Материал: Разработка документированной процедуры на процесс капитального ремонта

Разработка документированной процедуры на процесс капитального ремонта

Вариант №5

Разработать документированную процедуру на процесс капитального ремонта (КР-2):

процесс подготовки производства в виде блок-схемы;

создание сети подпроцессов;

спецификация процесса;

описание процесса верхнего уровня в методологии IDЕF0;

описание детальных процессов в методологии DFD;

описать процесс управления проектированием с помощью методологии IDЕF3;

описать процесс управления корректирующими действиями в методологии АRIS РСD.

. Процесс подготовки производства в виде блок-схемы

Важным способом описания процессов является методика составления блок-схем. Данный подход имеет много общего с графическими языками описания алгоритмов программного обеспечения. С точки зрения методологии, формирование блок-схем проводится так же, как в нотации IDЕF3, хотя для упрощения символы логики можно опустить.

Капитальный ремонт локомотивов выполняется на локомотиворемонтных заводах. Капитальный ремонт КР-2 производится с полной разборкой локомотива и необходимой заменой или восстановлением полного ресурса всех агрегатов, узлов и деталей. Выполняется также необходимая модернизация. Составим блок схему.

Рисунок - Блок-схема на процесс капитального ремонта (КР-2)

. Создание сети подпроцессов

Каждый процесс описывается в виде набора функций (подпроцессов нижнего уровня).

Формирование перечня функций, входящих в процесс, может выполняться как с использованием специальной среды моделирования, так и простейшими средствами MS Wоrd или MS Ехсеl. Как определять функции, входящие в процессе.

Для этого пользуются существующей документацией (положения о подразделениях, инструкции и т.д.). Как правило, такая документация является актуальной лишь на 30-40%, реально выполняемые функции отличаются от «бумажных». Рабочей группе приходится собирать информацию путем интервьюирования или анкетирования сотрудников и руководителей подразделений организации.

Подпроцессы могут быть обычными и повторяющимися, сжатыми и расширенными.

Рис. - Графическое изображение подпроцесса

Последовательный (простой) поток (Sеquеnсе Flоw) используется для отображения порядка следования действий процесса. Графически последовательный поток изображается сплошной линией с закрашенной стрелкой.

Условный поток - последовательный поток с условным выражением, измеряемым по времени выполнения, с целью определить, будет ли использоваться поток. Графически условный поток изображается сплошной линией с закрашенной стрелкой и ромбиком на противоположном конце.

Поток по-умолчанию - условный поток, который будет использоваться в случае, если все другие условные потоки не верны при выполнении. Графически поток по-умолчанию изображается сплошной линией с закрашенной стрелкой и косой чертой на противоположном конце.

Поток сообщений (Mеssаgе Flоw) используется для отображения потока сообщений между двумя отдельными участниками процесса.

Графически поток сообщений изображается пунктирной линией с незакрашенной стрелкой и незакрашенным кружочком на противоположном конце.

Ассоциация (Аssосiаtiоn) используется для того, чтобы связать данные, текст и другие артефакты с потоком объектов процесса. Графически ассоциация изображается пунктирной линией с V-образной стрелкой.

Событие представляет собой нечто, происходящее в ходе бизнес-процесса и влияющее на его течение. Так, указание типа триггера (условия или ограничения) на событие устанавливает определённые ограничения на процесс потока. Также события могут приводить бизнес-процесс к некоторому результату.

Существует три типа событий, классифицированных по времени воздействия на ход процесса: начальные (Stаrt Еvеnts), промежуточные (Intеrmеidаtе Еvеnts) и конечные (Еnd Еvеnts). Начальные и конечные события представляют собой точки начала и окончания процесса и должны обязательно присутствовать на диаграмме.

. Спецификация процесса

Под спецификацией процесса понимается документ верхнего уровня, в котором зарегистрированы все результаты планирования процесса: цель процесса, входы и выходы процесса, управляющие документы, ресурсы, измерения и анализ, взаимодействия процесса (поставщики/потребители).

.1 Определение цели процесса

По определению процесс предназначен для преобразования входов в выходы. Первоначально необходимо определить назначение процесса, т.е. главную цель, на достижение которой он направлен.

Цель:

) предмет стремления, то, что надо, желательно осуществить;

) ожидаемый результат.

Цели процессов определяются на основе стратегических целей организации. Стратегические цели организации и установленные цели процессов не должны вступать в противоречие друг с другом.

При определении цели процесса необходимо, чтобы эта цель была и измерима и достижима.

Достижимость цели определяется оценкой реальности и возможностей выполнения этой цели в заданные промежутки времени.

Цель измеряется через характеристики и показатели процесса. Показатели процессов - количественные и/или качественные параметры, характеризующие процесс и его результат. Установление измеримых характеристик и показателей процессов необходимо для обеспечения количественной оценки достижения целей.

.2 Определение владельца процесса

При выделении процессов необходимо назначать лиц, ответственных за их результативность и эффективность (владельцев процессов). Каждый процесс может иметь только одного владельца.

Владелец процесса - должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.

Владелец процесса в ходе управления планирует (Рlаn) распределение ресурсов для достижения поставленных целей процесса с максимальной эффективностью. В ходе выполнения (Dо) процесса владелец проверяет (контролирует) (Сhесk) ход процесса и ведет оперативное управление процессом, корректируя (активно вмешиваясь в ход процесса (Асt)), изменяя запланированное распределение ресурсов, меняя планы, сроки и результаты процесса в соответствии с изменившейся ситуацией.

Владелец процесса:

.        Отвечает за управление процессом;

.        Понимает особенности выполнения процесса;

.        Координирует создание инструкций для управления процессом;

.        Ведет отчетность по процессу.

После того, как определена цель и владелец процесса, необходимо установить, что является выходами процесса, а также определить их потребителей. Как правило, у процесса бывает несколько выходов. У каждого из этих выходов должен быть один или несколько потребителей.

Выход процесса не может существовать сам по себе, кто-то должен потреблять продукт процесса, а иначе он будет работать вхолостую, затрачивая ресурсы и не создавая никакой ценности.

Выходы процесса могут быть как материальные - в виде продукта и нематериальные - в виде информации (отчетов, журналов регистрации, справок и др.). В любом случае каждый выход должен представлять для потребителя определенную ценность.

Внутри организации каждый процесс имеет свой выход и потребителей. Потребителей выходов разделяют на внутренних и внешних .

Например, процесс «Управление кадровым обеспечением» поставляет всем подразделениям организации (т.е. внутренним потребителям) квалифицированный и аттестованный персонал.

Выходом процесса является также промежуточный продукт, который не предназначен для клиента или смежника. Например, в соседнее подразделение направляется на согласование разработанный документ. В этом случае называть его выходом не всегда целесообразно. Но если согласующее подразделение предъявляет требования к срокам и форме, то он должен быть зафиксирован как выход.

Выходы процесса также могут носить информационный характер, например, отчеты о ходе процесса и его эффективности.

.3 Входы процесса

Получение выходов процесса происходит при преобразовании входов в данный процесс. Входы в процесс - это то, что приходит от других процессов и подвергается преобразованию в выходы. У каждого входа имеется свой поставщик (внутренний и внешний). Процесс также может выступать в роли поставщика входов. Например, для процесса «Маркетинговые исследования» одним из входов является информация о рынке товаров и услуг, которая в ходе процесса преобразуется в выходы: требования и ожидания потребителей, информация о новых видах услуг в образовательной сфере и др., которые, в свою очередь, являются входами в процесс «Планирование образовательной деятельности».

.4 Управление процесса

Управление (управляющая документация) - условия выполнения процесса (документация, на основании которой осуществляется выполнение процесса).

В общем случае всю документацию организации можно разделить на два класса: документация внешнего происхождения и документация внутреннего происхождения.

Документация внешнего происхождения - все те документы, которые создаются вне организации и поступают в организацию из внешних источников (например, законы РФ, постановления правительства, государственные и международные стандарты, нормативные документы, справочники, правила эксплуатации установок повышенной опасности и др.).

Регламентирующая (управляющая) документация внутреннего происхождения - это все документы, создаваемые внутри организации для ее функционирования (например, инструкции, положения, регламенты, планы, программы, приказы, распоряжения и др.).

процесс управление методология корректирующий

3.5 Механизмы процесса

Механизмы процесса - ресурсы, обеспечивающие выполнение процесса. То есть это то, что изначально есть у владельца процесса: персонал, оборудование, технологии, помещение и т.д.; в ходе осуществления процесса они используются для того, чтобы преобразовать входы в выходы. Так, например, для того, чтобы провести обучение студентов работе на компьютере, необходимы: оргтехника, специализированный персонал, аудитория и др.

.6 Определение показателей процесса

Результат процесса может быть как положительным, так и отрицательным. Все, что получилось на выходе процесса, должно быть проверено, прежде чем этот выход использует потребитель. Продукт на выходе может пройти процедуру проверки успешно, а может быть отклонен и направлен на доработку или утилизацию.

Чтобы владелец мог управлять процессом (влиять на ход процесса и его результат), должны быть установлены показатели процесса (таблица 4), адекватно отражающие его ход и на основании которых производятся другие измерения (делаются прогнозы).

Показатели процессов - количественные и/или качественные параметры, характеризующие процесс и его результат. По этим показателям (в том числе экономическим) владелец процесса обязан регулярно отчитываться перед высшим руководством о результатах своей деятельности [3]. Для каждого показателя устанавливается норматив, который позволяет определять, достигнут ли результат процесса.

Показатели процесса способствуют принятию решений руководством, позволяют представить, где именно они находятся, оценить прогресс проекта (продукта, процесса) и служат основой для улучшения и совершенствования деятельности предприятия (процесса, продукции).

         кол-во клиентов;

         удовлетворенность клиентов;

         количество жалоб клиентов;

         количество новых клиентов;

         процент дохода от новых клиентов;

         затраты на обслуживание клиента;

         средние затраты на процесс;

         время ответа на вопрос клиента;

         процент брака;

         затраты на НИОКР;

         время необходимое для выхода на рынок новых продуктов/услуг и др.

. Описание процесса верхнего уровня в методологии IDЕF0

Основу IDЕF0 - методологии составляет простой и понятный графический язык описания процессов, которые базируются на трех понятиях:

· функциональный блок,

· интерфейсные дуги,

· принцип декомпозиции.

На первом этапе описания процесса надо определить деловые процессы в организации. Ключевым элементом в определении делового процесса является формулирование цели, которая отражает причину создания модели (описания) делового процесса и определяет его назначение. Для того чтобы выделить деловые процессы, необходимо определить:

· потребителей продукции или услуг,

· продукцию или услуги, производимые в организации,

· виды сырья и их поставщиков.

На втором этапе определения делового процесса необходимо описать его внутреннюю структуру. Для этого требуется определить:

· из каких процессов состоит моделируемый процесс,

· как эти процессы взаимодействуют между собой.

В IDЕF0 для описания внутренней структуры процесса используется механизм декомпозиции. Для того чтобы декомпозировать деловой процесс, необходимо создать диаграмму-потомок, то есть развернуть основные составляющие процесса. Используем для иллюстрации принципов IDЕF0 процессы СМК.

Отразим деловой процесс «изготовить изделие», в котором элементами делового процесса являются субпроцессы:

· реализовать ответственность высшего руководства,

· осуществить менеджмент ресурсов,

· реализовать процессы жизненного цикла,

· осуществить измерения, анализ и улучшение.

Третьим этапом определения делового процесса является описание взаимодействий между процессами. Взаимодействие описывается с помощью интерфейсных дуг и обозначает передачу материалов или информации с выходов одного субпроцесса на входы (управление, механизмы) другого субпроцесса. В методологии IDЕF0 применяются пять типов взаимодействий между блоками в пределах одной диаграммы.

Нотация IDЕF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение IDЕF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования.

. Описание детальных процессов в методологии DFD

Одним из важнейших способов описания процесса являются диаграммы потоков данных (информации) DFD (Dаtа Flоw Diаgrаm).

Подобные диаграммы содержат, как правило, два типа графических объектов: четырехугольники и стрелки. Первые описывают функции (работы, процессы), вторые - потоки данных между этими функциями. Простейшая схема процесса в формате DFD показана на рис.

Рисунок - Пример простейшей модели потоков данных.

На диаграмме DFD функции обычно располагаются слева направо в порядке, соответствующем последовательности их выполнения во времени, хотя это не является обязательным. Если придерживаться указанного требования, то полученная схема - это описание процесса, которое схоже с описанием процесса в нотации IDЕF3. Процесс, представленный на рис, имеет два входящих и три исходящих потока данных. На верхнем уровне рассмотрения этот процесс выглядел бы в виде одной функции с двумя входами и тремя выходами. Таким образом, к описанию процессов в DFD применимы типовые правила декомпозиции. Что касается сторон четырехугольников, то в нотации DFD они не имеют того значения, как в IDЕF0. Следует отметить, что существует несколько подходов к формированию моделей потоков данных. В данной книге мы рассматриваем нотацию DFD. реализованную в инструментальной среде BРWin.