Учебное пособие: Технологии баз данных в информационных экономических системах

Кроме того, в форме могут использоваться следующие элементы управления:

Переключатели.

Позволяют сделать выбор, если имеется два или более допустимых значений для поля.

Флажки.

Используются для задания двух возможных вариантов для значения поля (рис.3):

Пример флажков

Получившаяся подчиненная форма

Пример построения подчиненной формы

Выключатели.

Представлены в виде кнопок, которые могут быть нажаты или нет (рис.14).

Пример выключателей

Группы.

Создаются из элементов переключателей, флажков и выключателей.

Список.

Данный элемент управления используется в том случае, если в форме требуется ввести перечень значений, который все время остается открытым.

Список может отображать набор значений, вводимых при его создании, значение поля таблицы или запроса, а также список имен полей таблицы или запроса.

Поле со списком.

Данный элемент похож на список где главное различие заключается в том, что помимо списка данный элемент содержит еще и поле. Одним из преимуществ данного элемента является то, что ему требуется место только для размещения одного значения, а не всего списка.

Набор вкладок.

Одним из способов отображения значительного объема информации является использование многостраничных форм. Альтернативой этому способу является включение в форму элемента управления Набор вкладок. Это позволяет отображать различную информацию в зависимости от выбранной вкладки на подобии того, как выводятся объекты в самом Microsoft Access.

Рамка объекта.

Элемент, используемый для отображения рисунков, диаграмм и других объектов OLE называется рамкой.

Данный элемент представлен в двух видах:

а) Присоединенная рамка объекта.

Используется для вывода в форме объектов OLE, хранящихся в полях таблиц базы данных.

б) Свободная рамка объекта.

Используется для выводов объектов OLE, находящихся вне базы данных.

Командные кнопки.

Используются для автоматизации приложения, для связи форм между собой, а также для выполнения различных действий, например, выхода из приложения. Преимущества командных кнопок заключаются в том, что они легко запускают макросы и модули.

2.3.2 Построение форм

Формы и объектно-ориентированное программирование.

Microsoft Access является программным продуктом, обладающим свойствами объектно-ориентированного программирования.

В классических системах разработки приложений на основе процедурного программирования данные, необходимые для решения, прикладной задачи очевидным образом отличаются как от программ, создаваемых для их обработки, так и от результатов выполнения последних.

Каждая программа независимо работает с данным и обычно лишь в малой степени структурно вязана с остальными частями системы.

Объектно-ориентированное программирование основывается на понятиях объектов и действиях над ними. Объекты могут отражать другие, подчиненные им объекты.

Когда объект определяет новое действие над другим объектом, он наследует атрибуты и свойства другого объекта и тем самым расширяет свое определение.

Например, формы определяют действия над таблицами или запросами и включаемые в форму поля наследуют свойства таблиц или запросов. В форме можно задать новые свойства полей таблиц или запросов, но нельзя отменить наследуемые свойства.

Внутри базы данных Microsoft Access можно задавать взаимосвязь данных и объектов.

Таким образом, главное отличие объектно-ориентированного программирования от процедурного заключается в следующем:

Объектно-ориентированное программирование работает с объектами.

Объекты в системах объектно-ориентированного программирования взаимосвязаны друг с другом, могут наследовать свойства других объектов и используя свои возможости задания свойств придавать объектам новый статус.

Объектно-ориентированное программирование в отличие от процедурного может менять последовательность хода работы приложения.

Формы являются типичными представителями объектов объектно-ориентированного программирования. Общую структуру формы можно представить в следующем виде:

Общая структура формы Microsoft Access.

Формы используют базовые таблицы или запросы, также они могут включать в себя и другие формы. Подчиненные формы в свою очередь определяют действия над другими формами, отчетами или запросами. Формы могут запускать другие формы, модули, макросы или запросы: самый простой способ - с помощью командных кнопок, но могут использоваться и другие действия, например, запуск макроса при щелчке мышью на определенном месте.

Инструменты построения форм

Режимы построения форм.

Построение форм может проходить в двух режимах:

Режим конструктора.

Режим мастера форм

Режим конструктора позволяет создавать формы с нуля. Командным центром по созданию форм в режиме конструктора является панель элементов, которая включает в себя0 элементов для создания форм, которые позволяют задавать поля, надписи к формам, задавать командные кнопки, создавать подчиненные формы и придавать форме различное цветовое и графическое построение.

Режим мастера форм позволяет создавать формы в первом приближении. Всего существует шесть различных мастеров:

Мастер форм.

Позволяет создавать как простые, так и подчиненные формы.

Автоформа в столбец.

Позволяет создавать форму в виде столбца.

Автоформа ленточная.

Позволяет создавать ленточную форму.

Автоформа табличная.

Создает форму в виде таблицы.

Мастер диаграмм.

Позволяет построить форму с включением в нее диаграммы, для которой определяет исходные данные и все настройки диаграммы.

Мастер сводной таблицы.

Позволяет создавать форму с внедренным объектом Microsoft Exсel.

Свойства форм.

Сама форма, каждый ее раздел (область данных, заголовок, примечание), а также элементы управления самой формой обладают свойствами, которые выставляются разработчиком.

Для просмотра свойств, имеется окно свойств, которое включает в себя несколько видов вкладок:

Свойства макета.

Выводятся свойства, характеризующие сам объект, которому принадлежат данные свойства, такие как элементы управления, заголовок, область данных.

Свойства данных.

Характеризуют данные, используемые в объекте, их тип, источник и т.д.

Свойства событий.

Характеризуют отклики на события, которые должны произойти.

Все свойства.

Выводят все свойства различных категорий.

Любая форма может иметь более0 настраиваемых свойств, а большинство элементов управления форм более0. Удобным средством для задания значений свойств являются различного рода построители, в которых используются сложного вида выражения, определяющие значения свойств.

Построитель выражений работает в диалоговом режиме предоставляя пользователю различные варианты значений, из которых он выбирает необходимые.

Одним из таких свойств является свойство доступа и блокировки элементов управления. Если при построении формы разработчик не хочет, чтобы пользователи имели доступ к каким - то элементам управления форм или не могли их обновлять, то применяются свойства доступа и блокировки. В зависимости от выставляемых сочетаний различают режимы, которые приведены в таблице2.

Свойства доступа и блокировки

2.3.3 Главная (основная) кнопочная форма

Обычно последней создаваемой формой является главная кнопочная форма, предоставляющая пользователю прямой доступ к основным объектам приложения. Основная кнопочная форма, может быть простой формой с логотипом, заголовком и несколькими командными кнопками, открывающими основные формы приложения. Создание главной кнопочной формы может осуществляться в режиме конструктора, задавая данной форме определенные свойства, связанные с определением командных кнопок.

Построение всех кнопочных форм, необходимых для управления сложным приложением, является довольно трудоемким процессом, поэтому в Microsoft Access предусмотрена специальная надстройка “Диспетчер кнопочных форм”, которая занимается построением всех кнопочных форм. Эта надстройка применяет сложную, с точки зрения программирования, технику для управления всеми кнопочными формами с помощью одной формы и использует специальную таблицу - драйвер « Элементы кнопочной формы », что позволяет определить любое число кнопочных форм и создать до восьми командных кнопок в каждой из них.

Кнопочная форма, управляющая остальными кнопочными формами, является главной кнопочной формой.

В главной кнопочной форме следует создать командные кнопки, открывающие другие формы, и включить кнопку для выхода из приложения.

В каждой дополнительной кнопочной форме нужно предусмотреть одну кнопку для возврата на предыдущий уровень в иерархии кнопочных форм или для перехода в основную кнопочную форму. Пример этого показан на рис.16.

Переход по кнопочным формам

2.3.4 Разработка отчетов

Использование и виды отчетов.

Отчеты представляют собой средства представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода информации отчеты обладают двумя преимуществами:

Они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

Отчеты могут быть использованы для оформления различных счетов, бланков заказов, почтовых наклеек, материалов для презентаций.

В отчете можно использовать следующие возможности:

Для обеспечения иерархического представления данных можно задать до0 уровней группировки. Например:

4. Название ВУЗа.

3. Факультет.

2. Кафедра.

1. Номер группы.

ФИО (сумма стипендии).

Для каждой из групп можно задавать отдельные заголовки и примечания.

Можно производить сложные вычисления не только внутри одной группы, но и по нескольким группам одновременно.

Помимо верхнего и нижнего колонтитула отчет может включать в себя заголовок и примечание.

В любой раздел отчета можно включать различные рисунки и диаграммы.

Среди разновидностей отчетов можно выделить следующие:

Простые отчеты.

Информация, в которых выдается последовательно.

Многостраничные отчеты.

Используются для вывода большого количества информации, принадлежащей одной записи.

Подчиненные отчеты.

Используются для вспомогательных операций и передают информацию основным отчетам. Например, расчет каких - то значений может проводиться в подчиненном отчете, а сами значения выводятся в основном.

Режимы создания отчетов.

Для создания отчетов используются два режима:

Режим конструктора.

Режим мастера.

Режим конструктора построения отчетов практически совпадает с режимом конструктора форм. Точно также имеется панель элементов управления, позволяющая задавать, такие же элементы как и в формах. Основным отличием при построении отчетов является возможность задания группировок внутри самого отчета, поэтому в общем виде структура отчета может быть представлена в виде рис.17.

Структура отчета в общем виде

С помощью режима мастера можно создавать отчеты на основе возможностей, имеющихся в Microsoft Access. Существуют следующие режимы мастеров:

Мастер отчетов.

Позволяет разрабатывать отчеты, задавать форматы представления данных в отчетах, задавать уровни группировки в отчетах и вводить итоговые функции.

Автоотчет в столбец.

Создает отчет, в котором записи базового запроса или таблицы представлены в виде простого списка.

Автоотчет ленточный.

В отчете этого типа данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке.

Мастер диаграмм.

Помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.

Почтовая наклейка.