Время как ресурс присутствует при принятии любых плановых решений. Оно может рассматриваться как цель и как ограничение. В зависимости от характера задачи время может составлять секунды или часы для оперативных задач, месяцы или годы -- для долгосрочных стратегических задач. Располагаемое время влияет на возможности получения информации о проблемной ситуации и всестороннего обоснования последствий планируемого решения.
Эффективность труда руководителя во многом зависит от того, как распределено рабочее время на выполнение различного рода работ.
Те, кто не планирует свое рабочее время, не могут точно ответить, сколько времени у них уходит на выполнение внутренних и внешних аспектов работы, сколько -- на текущую и перспективную работу, не говоря уже о затратах времени на повседневно встречающиеся работы (диктовка, чтение поступающей почты), сколько и чем он загружен по каждому виду работ в отдельности. Часто руководители жалуются, что перегружены, задерживаются на работе, а размышлять им и совсем некогда.
Обследования, проведенные на некоторых предприятиях, выявили в работе руководителей ряд недостатков как следствие недооценки планирования рабочего времени. Один из них - недостаточная целенаправленность повседневной работы руководителя, распыление времени и внимания на мелкие, текущие дела.
Непродуманное распределение времени руководителями на различные виды работ дезорганизуют работу руководителей подразделений и служб, не позволяя им четко планировать свое время, а все это пагубно действует на подчиненных. Вместо целенаправленной компетентной работы в рамках поставленных перед ними задач они второпях выполняют мелкие поручения руководителя, и за умение делать это их в основном и ценят.
Как показывает практика, управление рабочим временем руководящего персонала является основным внутренним фактором влияющим на эффективность организации управленческого труда.
2. Классификация планов предприятия
По содержанию и форме проявления различают следующие виды (формы) планирования Денисов А.Ю. Жданов С.А. Экономическое управление предприятием и корпорацией. М.: «Дело и Сервис», 2002. С. 85.:
1. С точки зрения обязательности плановых заданий -- директивное и индикативное планирование.
Директивное планирование представляет собой процесс принятия решений, имеющих обязательный характер для объектов планирования. Вся система социалистического народнохозяйственного планирования носила исключительно директивный характер. Поэтому за невыполнение плановых заданий руководители субъектов хозяйствования несли дисциплинарную, а иногда и уголовную ответственность.
Индикативное планирование представляет собой наиболее распространенную во всем мире форму государственного планирования макроэкономического развития. Индикативное планирование является антиподом директивного, потому что индикативный план не носит обязательный для исполнения характер. В составе индикативного плана могут быть обязательные задания, но их число весьма ограничено. В целом же он носит направляющий, рекомендательный характер.
В качестве индикаторов используются показатели, характеризующие динамику, структуру и эффективность экономики, состояние финансов, денежного обращения, рынка ценных бумаг, движение цен, занятость и качество жизни населения, внешнеэкономические связи и т.п. Основная задача индикативного плана состоит не только в том, чтобы дать количественную оценку этих показателей, но и обеспечить взаимоувязку и сбалансированность всех показателей развития экономики. Поэтому роль индикативного плана -- выявить те параметры экономики, которые могут быть скорректированы государством, если экономическое развитие будет осуществляться не по благоприятному сценарию.
2. В зависимости от срока, на который составляется план, и степени детализации плановых расчетов принято различать долгосрочное (стратегическое), среднесрочное и краткосрочное (текущее) планирование.
Стратегическое планирование охватывает период более 5 лет, например 10,15 и 20 лет. Такие планы призваны определять долговременную стратегию предприятия, включая социальное, экономическое, научно-технологическое развитие.
Среднесрочное планирование осуществляется на период от 1 года до 5 лет. На некоторых предприятиях среднесрочное планирование совмещается с текущим. В этом случае составляется так называемый скользящий пятилетний план, в котором первый год детализируется до уровня текущего плана и представляет собой по сути дела краткосрочный план.
Текущее планирование охватывает период до 1 года, включая полугодичное, квартальное, месячное, недельное (декадное) и суточное планирование.
3. По содержанию плановых решений выделяют стратегическое, тактическое, оперативно-календарное и бизнес-планирование. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на долгосрочную перспективу и определяет основные направления развития хозяйствующего субъекта. Посредством стратегического планирования принимаются решения о том, как расширить деятельность в области бизнеса, создать новые сферы бизнеса, стимулировать процесс удовлетворения нужд потребителей, какие усилия следует предпринять для удовлетворения рыночного спроса, на каких рынках лучше действовать, какую продукцию выпускать или какие услуги оказывать, с какими партнерами вести бизнес и т.п.
Основная цель стратегического планирования состоит в создании потенциала для выживания предприятия в условиях динамично изменяющейся внешней и внутренней среды, порождающей неопределенность перспективы. В результате стратегического планирования предприятие ставит перспективные цели и вырабатывает средства их достижения.
Если стратегическое планирование рассматривать как поиск новых возможностей предприятия, тактическое планирование следует считать процессом создания предпосылок для реализации этих новых возможностей, а оперативно-календарное планирование -- процессом их реализации.
Тактическое планирование позволяет реализовать вскрытые резервы, что может найти выражение в увеличении объемов производства, снижении затрат, повышении качества продукции, росте производительности труда, уменьшении потребности в капитальных затратах и т.п.
На основе технико-экономического плана устанавливаются связи между структурными подразделениями предприятия, научно обоснованные пропорции в производстве, осуществляется разработка бюджетов (смет) по основным видам деятельности, а также контроль за их выполнением.
На сегодняшний день бюджеты являются главным средством планирования и контроля как в сфере бизнеса, так и в государственном управлении. Бюджет фирмы -- это план, охватывающий все аспекты хозяйственных операций на определенный перспективный период и отражающий цели и политику фирмы, установленные высшим руководством для предприятия в целом и для каждого из его подразделений.
Тактическое планирование, как правило, охватывает краткосрочный и среднесрочный периоды, а стратегическое планирование эффективно в долгосрочном и среднесрочном периодах. Что касается объектов и предметов тактического планирования, то они могут быть самыми разнообразными. Здесь следует помнить одно правило: единственная возможность сделать процесс тактического планирования контролируемым заключается в планировании только основных видов продукции и затрат, важнейших функций. Однако при различной структуре планов должна соблюдаться зависимость: «издержки -- выпуск -- прибыль -- цена». В противном случае становится нецелесообразным тактическое планирование.
Оперативно-календарное планирование (ОКП) является завершающим этапом в планировании хозяйственной деятельности фирмы. Основная задача ОКП состоит в конкретизации показателей тактического плана с целью организации повседневной планомерной и ритмичной работы предприятия и его структурных подразделений.
В процессе оперативно-календарного планирования выполняются следующие плановые функции:
определяется время выполнения отдельных операций по изготовлению деталей сборочных единиц изделий и изделий в целом путем установления сопряженных сроков передачи предметов труда цехами-поставщиками их потребителям;
осуществляется оперативная подготовка производства путем заказа и доставки на рабочие места материалов, заготовок, инструментов, приспособлений и другой оснастки, необходимой для выполнения плана производства продукции;
ведется систематический учет, контроль, анализ и регулирование хода производственного процесса, предупреждающие или ликвидирующие его отклонения от планового графика.
Бизнес-план предназначен для оценки целесообразности внедрения того или иного мероприятия. Особенно это касается инноваций, которые требуют для своей реализации крупных инвестиций.
Бизнес-план инвестиционного проекта разрабатывается для обоснования Пушкарев Н.Н., Матвеев А. В. Управленческая деятельность руководителя фирмы. -- М.: Хронограф, 1998. С. 58.:
текущего и перспективного планирования развития предприятия, выработки (выбора) новых видов деятельности;
возможности получения инвестиционных и кредитных ресурсов, а также возврата заемных средств;
предложений по созданию совместных и иностранных предприятий;
целесообразности оказания мер государственной поддержки.
В теории и практике планирования могут также выделяться другие виды планирования, охватывающие как главные, так и второстепенные аспекты этого процесса.
3. Концептуальная модель системы планирования
Таким образом, дать строгое определение планированию в целом довольно затруднительно в силу многогранности и широты понятия. Сходная проблема обнаруживается при попытке охарактеризовать или каким-то образом дефинировать методику формулирования планов. Способ достижения результата напрямую зависит от того, какой смысл вкладывается в этот результат, какие ожидания с ним связываются, и с этой точки зрения вполне уместным видится заявление по поводу того, что не может быть некой единой универсальной методики по выработке планов, равно как и не существует подобной же универсальной системы планирования.
Тем не менее, можно сделать попытку набросать штрихи общей концептуальной модели, которая, несмотря на свою примитивность с одной стороны, и вытекающую из этого практическую неприменимость с другой, может с успехом дать общее представление о процессе планирования.
Разделим условно практический процесс планирования на 3 секции: предпосылки, формулирование и применение.
Предпосылки.
Прежде чем запускать в действие какую-либо программу выработки планов, лица, непосредственно занятые в процессе, должны иметь чёткое и однозначное представление о том, каковы ожидания высшего руководства, определённые им цели, а так же как система будет приводится в действие. Как правило, подобные тезисы могут быть оговорены в устной форме, но чаще прибегают к распространению документального «плана к плану». Собственно предпосылки, своего рода совокупность точек отсчёта плана, иногда фигурируют под общим названием анализа ситуации, порой употребляются сходные понятия, как то: корпоративная оценка, аудит ситуации, и пр., включают же они в себя четыре основных объекта:
Внешние ожидания и интересы; требования и ожидания, выдвигаемые обществом, акционерами, клиентами, поставщиками, кредиторами, и т.д.
Внутренние ожидания и интересы; требования и ожидания высшего руководства, средних руководящих звеньев, рядового персонала.
База данных; численные характеристики экономических показателей прошедших периодов, настоящей ситуации, прогнозы.
Объективные оценки; среда бизнеса - возможности и опасности, собственно компания - сильные и слабые стороны.
Очевидно, что ни одна организация, насколько велика и «богата» она ни была, не в состоянии оценить досконально все без исключения элементы, так или иначе задействованные в образовании этой самой текущей ситуации. Однако каждая компания должна чётко определить те элементы текущей ситуации, в будущем, прошлом, или настоящем находящиеся, которые имеют первостепенное значение для деятельности компании и оказывают ключевое воздействие на её рост и благосостояние, и, соответственно, приложить максимум усилий на детальное изучение данных элементов. Прочие детали могут быть так же задействованы в проведении анализа, но могут быть использованы без существенной исследовательской проработки, или же просто заимствованы из открыто публикующихся источников Акофф Р. Планирование будущего корпорации. М: Прогресс, 1985. С. 173..
Внешние ожидания и интересы в крупных организациях, что очень существенно, должны непременно учитывать и оценивать позиции широких кругов общественности, а так же динамику их изменения, в то время как в малых предприятиях подобные интересы могут быть сфокусированы на требованиях акционеров.
Внутренние интересы менеджеров и коллектива компании вообще так же нуждаются в соответствующей оценке, хотя безусловно внимание должно быть уделено требованиям высшего руководства, поскольку очевидна их важность и прямая зависимость от них как интересов нижних ступеней руководства и рядовых работников, так и благополучия компании в целом. Вышеописанные предпосылки являются фундаментальными независимо от структуры системы планирования.