Башкирский государственный аграрный университет
Применение информационных систем в работе приемной комиссии вуза
Шангареев И.Ф., Габбасов Т., Иванова Г.Р.
Основное содержание работы
Основная задача приемной комиссии - регулирование процесса перехода учащихся от средней общеобразовательной школы к высшей школе. Желающие получить высшее образование превращаются из школьников в абитуриентов, подавших заявление о приёме и прочий набор требуемых документов (аттестат или диплом и т.д.), и, наконец, в студентов в случае успешной сдачи экзаменов и прохождения по конкурсу [1].
Приемная комиссия университета сегодня - это сложный учебнохозяйственный комплекс с многочисленными внешними и внутренними связями. Большие возможности для совершенствования управления приемной комиссией предоставляет использование вычислительной техники и средств связи. Наиболее трудоемкими являются процессы, связанные с обработкой информации - сбор, накопление, преобразование, отображение, хранение, передача и вывод. Ускорить эти процессы и облегчить труд персонала приемной комиссии позволяет информационная подсистема учета абитуриентов.
Для организации эффективного ведения документации приемной комиссии требуется наличие централизованного хранения информации, а также свободного доступа к ней. Существенной проблемой является быстрый и результативный поиск необходимой информации среди огромного объема данных. Применение электронного решения проблем позволяет уменьшить время поиска информации и способствует оптимальному взаимодействию в области создания и контроля документов.
В момент прохождения производственной практики в университете проходил один из этапов внедрения 1С-Университет.
Возможностями системы, позволяющими автоматизировать процессы, проходящие в приемной комиссии, являются
1) Планирование проведения приемной кампании:
a) Настройка балльных систем оценивания;
b) Формирование плана набора абитуриентов по специальностям и формам обучения;
c) Формирование перечня вступительных испытаний;
d) Формирование порядка зачисления с учетом:
i) Льгот, установленных законодательством;
ii) Оснований поступления (бюджет, на платной основе, по направлению от предприятия и т.д.);
iii) Побед и призовых мест в олимпиадах, медалей.
2) Формирование личного дела абитуриента (с отметкой о наличии оригиналов или копий документов).
3) Формирование необходимого перечня документов абитуриента:
a) Заявление;
b) Расписка;
c) Экзаменационный лист;
d) Экзаменационная ведомость;
e) Документ о допуске к вступительным испытаниям;
f) Пропуск на пункт проведения экзамена;
g) Договор с абитуриентом, при поступлении на платной основе.
4) Обработка информации о вступительных испытаниях и ЕГЭ.
5) Проверка результатов ГИА-интеграция с Федеральной базой свидетельств о результатах Единого государственного экзамена (ФБС ЕГЭ) http://www.fbsege.ru/.
6) Обмен данными с ФИС ГИАи Приема http://priem.edu.ru
7) Ведение информации о результатах олимпиад, в которых принимал участие абитуриент.
8) Возможность перезачета результатов олимпиад в качестве результатов вступительных испытаний.
9) Проведение вступительных испытаний и зачисление:
a) Распределение абитуриентов по группам;
приемная комиссия вычислительная техника
b) Формирование рейтингов и списков абитуриентов, рекомендованных к зачислению;
c) Формирование приказов о зачислении.
10) Формирование и вывод на печать статистических, аналитических и списочных отчетных форм:
a) Сведения о дублированных предметах в свидетельствах ЕГЭ;
b) Статистические табличные данные абитуриентов;
c) Результаты вступительных испытаний;
d) Протокол допуска к вступительным испытаниям;
e) Экзаменационная ведомость абитуриентов;
f) Данные для проверки свидетельств ЕГЭ;
g) Сведения о зачислении в вуз по результатам ЕГЭ;
h) Информация о результатах вступительных испытаний;
i) Информация о ходе приема документов.
Рассмотрим процесс обработки документов, предоставленных абитуриентом в приемную комиссию вуза.
Рисунок 1. Контекстная диаграмма функциональной модели обработки документов абитуриентов
На рисунке 1 видно, что входной информацией являются: анкетные, паспортные, справочные данные абитуриента, свидетельство ЕГЭ, а также аттестат об окончании учебного заведения. Выходная информация - личное дело абитуриента, статистические данные и договор об оказании услуг.
Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции функциональной модели
На 2 рисунке представлена декомпозиция функциональной модели, то есть более подробное описание обработки данных. В первую очередь обрабатываются документы абитуриента, далее следует "Создание физического лица". После первых двух этапов все полученные данные заносятся в базу данных в виде электронного личного дела.
В результате обследования и работы в приемной комиссии университета, с информационной системой поддержки работы был выявлен ряд проблем:
1) Локальная сеть не выдерживает большого потока поступающей информации, часто происходят задержки при передаче данных. Так как ИС 1СУниверситет построена по клиент-серверной модели, и в один момент времени к БД могут обращаться множество операторов, которые обращаются с ценными сведениями - это может быть критично.
2) Недостаточность персонала приемной комиссии.
3) Рабочие места имеют низкую пропускную способность, и, следовательно, большие очереди и растущее недовольство абитуриентов.
Предлагаемые пути решения:
1) Подключение высокоскоростной сети;
2) Оптимизация числа сотрудников: в дни прогнозируемого наплыва посетителей увеличить количество работников.
приемная комиссия вычислительная техника
1. [Электронный ресурс] https: // ru. wikipedia.org/wiki/
2. Положение о приемной комиссии БашГАУ http://www.bsau.ru/doc/pol-pk. pdf (дата обращения 19.10.2015)
3. [Электронный ресурс] Устав БашГАУ http://old. bsau.ru/netcat_files/Flash/bsau/prepod/docs/Ustav_2011. swf (дата обращения 19.10.2015)
4. Черемных С.В. и др. Моделирование и анализ систем. IDEFтехнологии: практикум / С.В. Черемных, И.О. Семенов, В.С. Ручкин. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 192 с.
5. [Электронный ресурс] Статистика приема http://www.bsau.ru/enrollee/inspection_board/045. pdf (дата обращения 19.10.2015)