Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных. Выбираем элемент управления Создание таблицы в режиме конструктора.
Теперь необходимо заполнить Имена полей и выбрать Типы данных. По окончании заполнения через меню Файл>Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. На рисунке 4 можно увидеть таблицы для БД компьютерного магазина в режиме конструктора.
7. Реляционная схема базы данных
Реляционная база данных - это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.
1. Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.
2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.
3. Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.
4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).
5. Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.
6. При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию. информационный транспорт маршрут троллейбус
Скриншот 1
Скриншот 2
Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами). Для этого:
нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;
щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);
в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;
закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;
создадим связь между таблицами Товары и Заказы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Код товара>> в таблице Товары на поле <<Код товара>> в таблицу Заказы. На экране откроется окно <<Связи>>;
устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
аналогично создаем связи между полем <<Код сотрудника>> в таблице Сотрудники и полем <<Код сотрудника>> в таблице Заказы, и т.д. Рис. 5 отображает полученную схему базы данных компьютерного магазина.
Закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.
Скриншот 3
7. Реализация форм ввода данных в СУБД
Формы в Access создают для того, чтобы облегчить ввод и редактирование данных, обеспечить их вывод в удобном для пользователя представлении. С помощью подобных объектов можно делать доступной только часть данных, автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять значения выражений и т. д.
Создание форм. Для начала создадим формы ввода для каждой из таблиц в базе данных.
Ход выполнения: Откроем нужную таблицу, во вкладке Создать выберем «создать форму»
Скриншот 4
Далее создаём главную форму.
Во вкладке создать выберем «формы навигации»:
Скриншот 5
8. Актуализация БД
При запуске данной базы данных откроется главная кнопочная форма, с помощью которой можно легко и быстро открывать таблицы, формы, запросы, отчёты.
Скриншот 6
Для пользователя представлены 6 форм, связанные с таблицами. 3 запроса, а также 6 отчётов. Формы таблиц созданы, для удобного заполнения и редактирования таблиц. Во вкладке запросы, они выполняются прямо в форме. Отчёты создаются в один клик!
9. Реализация оперативных запросов в СУБД
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.
Создадим запросы на загруженность ремонтного цеха.
Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицы «Ремонтный цех» и «Городской автопарк», добавляем необходимые поля, нажимаем кнопку «Далее». На основании этих данных будет создан запрос. В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «Загруженность цеха» и отмечаем галочкой пункт «Изменить макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Троллейбусы» мы будем использовать функции груповых операций, выбираем операцию county, которая будет суммировать троллейбусы по каждой из поломок (у скольких троллейбусов определенная поломка). При выполнении запроса (значок на панели управления) появится таблица товаров в наличии или отсутствующих в зависимости от запроса.
10. Реализация итоговых отчётов в СУБД
Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.
Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.
Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.
По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.
Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».
Для создания отчета следует нужно открыть вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.
В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных - таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку «ОК».
Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных, нажимаем «Далее». Добавляем уровни группировки, нажимаем «Далее»
В следующем окне выбираем пункт «Итоги» и в открывшемся окне ставим галочку в поле «Sum».
Нажимаем «Ок» и «Далее». Выбираем вид макета «Структура 2». В следующем окне выбираем стиль оформления, затем вводим имя отчета и нажимаем «Готово» (Рис. 23) Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора.
11. Формирование отчётов о ходе выполнения и создания проекта, который является
Для создании выписки в форме отчета открываем вкладку «Отчеты» в окне базы данных и выбираем пункт меню «Создание отчетов в режиме конструктора».
Откроется окно конструктора. Заполнять форму будем без мастера.
На панели элементов выбираем значок «Надпись».
И вставляем элемент надписи в верхний колонтитул отчета. Называем «Выписка на наличие товара».
На панели элементов нажимаем значок «Починенная форма/отчет» и вносим этот элемент в область данных.
В появившемся окне выбираем пункт «Имеющиеся отчеты и формы» и в списке выделяем форму «Починка троллейбусов», т.к. эта форма по структуре вполне может соответствовать создаваемому отчету. Нажимаем «Далее».
В открывшемся окне задаем имя формы и нажимаем кнопу «Готово».
В процессе создания отчета-выписки есть возможность переходить в режим просмотра без сохранения формы . Это дает возможность визуально оценить будущий отчет.
Теперь в нижнем колонтитуле введем формулы для отображения даты отчета и страниц (Рис. 30). Для этого на панели элементов выбираем элемент управления «Поле» И разместим два таких элемента в нижнем колонтитуле. В одном поле введем формулу для отображения текущей даты: «=Now()». А во втором поле введем формулу для отображения текущей страницы и общего количества страниц: «="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]».
Теперь отчет готов.
Заключение
База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
таблицы для сохранения данных;
запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.
Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач управления общественным электротранспортом, а в частности организации работы депо, позволяет автоматизировать и поддерживать систему управления и контроля над автопарком, маршутами, персоналом. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.
Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.
В ходе проделанной работы, нами были созданы:
7 таблиц.
8 запросов, из них 5 на выборку и 2 на удаление, и 1 на обновление.
13 форм
8 отчетов