИО, дата и место рождения, образование, сведения о воинском учете, назначении и перемещении, отпуске и другие дополнительные сведения).
Для контроля над трудовой дисциплиной и с целью анализа степени использования рабочего времени применяется табельный учет. Данные табельного учета служат также основанием для начисления заработной платы работникам с повременной оплатой труда. Табель учета рабочего времени (приложение 10) является основным первичным документом по отражению отработанного времени и ведется на каждого работника. Применяемый в ООО «Лес» табель не типовой формы, он ведется автоматизировано в самостоятельно разработанной форме. Информация об использовании рабочего времени за каждый день приведена как в условных обозначениях (коды неявок), так и в количественном выражении отработанных часов в день. В конце месяца табель учета рабочего времени с подведенными итогами отработанных дней и часов сдается в бухгалтерию для начисления повременной оплаты труда.
Ежегодно составляется график отпусков (форма № Т-7) с последующем доведением его до сотрудников. Он отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков между работниками организации.
На основании данного графика и приказа о предоставлении работнику отпуска делаются пометки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (приложение 13). Форма заполняется в одном экземпляре и подписывается руководителем ООО «Лес». Лицевая сторона заполняется сотрудником отдела кадров, а оборотная бухгалтером, где отражается таблица расчета оплаты отпуска.
При прекращении трудового договора издается приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (приложение 14). Подписывается руководителем и объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении трудового договора в этот же день в бухгалтерии производят расчет с работником и оформляют «Записку-расчет при прекращении действия договора с работником». На оборотной стороне фиксируют информацию о сумме начисленной заработной платы, отпускных и выходного пособия.
Оплата труда специалистов, непосредственно занятых оказанием услуг, согласно Положения об оплате труда, устанавливается на комиссионной основе: оклад + комиссионный процент от суммы выполненных работ за отчетный месяц (без учета НДС). После утверждения директором отчетов по выполненным работам, оказанным услугам по каждому отделу за месяц, для определения суммы комиссионного процента и фонда оплаты труда по отделам, применяются служебные записки-представления начальников отделов на распределение между работниками комиссионного процента, отражающие КТУ каждого работника. Эти записки утверждаются директором и направляются в бухгалтерию, где служат основанием для расчета начисления по КТУ.
Расчетно-платежная ведомость (ф. Т-49) не составляется. Платежная ведомость (ф. Т-3) используется лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы.
Так, как в учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется с помощью автоматизированной программы «1С:Зарплата и Кадры ». то часть выше перечисленных первичных документов вводятся в программный продукт (приказы, табель), остальные составляются непосредственно программой.
При изучении первичных документов филиала было выявлено, что многие
унифицированные формы заменены на самостоятельно разработанные, но независимо
от формы, как правило, все содержат обязательные реквизиты.
.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате
труда
Данные из первичных документов накапливаются и сводятся в двух направлениях: первое - для начисления и выплаты заработной платы каждому работнику и последующего отражения в регистрах по учету начисленной оплаты труда; второе - для накапливания по объектам учета затрат и последующего отнесения сумм в соответствующие регистры по учету затрат.
Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по каждому работнику организации. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.
К регистрам аналитического учета относятся:
лицевой счет (форма №Т-54а) - открывается в момент приема на работу на каждого работника и заполняется на основании первичных документов по учету отработанного времени, выполненных работ и документов на разные виды доплат. В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, удержаниях (аванс, налог на доходы физических лиц и прочие), различных льготах, сумме к выдаче на руки. Информация по расчету заработной платы вкладывается ежемесячно в лицевой счет и используется в дальнейшем для расчета среднего заработка, отпускных и т.п. Далее нарастающим итогом с начала года определяется годовой фонд заработной платы, а также отработанное с начала года количество дней и часов.
налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. В ней отражаются суммы доходов за месяц и с начала года (указывается код дохода - зарплата, материальная выгода, подарок от организации или арендная плата), суммы предоставляемых налоговых вычетов, налоговая база и налог исчисленный и уплаченный. Сведения в налоговую карточку заносятся автоматически ежемесячно. В конце года подсчитываются итоги по всем суммам доходов и выводится общая сумма начисленного и удержанного налога по итогам налогового периода.
индивидуальная карточка учета сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. В ней указываются суммы начисленных выплат и иных вознаграждений, начисленного единого социального налога, а также сумм страховых взносов на ОПС за конкретный год.
После ввода в программу «1С:Зарплата и Кадры » всех данных, влияющих на оплату труда и произведения всех видов начислений, предусмотренных Положением об оплате труда в конце месяца автоматически формируются сводные регистры по учету начислений всех видов заработной платы и отчислений и налогов от фонда заработной платы.
На этом этапе работа с программой «1С:Зарплата и Кадры », можно сказать, закончена так как, производится выгрузка, данных в программный продукт «1С: Предприятие 7.7», где в дальнейшем осуществляется синтетический учет на счетах бухгалтерского учета.
Синтетический учет оплаты труда - это учет обобщенных данных аналитического учета, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.
Все расчеты с персоналом по оплате труда, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам работникам ООО «Лес» учитываются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Счет пассивный. Все начисленные работникам суммы записываются по кредиту, а удержанные и выданные им - по дебету счета 70. Кредитовое сальдо по данному счету представляет собой переходящую задолженность по оплате труда в целом за месяц. Таким образом, в пассиве баланса на каждое первое число месяца, следующего за отчетным, будет числиться сумма кредиторской задолженности предприятия по заработной плате работникам, начисленной за отчетный месяц, но не выданной в нем.
Данные о начисленной оплате труда относятся на соответствующие счета затрат в зависимости от назначения использованного в организации труда.
Бухгалтерская запись на счетах синтетического учета начисленных сумм основной заработной платы за проработанное время и выполненные работы имеет вид: начислена заработная плата работникам отдела информационных систем:
Д-т счет 20 «Основное производство» Сумма 14889,0
К-т счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
На суммы, начисленные руководителю, бухгалтерии и работникам административно-хозяйственного отдела по действующим окладам, составляется корреспонденция счетов:
Д-т счета 26 «Общехозяйственные расходы» Сумма 15588,8
К-т счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Удержанный из заработной платы НДФЛ отражается бухгалтерской записью:
Д-т счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Сумма 5574,0
К-т счет 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Использование регистров синтетического учета в ООО «Лес» определено в соответствии с автоматизированной формой бухгалтерского учета. Регистрами синтетического учета оплаты труда являются - карточка счета, анализ счета, оборотно-сальдовая ведомость, главная книга. Бухгалтерия не все эти регистры распечатывает, в основном использует анализ счета, где наглядно показана структура счета за определенный период и оборотно-сальдовую ведомость - сводный регистр по всем используемым счетам с отражением сальдо на начало периода, оборотов за период и сальдо на конец периода.
Состояние расчетов ООО «Лес» с персоналом по оплате труда в целом
соответствует нормативным требованиям, в филиале ведутся все регистры
синтетического и аналитического учета.
.3 Расчет заработной платы и прочих выплат работникам
В ООО «Лес» установлены следующие системы оплаты труда: комиссионная и повременно-премиальная. В систему оплаты труда работников филиала включаются:
должностной оклад согласно штатному расписанию;
надбавки к должностному окладу;
премии согласно Положению о премировании;
комиссионный процент от суммы валового дохода за выполнение работ и оказание услуг за отчетный месяц без учета НДС
Для начисления заработной платы управленческому персоналу, бухгалтерии и работникам административно-хозяйственного отдела применяется повременная система оплаты труда. Для этих категорий работников табель учета рабочего времени служит единственным основанием для начисления зарплаты. В основу расчета заработной платы берутся затраченное время (количество отработанных дней в месяце) и тарифная ставка (оклад) работника. Заработная плата находится в прямой зависимости от количества отработанного времени.
Для начисления заработной платы работникам всех остальных подразделений применяется комиссионная система оплаты труда и комиссионно-повременная. На фонд оплаты труда этих отделов влияет объем выполненных работ, оказанных услуг.
Оплата труда работников отдела ИС производится полностью на комиссионной основе, которая включает в себя 30% от суммы выполненных работ (без учета НДС). При этом авансируемые фиксированные оклады (согласно штатному расписанию) учитываются при расчете заработной по итогам месячной финансовой отчетности отдела. После утверждения отчета по результатам работы за месяц отдела ИС и расчета общего комиссионного процента, путем вычитания авансируемых окладов определяется премиальный фонд, который распределяется между работниками начальником отдела ИС в процентном соотношении, отражающем оценку личного вклада каждого работника. Распределение комиссионного процента оформляется служебной запиской и утверждается директором. Затем данный документ направляется в бухгалтерию, для начисления сумм КТУ.