Книга / учебник: Предпосылки возникновения проектного менеджмента. Градостроительный кодекс РФ

Не менее важно уметь излагать свои мысли в письменном виде. Умение четко изложить на бумаге свои идеи, свой замысел - первый шаг к их реализации. Многие руководители предпочитают устно выражать свои новые идеи и просить подчиненных изложить их письменно, что им не всегда удается.

Желательно, чтобы менеджер делал это сам, ведь изложение собственных идей на бумаге заставляет вникать в конкретные детали. И если при этом возникают затруднения, значит, идея не продумана до конца. Но конечно, важно умело использовать возможности подчиненных, чтобы и они выдавали «на-гора» свои идеи. Эффективна, например, система квартальных докладов, применявшаяся американским менеджером Ли Якокка. Руководители (начиная с низшего уровня управления) должны были ежеквартально направлять своему непосредственному начальнику доклады, в которых предлагалось ответить на следующие вопросы:

• какие задачи вы ставите на ближайшие три месяца;

• какова приоритетность этих задач;

• какие результаты вы хотите получить;

• какие средства будут затрачены на эти результаты.

Обобщив доклады своих подчиненных, вышестоящий менеджер составлял собственный доклад непосредственному начальнику и т.д. Такой подход дает возможность каждому руководителю почувствовать, что он сам себе хозяин, сам способен выдвинуть и решить конкретные задачи. На основе постоянного диалога между менеджером и его руководителем осуществляется продвижение идей до самого верха. При такой системе трудно спрятаться за спины других. Люди всегда будут на виду.

Оценивать работу менеджера следует по двум критериям: результативности и эффективности. Результативность - это достижение результата с минимальными затратами. Иными словами, результативный менеджер за счет более высокой производительности получает больший объем продукции при меньших затратах. Но для положительной оценки работы менеджера этого недостаточно. Главное - правильно определить цели, на которых необходимо сконцентрировать все усилия (направить деятельность предприятия).

Можно работать производительно, но не эффективно, например, выпускать товары, не пользующиеся спросом. Результативный менеджер делает вещи правильно, а эффективный делает правильные вещи!

Для достижения поставленных целей каждый менеджер в своей повседневной работе должен использовать арсенал научных методов менеджмента, чему необходимо основательно учиться.

Прежде чем стать систематизированной научной дисциплиной, научный менеджмент прошел долгий путь развития. Хотя управление появилось на заре развития человечества, научное управление возникло в конце XIX -начале XX века. Именно тогда началось формирование теории менеджмента. Изучение различных школ управленческой мысли помогает глубже разобраться в теории и практике менеджмента, умело использовать в своей работе различные подходы и методы, выработанные человечеством.

Первое место по праву (и по хронологии) занимает «классическая теория» организации управления. Ее выдающийся представитель - Фредерик Уинслоу Тейлор - начинал с научной организации труда рабочих, которая должна была привести к быстрому росту производительности.

Он считал, что путем серьезных исследований необходимо выявить оптимальные приемы выполнения рабочими каждого элемента производственного процесса, обеспечить стандартизацию их деятельности. Затем на основе стандартных приемов работы проводится отбор лучших рабочих.

И только после этого можно решать вопросы организации стимулирования, что приведет к сотрудничеству администрации и рабочих в деле внедрения научных методов. Основы системы научного управления Тейлор сформулировал следующим образом: «Наука вместо традиционных навыков; гармония вместо противоречий; сотрудничество вместо индивидуальной работы; максимальная производительность вместо ограничения производительности; развитие каждого отдельного рабочего до максимально доступной ему производительности и максимального благосостояния».

Чтобы внедрить такую систему, необходимо было серьезно изменить самоуправление производством. Введением, так называемых функциональных мастеров - инспектора, мастера по ремонту и темпу работы, а также по планированию и отчетам - Тейлор, по сути, ввел научное разделение управленческого труда. И это, с нашей точки зрения, главное достоинство тейлоризма в формировании теории научного управления.

Тейлор предлагал выделить в самостоятельную управленческую функцию планирование, признавал, что хорошо организовать управление производством могут лишь специально подготовленные люди. Управление вообще он рассматривал как особую область деятельности. Тейлор считал, что управление будет изучаться как искусство и станет основываться на всеми признанных, ясно определенных и зафиксированных принципах.

Постепенно научное управление получило широкое распространение в Европе. Начали вырабатываться научные принципы организации управления, обеспечивающие как формирование ее рациональной системы, так и построение оптимальной структуры управления. Эти принципы имеют практическое значение и в наши дни. Большой вклад в их дальнейшую разработку внес выдающийся французский инженер Анри Файоль.

В 1888 году его назначили на должность генерального директора крупной горно-металлургической компании, переживавшей глубочайший кризис и находящейся на грани банкротства. Спустя тридцать лет, когда Файоль завершал свою деловую карьеру, компания была мощным процветающим производственным концерном.

Файоль определил основные функции менеджмента (техническая, коммерческая, финансовая, правовая, административная (кадровая)). И один из первых выделил пять основных элементов, составляющих каждую функцию менеджмента:

предвидение,

планирование,

организация,

координирование,

контроль.

Все это позволило ему сформулировать четырнадцать принципов, применимых к любым сферам управления, которые и сегодня имеют большое практическое значение.

. Разделение управленческого труда. Специализация всегда приводит к лучшему качеству и большему объему выполняемых работ. Специализация, как считал Файоль, является естественным порядком вещей.

. Власть, т.е. полномочия и ответственность. Полномочия - это право распоряжаться, а ответственность, по Файолю, это ее составляющая противоположность. Отсюда вытекает очень важное правило баланса прав и ответственности. Там, где есть права, но нет ответственности, наступает безответственность. И наоборот, там, где нет прав, но много ответственности, наступает бесправие. Замечательным примером безответственности служил в прошлом наш Госплан, который имел право разрабатывать и выдавать министерствам и ведомствам плановые задания, но при этом не нес практически никакой ответственности за их реальность и обоснованность.

. Дисциплина. Этот принцип в наше время особенно важен. Многие сегодня понимают демократию как вседозволенность. А это уже анархия! Демократия - это, прежде всего, дисциплина, т.е. строгое выполнение установленных правил, решений властных структур, достигнутых соглашений, за нарушение которых применяются соответствующие санкции.

. Единство распорядительства, или единоначалие. Файоль рассматривал функциональных мастеров как сотрудников «штаба», т.е. штабных специалистов, помогающих руководителю. Распоряжаться может только один начальник. Таким образом, Файоль наряду с линейной структурой управления ввел «штабную» структуру, которая, получив дальнейшее развитие, актуальна и сегодня.

. Единство руководства. Каждая группа работников должна иметь один план. Файоль считал, что современное общество нуждается в планировании в национальном масштабе.

. Личные интересы должны подчиняться общим. Этот принцип не нуждается в комментариях, поскольку им руководствовались в советское время.

. Справедливость вознаграждения. Этот принцип должен обеспечивать интерес к работе.

. Централизация и децентрализация. Это одна из наиболее сложных проблем управления. Здесь не может быть однозначных рекомендаций, ведь необходимо учитывать все особенности управляемого объекта и существующие условия.

. Скалярная цепь (линия власти). Это цепь от руководящих лиц сверху донизу, действенность которой зависит от правильного решения проблемы делегирования полномочий, контроля за подчиненными.

. Порядок. Файоль считал этот принцип очень важным. Он говорил, что все должно быть всегда на своем месте. Но порядок не появляется сам по себе, его надо установить и реализовывать на практике. Система менеджмента должна быть такой, при которой беспорядок исключается!

. Равенство и справедливость. Реализация этого принципа должна создать такой настрой, при котором каждый работник будет идти на работу с удовольствием, а уходить с удовлетворением, что обеспечит и реализацию следующего принципа.

. Стабильность кадров. Текучесть кадров - бич, который снижает качество управленческого труда, а следовательно, и эффективность производства. Никогда не следует оставлять на работе менеджера, который не держится за свое место, каким бы хорошим специалистом он ни был, поскольку это означает, что он не болеет душой за дело.

. Инициатива. Менеджеры всех уровней должны постоянно думать и предлагать различные усовершенствования. Только так вся система менеджмента может обеспечит выживаемость конкретной организации.

. Корпоративный дух Корпоративный дух - это дух настоящего товарищества, единства. Без этого нет системы менеджмента, что не замедлит сказаться на результатах. Одним из самых серьезных недостатков классической школы было ограниченное восприятие влияния человеческого фактора на производительность, на конечные результаты производства. Появление школы человеческих отношений восполнило этот серьезный пробел в теории менеджмента. Основоположниками этой школы являются М. Фоллет, Э. Мейо, Ф. Ротлисбергер. В теории человеческих отношений социально-психологическое положение рабочего рассматривается как главный фактор в деле повышения производительности. Человек, по мнению сторонников этой школы, всегда стремится к сосуществованию с другими людьми. И здесь крайне важно обеспечить полное взаимодействие и взаимопонимание людей в каждой отдельной группе, т.е. социальную стабильность. А этого, в свою очередь, администрация должна добиваться путем ориентации своей деятельности прежде всего на человека, решение его проблем. И хотя строгая формализация организации управления считается необходимой, она не ставится во главу угла, что было свойственно классической школе.

Впоследствии проблема мотивации труда в рамках концепции человеческих отношений получила дальнейшее развитие. Профессор Мичиганского университета Д. Макгрегор убедительно доказал, что работник, удовлетворив свои насущные материальные потребности, начинает стремиться к удовлетворению потребностей более высокого уровня, старается проявить себя как личность. Поэтому, несмотря на необходимость распорядительства, дисциплины и контроля, следует очень серьезно относиться к созданию такой окружающей среды, таких взаимоотношений между работниками, при которых обеспечивалась бы максимальная возможность проявления с их стороны инициативы, рациональности в труде, хозяйского отношения к делам фирмы.

Еще одна школа - школа социальных систем - возникла прежде всего как результат постоянного усложнения промышленного производства, появления огромных монополий. Эта школа рассматривает социальную организацию в качестве комплексной системы, состоящей из ряда взаимосвязанных подсистем: индивид, формальная и неформальная структуры, физическое окружение и др. Обеспечение систематического взаимодействия этих подсистем на основе проектирования так называемых связующих процессов и является главным направлением этой школы. Один из ее крупнейших представителей - Ч. Барнард - определил ряд формальных принципов установления связей в организационных системах:

• четкое разделение обязанностей, прав и ответственности в аппарате управления, что позволяет создать формальную организацию;

• достижение прямоты и краткости связей, что обеспечивает оперативность решений и уменьшает количество ошибок. При этом запрещается перескакивать через установленные точки обращения должностных лиц друг к другу;

• непрерывность действия установленных связей, несмотря на временное отсутствие того или иного должностного лица;

• обеспечение достаточного уровня компетенции руководящего состава, т.е. профессионализация. Каждое должностное лицо в рамках своей компетенции действует в пределах своих прав, обязанностей и ответственности.

Реализация указанных принципов позволяет принимать решения, основанные на системном анализе и системном проектировании.

И наконец, так называемая новая школа. Организация этой школы связана с развитием кибернетики, метода исследования операций, проникновением в науку и практику управления с помощью математических методов на основе ЭВМ. Считаем, что новая школа - понятие условное, так как математические методы применяются сегодня не только в области организации управления.

Даже столь краткий обзор различных школ теории менеджмента показывает, что значительное число его принципов и методов организации можно и нужно использовать в наши дни. Однако динамизм общества, развитие производства, усложнение социальных проблем требуют дальнейшей разработки теории менеджмента и методик ее практической реализации.

Проектное управление, таким образом, выступает как современная методология менеджмента, как его наиболее актуальная и эффективная теория и практика, позволяющие добиваться успеха в сложных, динамично развивающихся условиях при решении комплексных, многоаспектных и мульти-дисциплинарных задач.

Главным отличием управления проектом является коллективное моделирование изменения ситуаций по всей совокупности функций управления, направленных на получение эффективного результата.

Ни одна из функций не имеет преимущества перед другой. Ни одно структурное подразделение не является приоритетным. Только сбалансированная вертикально-горизонтальная динамичная структура может организационно решить поставленные в проектно-ориентированном управлении задачи. Доминирующими являются не качества отдельных функционеров менеджеров, а их коллективный разум, воплощенный в конкретный проект - основу проектно-ориентированного управления.

2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Понятие проектирования

И руководителю предприятия, и всем его сотрудникам в процессе выполнения своей работы приходится решать разного рода задачи. Эти задачи могут быть сложными и ответственными, требовать оригинальное решение. А могут быть простыми, уже имеющими решение в виде инструкций и алгоритмов. Но любая задача, поставленная перед человеком, является творческой, поскольку никогда заранее не известны все ее условия, абсолютно четко не определены цели, что приводит к появлению ряда решений и необходимости выбора одного из них. Поэтому от того, насколько грамотно мы сумеем решать задачи (в т.ч. производственные), будет зависеть эффективность результатов нашей деятельности. Поиск оригинальных решений и идей в настоящее время ведется посредством применения эвристических методов (методов изобретательного творчества). Однако в случае производственной деятельности решение таких задач также включает подготовительные стадии, оформление и утверждение результатов, оценку эффективности и другие виды работ. Весь этот цикл взаимосвязанных и взаимообусловленных работ составляет проектирование. Проектирование объединяет с творчеством направленность на создание качественно нового (слово «проектирование» происходит от лат. projectus, что буквально означает брошенный вперед), но это более общее понятие.