2
2
Ярославский филиал РЭУ им. Г.В. Плеханова
Разработка АРМ офис-менеджера автосалона с использованием технологий прототипного проектирования и СУБД 1С: Предприятие
Лебедев А.С.
Введение
Актуальностью данной курсовой работы является автоматизация работы офис-менеджера в автосалоне. Основными достоинствами процесса автоматизации являются:
- уменьшение объема необходимой памяти;
- уменьшение времени на обработку данных;
- уменьшение количества копий документов при обновлении информации;
- уменьшение количества проблем из-за нахождения схожих сведений в различных местах;
- быстрый поиск, который позволяет найти интересующую информацию за короткий промежуток времени.
Цель данной курсовой работы состоит в разработке автоматизированного рабочего места менеджера автосалона с использованием технологии прототипного проектирования и СУБД 1С:
Предприятие.
Задачами курсовой работы являются:
- описание деятельности автосалона;
- анализ полученной информации;
- проектирование автоматизированной системы учета автомобилей.
Реализация задач курсовой работы будет происходить при использовании следующих программ:
- Microsoft Visio, для создания моделей данных IDEF0, IDEF1Х, модели информационных потоков, а также для создания структурных схем предприятия;
- 1С: Предприятие 8.3, для проектирования самой автоматизированной системы учета автомобилей в автосалоне.
Введение процесса автоматизации в отдел менеджмента позволит работнику выполнять свою работу значительно быстрее, полнее и качественнее.
Глава 1. Описание предметной области автосалона
1.1 Описание автосалона
Общие сведения об автосалоне
Главная задача автосалона - торговля автомобилями.
Автосалон - это организация, у которой имеются: печать, графическая символика, расчетный и иные счета в рублях и других валютах. Организация имеет право от своего имени заключать любые, законные сделки. Автосалон состоит из администрации, бухгалтерии, отделов кадров, маркетинга и менеджмента, магазина.
Главным на предприятии является Генеральный директор. Ему подчиняются: Заместитель директора по маркетингу и сбыту и Заместитель директора по экономике и финансам.
Деятельность автосалона поддерживают такие отделы, как:
- администрация, которая осуществляет оперативное управление предприятием, выступает в качестве юридического лица и официально представляет предприятие, сюда относятся: Генеральный директор, Заместитель директора по экономике и финансам, Заместитель директора по маркетингу и сбыту, Главный бухгалтер, а также начальники отделов маркетинга и менеджмента;
- бухгалтерия, где принимаются платежи клиентов, рассчитывается и выдается заработная плата, а также ведется налоговая отчетность, подчиняется Заместителю директора по экономике и финансам;
- отдел маркетинга, который определяет верную сбытовую политику в связи с положением на рынке и доступностью ресурсов, и координирует деятельность остальных отделов, подчиняется Заместителю директора по маркетингу и сбыту;
- отдел менеджмента, отвечающий за оформление заказов, составление отчетных документов о них и их оплате, подчиняется Заместителю директора по экономике и финансам;
- магазин, где осуществляется контроль за поступлением товаров, производится инвентаризация, происходит определение требований к товарам, а также соответствие их качества стандартам, подчиняется непосредственно Генеральному директору.
Полную структурную схему предприятия, разработанную с помощью программы Microsoft Visio 2010, можно посмотреть в приложении А.
Отдел менеджмента
Пожалуй, главным по значимости является отдел менеджмента. Руководит им начальник отдела, на котором лежит ответственность за состояние заказов и за учет продукции в складских помещениях. Отдел менеджмента выполняет уникальную работу, в связи с чем его нельзя причислить ни к какому другому отделу. Одним из важнейших аспектов в работе данного отдела является верное внутреннее устройство.
Отдел менеджмента имеет следующую устройство (рис. 1.1):
- начальник отдела - проводит подготовку персонала и организует контроль, систематизирует итоги контроля, следит за исполнением поправляющих процедур, операций, основная задача - осуществление руководства за формированием и деятельностью всего отдела;
- менеджер по продажам - поддерживает связь покупателя с производителем товаров и услуг, основная обязанность - продажа товаров и услуг;
- менеджер по рекламе - анализирует возможную клиентскую аудиторию, проводит переговоры, оформляет и заключает договора, собирает и предоставляет статистические данные рекламодателю, главной задачей является поиск различных методов привлечения покупателей;
- офис-менеджер - выполняет хозяйственные операции, функции секретаря, работает с телефоном, с почтой, документами, а также курьерами и клиентами, предоставляет информацию о деятельности предприятия, составляет отчеты о произведенной работе, предоставление анкет и заявлений бухгалтерии, основной задачей является выполнение обязанностей администратора, заведующего хозяйственной частью.
Рис. 1.1 - Структура отдела менеджмента
В отделе менеджмента присутствует разделение труда между работниками. Разделение это происходит для того, чтобы у сотрудника вырабатывалась личная ответственность за закрепленные за ним обязанности, и для увеличения знаний о конкретном участке работы.
1.2 Технические средства автосалона
В целях автоматизации процесса в автосалоне применяются информационные технологии. В распоряжении автосалона имеется некоторая вычислительная техника, а также оргтехника (таблица 1.1 - Комплектация вычислительной техникой).
Стоит отметить, что автосалон также владеет локальной сетью, которая позволяет хранить и обрабатывать информацию. К сети подключена вся организация, что позволяет контактировать каждому отделу с каждым быстро и с минимальными затратами.
Данный автосалон использует следующие аппаратные средства:
- компьютеры на предприятии оснащены следующими комплектующими: центральный процессор Intel Core 2 Duo 3.00 GHz, оперативная память размером 1024 Mb, видеокарта Asus GeForce 1024Mb DDR3;
- периферия и оргтехника;
- компьютеры всех отделов соединены локальной сетью и имеют доступ в интернет.
Таблица 1.1 - Комплектация вычислительной техникой
Данные аппаратные средства являются наиболее подходящими для происходящих на предприятии видов работ.
К программным средствам относятся:
- Windows XP - операционная система;
- Windows Server - операционная система, требуемая для работы на серверах;
- 1С: Предприятие 8.3 - программный продукт, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии;
- антивирус ESET NOD32 - программа, защищающая компьютеры от вирусов, взломов и спама.
Информационные системы и программы, помогающие автоматизировать деятельность организации:
- 1С: Бухгалтерия 8.3 - универсальная система, автоматизирующая налоговый и бухгалтерский учет;
- 1С: Предприятие 8.3 - универсальная система, автоматизирующая складской и сметный учет;
- Microsoft Office - офисный пакет приложений, специально подобранный для эксплуатации разнообразных типов документов.
Программы подобраны с учетом максимального удобства и полноты действий при их использовании.
1.3 Описание бизнес-процессов учета автомобилей
Для учета реализации автомашин организации требуются бизнес-процессы (рис. 1.2), рассмотрим их:
1. Заказ товара - при выборе определенной автомашины, производится прием заказа, на производство посылают запрос о нужном товаре, берется предоплата, выдается документ подтверждающий предоплату.
2. Получение товара - транспортировка автомобиля в магазин, осмотр и проверка перед продажей, информирование клиента.
3. Продажа товара - личный осмотр автомобиля клиентом, составление договора купли-продажи.
4. Уплата товара - получение денежных средств и регистрация платежа.
5. Подписание договора купли-продажи.
6. Создание отчетов - составление отчетов «Прайс-лист» (создание списка цен на товары), «Анализ продаж» (создание списка продаж), «Заказы автомобилей» (информация о действиях, созданных на основе заказов за единицу времени), «Состояние заказов» (данные об оплате заказов за единицу времени).
Осуществление бизнес-процессов требует применение особых бизнесправил - некоторых условий нужных для проведения мероприятий так, как этого желает заказчик или предприятие:
- осуществление заказа должно обязательно сопровождаться предоплатой;
- после того, как автомобиль был доставлен непосредственно в магазин, его обязанность автосалона - совершить подробный осмотр и провести диагностику, затем нужно оповестить клиента;
- подписание договора купли-продажи будет иметь место лишь после полной оплаты автомобиля.
Рис. 1.2 - Бизнес-процессы автосалона
Ответственность за все бизнес-процессы ложиться на плечи офисменеджера, а некоторые из них, например, прием заказа, данный работник выполняет лично.
1.4 Описание деятельности офис-менеджера
Офис-менеджер в компании играет важную роль:
- в обязанности офис-менеджера входит прием и оформление заказов, классификация информации о поступившем товаре, составление отчетов согласно выполненным заказам.
Итак, работа офис-менеджера начинается с приема клиента. Затем, в результате личной беседы, сотрудник узнает цель прихода, принимает и оформляет заказ. После этого, производится запрос на завод об интересующем товаре. Когда предприятию доставляют запрошенный товар, офис-менеджер организует осмотр и диагностику, на основе которых, структурирует сведения о поступившем товаре. Затем происходит оповещение клиента о готовности его заказа. Покупатель осуществляет самостоятельный осмотр товара, после чего заключается договор куплипродажи. Заказчик оплачивает товар и происходит подписание составленного договора. Далее, после удачной сделки, необходимо оформить отчеты. Офисменеджер собирает всю требующуюся информацию и составляет на ее основе отчетные ведомости, которые в дальнейшем сдает Генеральному директору.
Работа офис-менеджера требует от сотрудника аккуратности, внимательности и ответственности, но все же каким бы внимательным человек не был, избежать ошибок невозможно. Поэтому работник зачастую сталкивается с рядом проблем:
- многие важные документы могут потеряться;
- в связи с огромным количеством документации, область применения некоторых документов становиться непонятной из-за потери связей между различными данными;
- на поиск необходимой информации тратиться много времени;
- может случиться так, что какая-то секретная информация попадет в руки недоброжелателей, конкурентов;
- при постоянном создании нескольких копий документов повышается расход ресурсов, а также увеличивается общее количество документации, что требует дополнительного времени для определенного структурирования.
Глава 2. Моделирование предметной области автосалона
2.1 Анализ данных автосалона
Анализ данных
Анализируя упомянутые в предыдущей главе сведения нужно выявить данные, которые потребуются в последующем для создания базы данных автосалона.
Полученную информацию можно разбить на части:
- данные о заказах;
- данные о клиентах;
- данные о товаре;
- данные о реализации товара; - данные об оплате товара.
Данные о заказах подразумевают под собой описание и технические характеристики автомобиля, размер предоплаты.
К данным о клиентах будут относиться индивидуальные сведения клиента, место жительства, телефон и прочая информация.
Данные о товаре содержат в себе описание и технические характеристики автомобиля.
К данным о продаже товара относятся сведения о проданном товаре, сведения о покупателе, цена автомобиля, дата сделки.
К данным об оплате товара относятся сведения о клиенте, сведения об автомобиле, цена, дата сделки.
Анализ информационных потоков
В автосалоне, как и в любой другой фирме, происходит передача информации между сотрудниками или подразделениями. Совокупность данной информации называется информационными потоками. Работа офисменеджера напрямую связана с бизнес-процессами, которые изображены на модели бизнес-процессов спроектированной в программе Microsoft Visio при помощи нотации IDEF0. Данная модель показана в приложении Б. При анализе бизнес-процессов в деятельности офис-менеджера были выявлены следующие информационные потоки.
Входные данные:
- информация о клиентах;
- информация о товаре;