Microsoft Word может обнаруживать несогласованность форматирования при вводе и подчеркивать соответствующие фрагменты текста синей волнистой линией.
Выберите в меню Сервис команду Параметры, а затем откройте вкладку Правка.
В группе Параметры правки установите флажок Вести учет форматирования (если он еще не установлен).
В группе Параметры правки установите флажок помечать несоответствия формата.
Несогласованные элементы форматирования будут подчеркнуты синей волнистой линией.
При возникновении несогласованности форматирования щелкните правой кнопкой мыши место в документе, которое подчеркнуто данной волнистой линией.
Появится сообщение о необходимости замены с предложением нескольких вариантов замены. Выберите необходимый вариант.
Примечание. Чтобы удалить синюю волнистую линию и не выполнять согласование форматирования, нажмите кнопку Пропустить. Чтобы пропустить все несогласованности форматирования в документе, нажмите кнопку Пропустить правило.
Вопросы для самоконтроля.
1. В чем состоят особенности разработки большого документа?.
2. Что такое структура документа?
3. Какие возможности представляет инструменты опции Стили и форматирование?
4. Что такое встроенные стили?
5. Как создать и изменить стиль?
6. Как применить стиль к документу?
7. Как проверить согласованность стилей?
Лабораторная работа №2. «Разработка структуры главного и вложенного документов»
Цели занятия:
Изучить особенности разработки большого документа с использованием опций Структура документа и Стили и форматирование
Научиться создавать главный и вложенные документы.
Ознакомиться с практическими приемами разработки большого документа.
На предыдущем занятии рассмотрены способ форматирования большого документа инструментами опции Стили и форматирование. Этот метод используется в основном для форматирования уже напечатанных текстовых материалов или разделов текста, скопированных в документ из других документов, что часто делается на практике при разработке больших документов. Он также может использоваться при форматировании текстов после их сканирования и преобразования в Word.
Для разработки большого документа с чистого листа он не совсем удобен из – за необходимости частого обращения к окну Стили.
Word предоставляет в распоряжение пользователя такие инструменты, как Структура, главный документ, которые в комплексе с инструментами опции Стили и форматирование позволяют значительно упростить процесс разработки большого документа.
Каждый документ имеет свою структуру, которая отображается иерархической последовательностью заголовков и абзацев. Так в документе можно выделить несколько уровней заголовков (последний уровень - это абзац):
Первый уровень – глава, имеет нумерацию 1, 2, 3,…;
Второй уровень – параграф, имеет нумерацию 1.1, 1.2, 1. 3, … , 2.1, 2,2, …::
Третий уровень раздел параграфа. Имеет нумерацию 1.1.1, 1.1.2 ……;
…………………………………………………………………………….
Девятый уровень – абзац текста.
Word поддерживает девять уровней структуры.
Текст каждого уровня имеет свой формат (отступы от края страницы, шрифт, размер, шрифта, цвет шрифта и т.д.) и во всем документе тексты одного уровня имеют одно форматирование.
Следовательно, если проанализировать документ, который необходимо разработать, в нем можно выделить уровни заголовков, если теперь в окне Стили и форматирования отформатировать заголовки каждого уровня в соответствии с принятыми в организации требованиями к оформлению документов, то этот формат будет использоваться во всем тексте. Кроме того, сохранив этот формат, его можно использовать во всех последующих документах. Эти возможности Word и составляют основу способа разработки большого документа.
Последовательность действий при создании структуры документа состоит в следующем:
1. Анализируется документ, который будет отрабатываться и определяется иерархия заголовков.
2. Для заголовков каждого уровня, в том числе и для абзаца создается с помощью инструментов опции Стили и форматирование свой стиль. Как рассматривалось в практической работе 1., при этом желательно каждому стилю дать уникальное название, отличающее его от встроенных стилей и стилей, использующихся в документах другого типа. Например, глава, параграф, раздел параграфа, абзац и т.д.
3. Включите режим Структура (Вид/Структура). Режим структуры - режим, в котором заголовки документа смещены в зависимости от соответствующего им уровня в структуре документа
В режиме Структура введите заголовки для документа. После каждого заголовка необходимо нажимать клавишу ENTER.
4. Присвойте стиль каждому из заголовков (например, для главы - стиль «Глава», а для параграфов — стиль «Параграф»). Эту операцию можно выполнить, перетаскивая структурные символы заголовков или значки + и – .
Чтобы понизить уровень заголовка, перетащите символ правее.
Чтобы повысить уровень заголовка, перетащите символ левее.
Чтобы присвоить заголовку другой уровень и придать ему соответствующий стиль форматирования, поместите на него курсор, а затем на панели инструментов Структура нажимайте кнопку Повысить или Понизить, пока заголовок не достигнет необходимого уровня.
Чтобы переместить заголовок на новое место, поместите курсор на заголовок, а затем на панели инструментов Структура нажимайте кнопку Вверх или Вниз, пока заголовок не будет перемещен в нужное место. Относящийся к этому заголовку основной текст будет перемещен вместе с заголовком.
Символы структуры отображаются слева от заголовков документа в режиме структуры. С помощью этих символов можно свернуть и развернуть подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ. При перетаскивании знаков на экране отображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня.
Организовав документ нужным образом, перейдите в обычный режим или режим разметки и наберите в соответствующих промежутках между заголовками текст абзацев, устанавливая перед этим в окне Стиль стиль абзаца.
Созданную структуру документа можно просмотреть, включив в меню Вид режим Схема документа. В этом режиме упорядочить текст можно также путем перетаскивания символов структуры и для заголовков и основного текста вверх или вниз, влево или вправо. При перетаскивании символа заголовка подзаголовки и основной текст тоже перемещаются или изменяется их уровень.
Главный документ представляет собой контейнер, объединяющий несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа можно настраивать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например, книги, разделенные на главы. В главном документе можно просматривать, реорганизовывать, форматировать, редактировать и печатать вложенные документы как один документ, а также составлять для них общее оглавление.
С главным документом можно работать как индивидуально, так и группой, поместив его в сетевой каталог и предоставив всем сотрудникам возможность работать с ним одновременно.
Главные документы применяются для обработки длинных документов. При этом длинный документ разбивается на несколько вложенных документов.
В режиме главного документа можно без особого труда создавать перекрестные ссылки, оглавление и предметный указатель по всем вложенным документам. Он также позволяет напечатать несколько вложенных документов, не открывая их по отдельности. Порядок расположения вложенных документов можно менять посредством перетаскивания специальных значков.
Режим главного документа используется для просмотра структуры длинных документов или открытия одного из вложенных документов.
Чтобы внести изменения во вложенный документ, перейдите в обычный режим. В обычном режиме вложенные документы отображаются как разделы главного документа. Чтобы создать вложенные документы, выделите заголовки в режиме Главного документа/структура, а затем нажмите кнопку Создать вложенный документ. (Если кнопка Создать вложенный документ недоступна, нажмите сначала кнопку Свернуть вложенные документы.) Каждый вложенный документ будет изображен в рамке.
После того как документы будут созданы, выберите команду Сохранить как в меню Файл, а затем укажите имя и каталог для главного документа. Главный документ будет сохранен под указанным именем. Каждому вложенному документу автоматически присваивается имя, составленное из первых букв заголовка.
При открытии главного документа все вложенные документы по умолчанию изображаются свернутыми. Чтобы развернуть или свернуть вложенные документы, нажмите кнопку Свернуть/развернуть (- или +) на панели инструментов Главный документ.
В главном документе можно развернуть, изменить или напечатать любой вложенный документ. Чтобы открыть вложенный документ в режиме главного документа, щелкните текст вложенного документа, если вложенные документы свернуты, или щелкните дважды значок вложенного документа, если вложенные документы развернуты. Члены рабочей группы могут разделить большой документ на персональные участки и работать над главным документом одновременно. Если вложенный документ удаляется или переименовывается, эти изменения необходимо отразить и в главном документе.
1. Нажмите кнопку Создать .
2. Перейдите в режим главного документа.
3. Создайте структуру главного документа.
4. Выделите заголовки и текст, которые будут помещены во вложенные документы.
Первому заголовку в выделенном тексте должен быть присвоен стиль заголовка или уровень структуры, которые в дальнейшем будет обозначать начало каждого нового вложенного документа. Например, если выделенный текст начинается с заголовка, отформатированного стилем «Заголовок 2», в выделенном тексте для каждого заголовка, отформатированного стилем «Заголовок 2» будет создан отдельный вложенный документ.
5. На панели инструментов Главный документ нажмите кнопку Создать вложенный документ.
6. Чтобы сохранить главный документ и вложенные документы, выберите команду Сохранить как в меню Файл.
7. Укажите имя и расположение главного документа и нажмите кнопку Сохранить.
Каждому из вложенных документов автоматически присваивается имя, составленное из первых символов его заголовка.
Примечание. Если кнопка Создать вложенный документ недоступна, нажмите сначала кнопку Развернуть вложенные документы.
Преобразование существующего документа в главный документ
Преобразовать в главный документ можно только такие документы, структура которых создавалась в режиме Структура
1. Откройте документ.
2. Перейдите в режим главного документа.
3. С помощью стилей заголовков или уровней структуры создайте структуру документа.
4. Выделите заголовки и текст, которые должны быть размещены во вложенных документах.
5. На панели инструментов Главный документ нажмите кнопку Создать вложенный документ.
6. Чтобы сохранить главный документ и вложенные документы, выберите команду Сохранить как в меню Файл.
7. Укажите имя и расположение главного документа и нажмите кнопку Сохранить.
Каждому из вложенных документов автоматически присваивается имя, составленное из первых символов его заголовка.
1. Откройте главный документ в режиме главного документа.
2. Разверните вложенные документы.
3. Поместите курсор на позицию, в которую предполагается вставить документ.
Уже имеющиеся вложенные документы должны быть разделены пустой строкой.
4. На панели инструментов Главный документ нажмите кнопку Вставить вложенный документ .
5. В поле Имя файла введите имя документа, который требуется вставить, и нажмите кнопку Открыть.
Примечание. Форматы разделов и шаблон нового вложенного документа могут отличаться от форматов и шаблона главного документа.
При сохранении главного документа каждому вложенному документу автоматически присваивается имя файла. Имя файла составляется из первых символов заголовка документа. Например, документ с заголовком «Глава 1» будет назван «Глава 1.doc».
Чтобы просмотреть имена файлов всех вложенных документов, откройте главный документ в режиме главного документа, а затем сверните вложенные документы. Имена файлов будут оформлены как гиперссылки.
Наиболее простым способом создания оглавления является использование встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков. Если встроенные форматы уровней структуры или стили заголовков уже используются, выполните следующие действия.
Щелкните место вставки оглавления.
В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем - команду Оглавление и указатели.
Откройте вкладку Оглавление. Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите нужный вариант в поле Форматы.
Выберите другие параметры оглавления.
Если уровни структуры или встроенные заголовки не используются, выполните следующие действия.
В меню Вид выберите команду Панели инструментов, а затем — команду Структура.
Выделите первый заголовок, который необходимо поместить в оглавление.
На панели инструментов Структура выберите Уровень структуры, который требуется сопоставить с выбранным абзацем.
Для каждого заголовка, который требуется включить в оглавление, повторите шаги 2 и 3.
Щелкните место вставки оглавления.
В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Оглавление и указатели.
Откройте вкладку Оглавление.
Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите нужный вариант в поле Форматы. Выберите другие параметры оглавления.
При сборке оглавления можно указать стили, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.
Щелкните место вставки оглавления.
В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем - команду Оглавление и указатели.
Откройте вкладку Оглавление.
Нажмите кнопку Параметры.
В столбце Доступные стили найдите стиль, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.
В поле столбца Уровень, расположенном справа от имени этого стиля, введите номер уровня (от 1 до 9), который будет соответствовать этому стилю заголовка.
Примечание. Если необходимо использовать только пользовательские стили, удалите номера уровней для встроенных стилей, таких как «Заголовок 1».
Повторите шаги 5 и 6 для каждого стиля, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление. Нажмите кнопку OK.
| 14 |
| 3901 |
| 4 ПРАКТИКА |
| 4 работа |
| 49 |
| 4лаба (с данными) |
| ADAPTATsIYa |
| Chto_-_to_poleznoe |
| DOC1228 |
| G |