- информация о производителе; - информация для отчетных документов.
Выходные данные:
- отчетный документ «Прайс-лист»;
- отчетный документ «Анализ продаж»; - отчетный документ «Заказы автомобилей»; - отчетный документ «Состояние заказов».
При изучении информационных потоков была спроектирована DFD модель, отображающая информационные потоки, проявляющиеся в деятельности офис-менеджера.
Спроектированная модель необходима для создания базы данных автосалона. Модель спроектирована с помощью программы Microsoft Visio и изображена в приложении Б.
Заключение по анализу
Формирование персональной автоматизированной системы, принадлежащей, строго говоря, только автосалону, сделает возможным учет всех особенностей реализации автомобилей на предприятии.
Желаемый результат при введении автоматизированной системы:
- возможность быстрого отображения изменений;
- наиболее эффективный сбор и предоставление информации;
- простое и удобное управление;
- надежность и подлинность данных.
- увеличение скорости выполнения операций;
- постоянное наблюдение за учетом реализации товара;
- уменьшение количества недочетов при внесении информации.
Автоматизированная система учета автомобилей на предприятии должна гарантировать исполнение таких обязанностей, как:
1. Внесение сведений о клиенте, производителе, товаре, заказах.
2. Возможность изменения введенных данных.
3. Формирование отчетных документов.
4. Внесение сведений о проданном товаре.
5. Выдача счета для платежа за товар.
2.2 Описание логической модели данных
В качестве модели данных была выбрана логическая модель, в связи с тем, что она определяет для сущностей их атрибуты, описания, состав сущностей и связи между ними. Данная модель была создана при помощи программы Microsoft Visio с использованием нотации IDEF1X и показана в приложении В.
Ниже в таблицах показаны сущности, представленные в реляционной модели данных:
Таблица 2.4.1 - Сущность «Справочник модели» и ее атрибуты
Таблица 2.4.2 - Сущность «Справочник поставщики» иее атрибуты
Таблица 2.4.3 - Сущность «Справочник автомобили» и ее атрибуты
Таблица 2.4.4 - Сущность «Справочник сотрудники» и ее атрибуты
Таблица 2.4.5 - Сущность «Документ заказ авто» и ее атрибуты
Таблица 2.4.6 - Сущность «Документ поступление автомобиля» и ее атрибуты
Таблица 2.4.7 - Сущность «Документ возврат от покупателя» и ее атрибуты
Таблица 2.4.8 - Сущность «Документ счет на оплату» и ее атрибуты
Таблица 2.4.9 - Сущность «Документ реализация» и ее атрибуты
Таблица 2.4.10 - Сущность «Документ справка-счет» и ее атрибуты
Таблица 2.4.11 - Сущность «Документ возврат поставщику» и ее атрибуты
Таблица 2.4.12 - Сущность «Справочник клиент» и ее атрибуты
Глава 3. Проектирование автоматизированной системы учета автомобилей в автосалоне
3.1 Описание структурной схемы системы
В результате анализа возможностей системы, система была разделена на 4 блока (Рис. 3.1.1 - Структурная схема системы):
- блок введения и исправления информации;
- блок продажи автомобилей;
- блок создания отчетов; - блок управления.
Сами же блоки разбиты на составляющие - модули.
Рис. 3.1.1 - Структурная схема системы
Блок введения и исправления информации:
- модуль внесения данных о товаре - необходим для внесения и корректировки информации о товаре;
- модуль введения данных о клиентах - требуется для внесения и редактирования информации о клиентах;
- модуль внесения информации о производителях - необходим для внесения и корректирования информации о производителях.
Блок продажи товара:
- модуль заказа товара - необходим для осуществления заказа у производителя;
- модуль приема товара - необходим для приема товара в автосалон, проведения диагностики и подготовка к продаже;
- модуль оплаты товара - необходим для выдачи документов на оплату товара, получение денежных средств;
- модуль продажи товара - необходим для фиксации передачи товара клиенту.
Блок создания отчетов:
- модуль формирования отчета «Прайс-лист» - необходим для получения сведений об имеющемся товаре, его описания, стоимости;
- модуль формирования отчета «Анализ продаж» - необходим для создания ведомости по отчету за реализацию товара;
- модуль формирования отчета «Заказы автомобилей» - необходим для формирования действующих, не выполненных заказов;
- модуль формирования отчета «Состояние заказов» - необходим для создания документа, отражающего состояние заказов.
Блок управления:
- модуль обновления АСУ - необходим для самостоятельного обновления автоматизированной системы управления;
- модуль изменения пользовательских настроек - необходим для внесения некоторых изменений в профили пользователей;
- модуль разграничения прав доступа - необходим для создания новых пользователей, изменение групп пользователей.
3.2 Описание физической модели данных
Рассмотрим объекты, создаваемые в 1С
Справочники - это постоянный тип данных, средство для работы со списками однородных элементов данных. Название и структура каждого конкретного справочника определяется при его создании в конфигураторе.
Документы - используются для ввода, просмотра, и корректировки информации о совершаемых хозяйственных операциях.
Отчеты - объект программы, обеспечивающий формирование некоторой выходной печатной формы документа, содержащейся в базе данных;
Спроектированная физическая модель данных имеет следующие сущности, представленные в таблицах:
Таблица 3.2.1 - Сущность «Справочник модели» и ее атрибуты
Таблица 3.2.2 - Сущность «Справочник поставщики» и ее атрибуты
Таблица 3.2.3 - Сущность «Справочник автомобили» и ее атрибуты
Таблица 3.2.4 - Сущность «Справочник сотрудники» и ее атрибуты
Таблица 3.2.5 - Сущность «Документ заказ авто» и ее атрибуты
Таблица 3.2.6 - Сущность «Документ поступление автомобиля» и ее атрибуты
Таблица 3.2.7 - Сущность «Документ возврат от покупателя» и ее атрибуты
Таблица 3.2.8 - Сущность «Документ счет на оплату» и ее атрибуты
Таблица 3.2.9 - Сущность «Документ реализация» и ее атрибуты
Таблица 3.2.10 - Сущность «Документ справка-счет» и ее атрибуты
Таблица 3.2.11 - Сущность «Документ возврат поставщику» и ее атрибуты
Таблица 3.2.12 - Сущность «Справочник покупатель» и ее атрибуты
3.3 Разграничение доступа между пользователями
1. Администратор - выполняет следующие функции: создание резервных копий, восстановление данных из резервной копии, управление привилегиями пользователей.
2. Начальник отдела менеджмента - выполняет следующие функции:
полный доступ к информации, касающейся сведений об автомобилях, поставщиках, покупателях.
3. Офис-менеджер - полный доступ к информации об автомобилях, поставщиках, покупателях. В режиме чтения: персонал и виды оплаты.
Разграничение доступа в систему происходит посредствам установки пароля на вход в систему. Для каждого вида пользователей пароль индивидуальный и назначается администратором. Доступ к компьютерам в отделе менеджмента имеют только работники данного отдела.
3.4 Блок введения и исправления информации
В данном блоке системы происходит внесение информации о моделях автомобилей, которые может предоставить автосалон; об автомобилях, уже заказанных у поставщиков и имеющихся в распоряжении предприятия; о поставщиках автомобилей, покупателях и сотрудниках автосалона.
Реализация блока ввода и редактирования информации происходит посредствам заполнения соответствующих справочников.
В системе имеются пять справочников:
- модели;
- автомобили;
- поставщики;
- покупатели;
- сотрудники.
Подробное описание заполнения справочников отражено в приложении Д.
3.5 Блок продажи товара
В данном блоке системы происходит внесение и упорядочивание информации о заказах автомобилей, возвратах автомобилей от покупателя и возвратах автомобилей поставщику, о реализации автомобилей, об их поступлении, о счетах на оплату и о справках-счетах.
Реализация блока продажи товара происходит посредствам заполнения соответствующих документов.
В системе имеются семь документов:
- заказ авто;
- возврат поставщику;
- возврат от покупателя;
- реализация;
- справка-счет;
- счет на оплату;
- поступление автомобиля.
Подробное описание заполнения документов отражено в приложении Е.
3.6 Блок создания отчетов
В данном блоке системы происходит формирование отчетов в зависимости от требующихся результатов: отчет о ценах, моделях и описании автомобилей, отчет о выполненных заказах, отчет об активных заказах, отчет, выводящий полную информацию о всех заказах, выполненных и невыполненных.
Реализация блока создания отчетов происходит посредствам формирования соответствующих отчетов.
В системе имеютсячетыре отчета:
- отчет «Прайс-лист»;
- отчет «Анализ продаж»; - отчет «Заказы автомобилей»; - отчет «Состояние заказов».
Отчет «Прайс-лист»
Сформированный отчет изображен на рис. 3.6.1.1.
Рис. 3.6.1.1 - Сформированный отчет «Прайс-лист»
Отчет отображает информацию об имеющихся у автосалона автомобилях, их описании и цене. Данный отчет является внешним, поэтому хранится отдельно от основной конфигурации.
Для формирования данного отчета необходимо:
1) Нажать на кнопку «Главное меню» ();
2) В появившемся окне выбрать «Файл-Открыть»;
Отчет «Анализ продаж»
Сформированный отчет изображен на рис. 3.6.2.1.
Рис. 3.6.2.1 - Сформированный отчет «Анализ продаж»
Отчет отображает информацию о проданных автомобилях, покупателях, совершивших покупку, сотрудниках, совершивших продажу, а также о дате продажи. Данный отчет является внешним, поэтому хранится отдельноот основной конфигурации.
Отчет «Заказы автомобилей»
Сформированный отчет изображен на рис. 3.6.3.1.
Рис. 3.6.3.1 - Сформированный отчет «Заказы автомобилей»
Отчет отображает информацию об активных заказах, о заказанном автомобиле, покупателе, сделавшем заказ, сотруднике, принявшем заказ, и о цене заказанного автомобиля. Данный отчет является внешним, поэтому хранитсяотдельно от основной конфигурации.
Отчет «Состояние заказов»
Сформированный отчет изображен на рис. 3.6.4.1.
Рис. 3.6.4.1 - Сформированный отчет «Состояние заказов»
Отчет отображает информацию о всех заказах, о заказанном автомобиле, его описании, цене, покупателе, сотруднике, выполняющем заказ, размере предоплаты и о том, выполнен ли заказ. Данный отчет являетсявнешним, поэтому хранится отдельно от основной конфигурации.
3.7 Блок управления
В данном блоке происходит обновление системы, изменение пользовательских настроек и разграничение прав доступа. К этой части системы имеет доступ только администратор. Блок управления осуществляется посредствам действий исключительно в режиме Конфигуратора. Подробное описание модулей блока представлено в приложении Ж. информационный автоматизация база данный
Заключение
В ходе курсового проектирования был проведен анализ деятельности автосалона. В результате анализа была выявлена необходимость разработки автоматизированной информационной системы учета автомобиля.
В результате курсового проектирования была спроектирована структура автоматизированной информационной системы. Спроектированы: блок ввода и изменения информации, блок реализации, блок создания отчётов и блок управления. При проектировании были изучены и использованы средства Microsoft Visio, использовавшиеся для создания моделей бизнес процессов, для создания логической модели и для создания модели информационных потоков.
Автоматизация учета автомобилей позволит:
• повысить оперативность выполнения функций;
• обеспечить полноту информации;
• обеспечить непрерывный оперативный контроль над ходом внесения платежей;
• повысить скорость обработки информации;
• уменьшить число ошибок при учете автомобилей;
Список литературы
1) Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие/ О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2012.
2) Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие/ И.П. Карпова. - СПб.: Питер, 2013.
3) Кузин, А.В. Базы данных: Учебное пособие для студ. высш. учеб. заведений/ А.В. Кузин, С. В. Левонисова. - М.: ИЦ Академия, 2012.
4) Сайт 1С: Предприятие www.v8.1c.ru