Реферат: Типичные ошибки в языке и стиле документов

4. Тавтология

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях … . Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

5. Ошибки в употреблении слов - паронимов

Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неверное употребление слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить; проводить - производить; оплатить - заплатить и т.д.

Часто составители деловых писем путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение: «лицо, посланное в командировку». Например, «командированный специалист». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это - ошибка.

Иногда составители деловых писем путают глаголы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).

Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу завода). Например:

«Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции».

Но:

«С целью внедрения новой технологии заводу будут предоставлены дополнительные кредиты».

Ошибки в употреблении слов-синонимов

Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением: возвести - построить. Слова-синонимы очень редко бывают полностью тождественны одно другому. Как правило, они различаются оттенками значений, лексической сочетаемостью или стилистической окраской. Сравним синонимичные глаголы «построить» и «возвести». Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, дачу. Глагол «возвести» в соответствии со значением приставки «воз» может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены. служебный документ язык ошибка

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово «запрос» в одном из значений синонимично слову «требование». В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения «норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать»: требования к качеству продукции, требования к поступающим на работу. Нельзя сказать: «запрос к качеству продукции».

Слово «запрос» не синонимично слову «требование», хотя некоторые компоненты смысла совпадают. Например: в сопроводительном письме пишут:

«Высылаем ответ на Ваш запрос от …», а не «на Ваше требование…».

7. Сочетаемость слов

Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно.

Приведем некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

приказ - издается

контроль - возлагается на кого-либо; осуществляется

должностной оклад - устанавливается

выговор - объявляется

порицание - выносится

архив - создают, обрабатывают

вакансию - имеют, замещают

совещание - готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят,

проводят, устраивают.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

Стилистические помехи

1. Искусственное удлинение речи

Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке довольно часто встречаются примеры искусственного удлинения речи. Например:

«Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам предложение».

«Надеемся на то, что Вы в ближайшее время ответите нам …».

«В ожидании благоприятного от Вас ответа…».

«Остаемся

с уважением

(подпись)».

А ведь можно было бы изложить необходимое так:

«Ввиду… считаем целесообразным не высылать Вам проект предложения».

В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты. Например:

2. Употребление архаизмов

Стилистические помехи возникают часто при злоупотреблении так называемым канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат «осколки» языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней давности.

«При этом препровождаю» - так начинаются многие сопроводительные письма. Если бы не упоминание о «разбивках плана» или «штатных единицах», то можно было бы предположить, что письмо взято из канцелярии Петра I.

В старину официальные бумаги начинались так: «Сим письмом извещаем …». Затем последовала смена местоимений, и писать стали: «этим письмом …». Развитие падежных конструкций привело к многообразию начальных фраз делового письма: «В этом письме …»; «При этом направляю Вам…».

Указание на данное письмо с течением времени приняло формы не совсем понятных и совершенно излишних фраз: «В настоящем подтверждаем, что …», «Настоящим уведомляем, что …». Такое начало письма затрудняет процесс его прочтения.

К числу архаичных слов и оборотов, получивших распространение в деловой переписке, следует отнести: «каковой» вместо «который»; «вышепоименованный» вместо «указанный выше»; «на предмет» вместо «для»; «настоящим предлагается» вместо «для»; «отношение» вместо «письмо»; «приобщить к делу» вместо «в дело»; «при сем» вместо «при этом»; «прошу не отказать» вместо «прошу»; «вверенный Вам завод (отдел)» вместо «Ваш завод (отдел)».

Технические помехи

К этим помехам относятся опечатки, ошибки, механические повреждения целостности текста при передаче - надрывы, склеивания с конвертом и т.д. Основная причина возникновения технических помех - составительская небрежность. Количество описок и ошибок тем больше, чем больше объем сообщения, т.е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число слов в письме свести до минимума, сократится до минимума и возможность ошибок и описок. Это может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых типовых бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.