Развитие вычислительной техники происходит высокими темпами. Регулярно обновляется аппаратное обеспечение, возрастает производительность процессоров, увеличивается скорость обмена данными, появляются новые технологии хранения информации. Современные технологии входят в повседневную жизнь людей, всё больше организаций стремятся автоматизировать рабочий процесс и использовать электронную информацию. Сейчас хранение, поиск и доступ к информации стали важным явлением не только для людей тесно связанных с деятельностью в сфере компьютерных технологий, но и входит в работу обычных людей. Это помогает им сократить временные, материальные и даже физические затраты на поиск, приобретение, хранение, обмен различными материальными и нематериальными ресурсами.
Современную бухгалтерию организации невозможно представить без вычислительной техники, а ведение материального учета при помощи гроссбухов и счет. Везде внедрены мощные информационные системы. А между тем остаются отдельные направления, где еще не исчезли ручные методы учета материальных средств. Например: комендант здания какого-либо учреждения числит за собой большое количество различной офисной мебели, бытовых приборов (чайники, часы, вентиляторы и так далее), которые находятся в различных кабинетах. При этом раз в год необходимо проводить инвентаризацию. В разных организациях данная проблема учета таких материальных средств решается по разному. Зачастую комендант заводит журнал, где все и записывает вручную. В лучшем случае составляет сводную таблицу на компьютере.
Аналогичная ситуация сложилась с учетом материальных средств в подразделении специальной связи Управления ФСКН России по Вологодской области. При большом количестве различных материальных средств (более 600 единиц) числящихся за подразделением, зачастую эксплуатирующихся другими сотрудниками, на различных объектах, учет до последнего времени вёлся вручную, с записями в карточках. Для поиска необходимых данных по тому или иному изделию просматриваются папки с документами, а если данные потеряны по какой-либо причине, тогда приходится восстанавливать информацию заново.
Именно поэтому все более актуальным становится автоматизация данного вида
деятельности путем создания специализированной информационной системы на базе
электронной вычислительной техники. В данной выпускной квалификационной работе
разработано автоматизированное рабочее место специалиста по учету материальных
средств подразделения специальной связи Управления ФСКН России по Вологодской
области. Эта программа увеличивает оперативность работы сотрудников
подразделения, позволяет быстро занести в компьютер нужную информацию и дать
развернутый ответ о любом изделии (количество, техническое состояние, где и кем
эксплуатируется, как обеспечены средствами связи те или иные подразделения Управления
и т.д.). Она уменьшает работу с бумагами сотрудников организации, храня большие
объемы информации в базе данных, в которой можно быстро найти любую
интересующую информацию всего за несколько секунд.
Разработка данной АИС осуществляется в интересах Управления ФСКН России по Вологодской области, конкретно для подразделения специальной связи.
Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков осуществляет следующие полномочия:
- осуществляет координацию деятельности федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления по организации исполнения законодательства Российской Федерации о наркотических средствах, психотропных веществах и об их прекурсорах, а также о противодействии их незаконному обороту;
- осуществляет оперативно-разыскную деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- осуществляет контроль деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров и в пределах своей компетенции - в области оборота сильнодействующих веществ.[1]
Структура территориального органа ФСКН России состоит из различных оперативных, следственных подразделений, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, а также подразделений, служебная деятельность которых направлена на обеспечение оперативного процесса. Это экспертно-криминалистическое подразделение, информационно-аналитическое, финансовое, материально-техническое, а также подразделение специальной связи.
база данные алгоритм модуль
Подразделение специальной связи отвечает за обеспечение различными видами связи руководства территориального органа, сотрудников и государственных гражданских служащих Управления. Также на подразделение специальной связи возложены обязанности по обеспечению работоспособности средств технической укрепленности объектов Федеральной службы: средства охранно-пожарной сигнализации, средства видеонаблюдения.
Основными задачами деятельности подразделения специальной связи являются:
- обеспечение бесперебойного функционирования всех видов связи, своевременное техническое обслуживание и ремонт оборудования;
- закупка, получение по централизованным поставкам, учет и списание материальных средств номенклатуры подразделения специальной связи;
- учет, выдача во временное пользование в подразделения Управления средств связи индивидуального использования (телефонные аппараты, радиостанции, диктофоны и т.д.).[3]
Слабо проработанным, в автоматизировано-информационном плане, остается вопрос учета средств связи, находящихся на балансе, эксплуатируемых как в самом подразделении, так и в других отделах и службах Управления, а так же находящихся в резерве. По данному направлению деятельности необходима информационная система, позволяющая вести учет поступления, выдачи, возврата и списания средств связи, производить анализ обеспеченности подразделений Управления теми или иными средствами связи.
Таким образом, было принято решение о создании в рамках выпускной квалификационной работы информационной системы “Автоматизированное рабочее место специалиста подразделения специальной связи”.
Целью данной разработки является автоматизация процесса учета и контроля за эксплуатацией средств связи, перевод методов работы специалиста (материально-ответственного лица) с карточного, ручного способа на современные информационные технологии.
В настоящее время процесс учета и контроля осуществляется следующим образом. Поступившие в территориальный орган материальные средства (централизованные поставки, либо закупки на месте) поступают на склад отдела материально-технического обеспечения, проводится их постановка на бухгалтерский учет в финансово-экономическом отделе, изделие закрепляется за материально-ответственным лицом группы специальной связи и выдается ему по накладной со склада. На этом этапе процесс автоматизирован, используется программный комплекс “1С Бухгалтерия”.
Далее, материальное средство вводится в эксплуатацию, составляется Акт о вводе в эксплуатацию. При этом оно может эксплуатироваться в самом подразделении специальной связи, либо находиться в резерве, либо выдаваться сотрудникам других подразделений для использования в работе. Выдача в другие подразделения осуществляется следующим образом: сотрудник, которому для осуществления повседневной деятельности необходимо то или иное техническое средство, составляет рапорт с просьбой выдать ему в работу, например радиостанцию, его непосредственный начальник визирует рапорт подтверждая, что в этом есть необходимость. Начальник группы специальной связи дает указание своему сотруднику, ответственному за учет средств связи, выдать радиостанцию (если в наличии имеются резервные радиостанции).
Материально-ответственное лицо подразделения специальной связи, проверяет наличие по своим записям, карточкам и т.д., заводит карточку выдачи, если на данного сотрудника ее нет, или вписывает в существующую карточку выдаваемую радиостанцию, с указанием марки, модели, заводского и инвентарного номеров, состав комплекта и передает ее заявителю под роспись в карточке выдачи.
После того как потребность данного сотрудника в использовании радиостанции отпала, он ее возвращает в подразделение специальной связи. При этом проверяется комплектность и техническое состояние радиостанции, в карточке выдачи делается отметка о возврате, а радиостанция ставится в резерв.
Сложности возникают, когда необходимо определить сколько тех или иных технических средств находятся в резерве, сколько среди них неисправных, каким количеством технических средств обеспечено определенное подразделение Управления, у кого в эксплуатации находится данное изделие и т.д. Аналогичные проблемы возникают при проведении ежегодной инвентаризации. Приходится по персональным карточкам делать выписки, систематизировать их, составлять обзорную ведомость.
Данная автоматизированная система должна содержать информацию о наличии материальных средств по типам, маркам, моделям, вести учет в каком подразделении эксплуатируется то или иное средство связи, кто его получил (ответственное лицо), техническое состояние, комплектность и другую необходимую информацию.
В качестве выходной информации АИС должна формировать печатные формы (Акт о вводе в эксплуатацию, Карточку выдачи, Отчет о наличии тех или иных средств в соответствии с запросом).
Разрабатываемая система может быть также применена в различных подразделениях Управления, где на учете находится большое количество материальных средств, при этом они эксплуатируются сотрудниками других отделов. Например: информационно-аналитический отдел (учет выдачи вычислительной техники), отдел материально-технического обеспечения (комендант здания - учет мебели и другого оборудования по кабинетам).
Предполагается, что разрабатываемый АРМ специалиста будет состоять из управляющей программы (интерфейса) и локальной базы данных. Интерфейс должен обеспечивать решение следующих задач:
- постановку на учет новых материальных средств (входной документ - накладная на передачу со склада, результат - запись в базу данных, Акт о вводе в эксплуатацию);
- выдача в эксплуатацию (входной документ - рапорт начальника подразделения с просьбой о выдаче; выходной документ - карточка выдачи закрепления материального средства за сотрудником, результат - обновлении записи в базе данных);
- возврат (входной документ - карточка выдачи, результат - обновление записи в базе данных)
- списание (входной документ - акт о списании, результат - удаление записи из базы данных)
- инвентаризация (запрос сведений наличия материальных средств по тем или иным параметрам, результат - формирование таблицы согласно параметров запроса, печать отчета).
База данных локальная, что объясняется специфическими требованиями к рабочим местам специалистов (отсутствие подключения к локальной вычислительной сети, а также к сети Internet). Фактически с базой данных работать будет только один специалист - материально-ответственное лицо. Для обеспечения информационной безопасности достаточно закрытие паролем функций интерфейса, которые вносят изменения в базу данных.
С:Предприятие.
Комплекс программ "1С: Предприятие" предлагает готовое решение большого круга задач автоматизации учета и управления, стоящих перед современными предприятиями.
"1С: Предприятие" - это набор прикладных программ, построенных по единым принципам и на одной технологической платформе. Руководитель имеет возможность выбрать тот вариант, который наиболее соответствует потребностям предприятия, с дальнейшим развитием по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.
Любая программа серии 1С: Предприятие может быть адаптирована под потребности конкретного предприятия. В составе системы имеется Конфигуратор, который позволяет настраивать все основные элементы системы.
В 1С: Предприятии имеются разнообразные средства для связи с другими программами. Предусмотрена возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы, что позволяет обмениваться данными практически с любой программой. Также, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF.
СБиС++ Складской учет.
Складской учёт включает в себя решение следующих вопросов:
- Ведение складской картотеки. Основой складской картотеки является справочник Номенклатуры, в котором хранится информация о товарах и материалах. Структура справочника иерархическая, он содержит папки, количество уровней которых может быть любым. Папки содержат карточки номенклатуры в которых отображается подробная информация о товаре, такая как: цена (история цен), характеристики, объём, вес, габариты, изображение (фото). Данная информация необходима как для бухгалтеров, так и для менеджеров подразделений продаж и поставок.
- Учет движения товарно-материальных ценностей на складе производится по первичным документам: приходными и расходными накладными, внутренними перемещениями, актами переоценки и инвентаризации. По этим документам оформляется: приход на склад, реализация, списание, возврат товара, передача с одного склада на другой, переоценка, инвентаризация склада. Для каждого первичного документа существует список унифицированных печатных форм.
- В составе системы имеется комплекс отчётных форм по складу, позволяющий получить практически любые данные о деятельности склада. Например: оборотные ведомости, справки о продажах и поставках, ведомость остатков, разнообразные справки по одной карточке и так далее.
Рассмотренные выше аналоги, действительно хорошие, удобные в обращении, многофункциональные программы, однако они имеют недостатки. Основным недостатком можно назвать высокую стоимость приобретения, внедрения и сопровождения.
Среди прочих недостатков является то, что обе эти системы рассчитаны на массового клиента, а значит, в перечень функций входят в основном стандартные, предписываемые законодательством операции, которые выполняются всеми, или большинством предприятий страны. При этом, в данном конкретном случае, заложенные в них функциональные возможности будут использоваться в минимальном объеме.
Поэтому было принято решение разработать собственную информационную систему для учета и контроля эксплуатации средств связи в подразделениях Управления ФСКН России по Вологодской области. Что обеспечит относительно невысокую стоимость заказываемого продукта, выполнение специфических задач, удобный пользовательский интерфейс, удовлетворяющий требованиям данной организации и, естественно, выполнение программой ее основных функций.