При закрытии бланка запроса кнопкой
1.3 Формы как объект СУБД Access
1.3.1 Общие положения
Системами управления базами данных Access предоставляет большие возможности по конструированию диалогового интерфейса пользователя для работы с базой данных. Основой такого интерфейса являются формы. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы, а также просмотр данных и их корректировка. Работая с формой можно добавлять записи в таблицы, изменять значения в полях и получать расчетные данные. Одним из элементов формы является графические кнопки, которые позволяют выполнять следующие операции:
переходы по записям источников формы;
работа с формой (закрытие, открытие, обновление данных, печать формы);
работа с отчетом (просмотр, печать, вывод в файл);
запуск макроса или запроса или печать таблицы и др..
Таким образом, комплекс средств создания форм и работы с ними позволяют значительно упростить технологию работы с базой данных, сделав её комфортной для пользователя. Форма служит в первую очередь для тех, кто наполняет базу данных информацией. Разумеется, можно вводить данные непосредственно в таблицу, но в таблице может быть информация, к которой пользователь не имеет права доступа, в этом случае базу данных можно представить в виде большой таблицы, а форму в виде листа бумаги в которой сделали прорези к тем полям, к которым пользователь имеет доступ. И он вводит информацию только в эти поля.
1.4 Технология загрузки базы данных с помощью формы
Поскольку источником данных является первичные данные (накладные, счета, выписки и т.д.) то при создании макета для таких форм целесообразно соблюдать условие его максимально внешней приближенности к оригиналу (документу). Это создаст комфортное условие для работы пользователя. При разработке форм обеспечивающих загрузку взаимно обеспечивающих таблиц.
Схемы данных к последовательности загрузки записей в таблице:
1) не зависимо могут создаваться записи таблиц, которые не подчинены каким - либо таблицам к схеме данных;
2) записи таблиц подчиненных, к каким - либо другим таблицам могут создаваться после загрузки связанных записей главных таблиц.
Формирование таких связанных записей целесообразно предусмотреть в форме. В соответствии с этими требованиями рекомендуется сначала загружать в базу данных справочные данные, а затем учетные данные соответствующих документов, поскольку таблицы справочных данных, как правило, находятся на верхнем уровне в информационно-логической модели.
В процессе разработки технологии загрузки базы данных и проектирование форм следует выполнить следующую последовательность действий:
определить документы источники, содержащие необходимые данные;
определить таблицы объекта загрузки из соответствующего документа источника;
определить содержание этапов загрузки и их последовательность;
для каждого этапа загрузки определить свою подсхему обеспечивающую построение экранной формы;
определить общую структуру экранной формы, то есть её макета в соответствии со структурой входного документа;
определить состав и размещение реквизитов для каждой из частей сложной формы.
Существуют три стандартных вида форм, которые программа может построить автоматически:
1) в один столбец;
2) ленточная;
3) табличная.
Для создания любой из таких форм необходимо выполнить:
активизировать в окне базы данных закладку формы и нажать кнопку "создать";
в диалоговом окне "новая форма" выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос;
активизировать соответствующий вид авто формы и нажать кнопку "ОК".
Программа создаст выбранный вид авто формы. В авто форме "столбец" на экран выводится одна из записей, все поля таблицы выстроены в столбец. Просмотр записей в форме осуществляется кнопками: , I, *.
Ленточная форма похожа на таблицу, каждая запись занимает строчку - ленту.
Табличная форма по внешнему виду напоминает таблицу, но внизу есть кнопки перемещение курсора по записям.
Составная многотабличной формы создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных включаемых форм.
Подчиненная форма может быть построена как на основе подчиненной, так и на основе главной таблицы относительно таблицы источника основной части формы. При создании многотабличной формы используются различные методы. Наиболее технологичными являются первоначальное создание формы с помощью "мастера" с последующей доработкой ее в конструкторе. Мастер упрощает процесс создания формы, так как в этом режиме большинство операций выполняется автоматически. С помощью мастера проще выбирать включаемые в формы поля из нескольких связанных таблиц или запросов.
Для создания формы в окне базы данных выбрать объект формы и нажать кнопку "создать" в следующем диалоговом окне выбрать мастер форм и таблицу в качестве источников данных и нажать кнопку "ОК". В новом диалоговом окне в поле таблицы и запросы выбираются соответствующие таблицы. В поле "доступные поля" выделяются соответствующие поля и кнопками >, >>, <,<<. Если выбранные поля из таблиц для которых в схеме данных нет связи, то появится сообщение о невозможности создания такой формы. В следующем окне выбирается вид представления данных, то есть выбирается поле которое будет источником основной главной формы. Если в таблице источник основной части формы является главной, по отношению к другой таблице выбранной для создания формы, то можно выбрать один из двух возможных вариантов подключения такой формы. По окончании выполнения всех действий по созданию формы нажать кнопку "готово" сохранение формы осуществляется автоматически.
В режиме "конструктор" форму можно создавать заново или редактировать готовую форму или доводить ее внешний вид из режима мастера форм. Для создания формы в этом режиме необходимо выбрать режим конструктора выбором строки "создание формы в режиме конструктора" при этом открывается окно конструктора в заголовке, которого написано форма 1 и доступным списком полей таблицы, которую мы выбираем в качестве базового источника данных. Добавление других полей в форму может быть выполнено с помощью кнопки на панели инструментов, которое названо поле со списком на панели инструментов при нажатии, на которую можно добавить поле. В окне конструктора в форму можно добавить вычисляемые поле для этого на панели элементов окно конструктора выбрать соответствующую кнопку "аб" поле и перевести курсор в соответствующее место окна конструктора и вычертить в поле. После отпускании мыши в нутрии поля появится слово свободный.
1.5 Отчеты
1.5.1 Основы конструирования отчета
Отчеты являются объектом базы данных и предназначены для формирования выходных документов любых форматов содержащих результаты решения задач и для вывода их на печать. Использование графических объектов позволяют дополнять данные отчеты иллюстрациями.
Access позволяет создавать отчет сложной структуры, обеспечивающей вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц их группировку и вычисления на их основе. Перед началом конструирования отчета пользователь должен спроектировать его макет, то есть определить состав и содержание разделов отчета. Размещение в нем значений вводимых из полей таблиц или запросов базы данных для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания и вычисляемые итоговые значения.
Отчет может создаваться как с помощью мастеров, так и с помощью конструктора. Во многих случаях удобно начинать создавать отчет с помощью мастера, а завершать в конструкторе. Для ввода в отчет результатов решения задачи необходимо сформировать специальный запрос содержащий данные для отчета или создавать таблицу с помощью запроса для отчета.
Разнообразные возможности конструктора позволяют создавать любую структуру отчета. Программа Access позволяет создавать и простейшие авто отчеты (столбец, ленточный) на основе выбранных запросов. Для создания авто отчета необходимо активизировать закладку отчеты в окне базы данных и нажать кнопку "создать". В диалоговом окне "новый отчет" выбрать вид отчета например авто отчет в столбец. В низу этого окна кнопкой запрос на основе которого будет отчет и нажать кнопку "ОК" появится созданный авто отчет в столбец просмотрев его закрыть отчет. Появится окно "сохранение", в котором набрать имя отчета и нажать кнопку "ОК". Если запрос содержит параметры, то его необходимо набрать при появлении соответствующего окна при формировании запроса. Для создания отчета с помощью мастера отчетов необходимо в диалоговом окне "новый отчет" выбрать мастер отчетов затем нажать кнопку "ОК".
В новом окне в поле таблицы и запросы выбрать основу для создания отчетов. Из окна доступные поля в окно выбранное поле перенести соответствующее поле далее нажать кнопку "ОК". В новом диалоговом окне появится вопрос "добавить уровни группировки". Выделить в левом окне соответствующее поле и нажать кнопку ">". В правом окне появится образец расположения полей. В следующем диалоговом окне установить сортировку записей по возрастанию или убыванию, в следующем диалоговом окне выбрать вид макета и его ориентацию на листе бумаги, в следующем диалоговом окне выбрать стиль оформления (деловой, обычный, полужирный и тд.), в следующем диалоговом окне выбрать дальнейшие действия или просмотреть отчет или произвести его доработку в режиме "конструктор".
1.5.2 Конструктор отчетов
Запуск "конструктора" отчетов осуществляется или из окна базы данных или из следующего окна "новый отчет". В окне "новый отчет" необходимо указать таблицу или запрос на основе которых будет создаваться отчет нажать кнопку "ОК" появится окно "конструктор" отчета в заголовке, которого написано отчет 1: отчет. В окне конструктора отчетов появится окно с полями выбранной таблицы или запроса. Первоначально в окне "конструктора" отчетов появятся пустые разделы верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул. Наличие разделов в окне "конструктор" отчета определяется в меню вид с помощью этого меню можно добавить разделы заголовок отчета и примечание, при создании отчета необходимо заполнить его разделы элементами в соответствии с разработанным проектом отчета. В заголовке помещается текст из шапки отчета в верхний о нижний колонтитул, обычно помещают название заголовков отчетов, номера строк, дату создания отчета. Содержание всех разделов отчета требования к содержанию отчета.
Поля с неповторяющимися значениями размещают в области данных. Этой области можно предать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка данных целесообразно размещать в заголовке группы.
Элементами разделов отчетов кроме полей, таблиц, запросов являются тексты подписей кнопки управления, внедряемые объекты (рисунки), линии и др. Для построения каждого из элементов в области отчетов есть соответствующие кнопки на панели инструментов для каждого элемента, а также раздела отчета могут быть уточнены их свойства.
Технология размещения элементов отчетов аналогична технологии создания формы, в процессе конструирования отчета используя команды меню многие из которых выведены в виде кнопок на панель инструментов "конструктора". При конструировании отчета можно легко увидеть его окончательный вид перед печатью. Для этого нажать кнопку "вид" или выбрать команду предварительный просмотр в меню вид.
2. Описание предметной области
Основной целью курсовой работы является создание реляционной базы данных для такой предметной области, как фитнес-клуб. Для построения информационной модели будущей системы, как можно более полно описывающей информационные особенности предметной области, используется стандартное средство моделирования - ER-диаграмма. Это позволяет представить информационные потребности в наглядном и удобном для восприятия виде.
Основными сущностями исследуемой области являются: «Фитнес-клуб», «Тренер», «Клиент», «Абонемент», «Оборудование», «Группы» «Расписание», «Дополнительные услуги».
Пользоваться базой данных могут два типа пользователей: клиент и менеджер. Причем основная задача менеджера - создать базу данных и выпустить ее для пользователей. При добавлении нового тренера, менеджеру придется менять базу данных изнутри и выпустить обновление. Но некоторые действия он может делать в online режиме, например, добавлять абонементы.
Клиент, придя в клуб, может ознакомиться с нашим фитнес-клубом: посмотреть краткую рецензию, посмотреть оборудование (для каких упражнений они предназначены, какова цена, название производителя), которое используется здесь, какие тренеры работают, какой они имеют опыт работы, какие дисциплины ведут, посмотреть самых опытных тренеров (чей опыт работы более 10 лет), могут узнать номер телефона и лично поговорить об индивидуальных тренировках.
Далее можно ознакомиться с абонементами. Узнать, какой клиент, какой абонемент использует (это могут делать, как менеджеры, так и клиенты, т.е. наблюдать друг за другом). Соответственно можно узнать, какой абонемент не занят. От желаний клиента, он может посмотреть, какие занятия индивидуальные, какие групповые (а также посмотреть список существующих групп). В отдельной вкладке можно ознакомиться с расписанием. В итоге, клиент может оформить абонемент, оплатить его и получить чек.
Аналогично абонементам, можно узнать о дополнительных услугах. Посмотреть перечень всех услуг, в виде списка или отчета, и также оформить себе услугу, оплатить, получить чек.
Также есть отдельная вкладка для информации о клиентах. Здесь можно добавить себя и стать клиентом фитнес-клуба. Далее можно узнать данные всех клиентов, где уже можно найти себя. Узнать информацию об определенном клиенте, а также об использовании дополнительных услугах. В любой организации, которая предоставляет какие-либо услуги, должен быть учет должников, поэтому клиент может посмотреть: находится ли он в должниках или нет.